Comment améliorer l’expérience de nos candidats ?

En tant que recruteur, on a tous vécu l’annulation d’un entretien, la réception d’une réponse négative à une de nos propositions d’embauches ou été planté par un candidat qui n’avait pas eu de nos nouvelles depuis trois semaines.

Il y a parfois des ratés sans que l’on sache vraiment ce qu’il s’est passé. Ou plutôt sans que l’on cherche à en savoir plus. Il faut connaître les raisons d’un arrêt dans le processus de recrutement par un candidat. Si on ne sait pas lui expliquer, c’est souvent que l’on n’a pas pris le temps de lui demander. Juste parce qu’on n’y faisait pas attention. C’est embêtant de manquer un recrutement parce qu’on n’a pas pris quelqu’un par la main pour l’aider à avancer. Cela montre l’importance de garder du lien avec les candidats afin de savoir où ils en sont et s’efforcer d’arranger les choses si c’est utile.

Avez-vous déjà essayé d’approfondir pourquoi un de vos recrutements n’avait pas marché ? À quoi pensez-vous ?

Une des raisons à laquelle vous avez sûrement pensé est le peu d’attention que l’on porte aux candidats. On sait que personne n’aime passer des entretiens et on ne fait rien pour les guider pendant le processus de recrutement. Il est nécessaire de changer les choses et de leur porter une vraie attention. En tant que recruteur, nous sommes les garants d’une bonne expérience candidat.

L’expérience candidat repose sur notre comportement, les recruteurs et sur notre degré d’attention envers nos candidats. Nous parlerons principalement de l’expérience candidat du début du processus de recrutement jusqu’à son premier jour dans l’entreprise. Il y a pleins d’autres choses à mettre en place une fois que la personne arrive en poste mais nous n’en parlerons pas aujourd’hui.

Nous allons étudier comment améliorer nos processus de recrutement pour que les candidats se sentent plus à l’aise. Nous creuserons pourquoi il est important de mettre en place une expérience candidat adéquate et surtout comment le faire.

Pourquoi soigner l’expérience candidat ?

En tant que recruteur, on est en charge de l’expérience candidat ce qui veut dire que nous devons sans cesse réfléchir à améliorer ce que vivent nos candidats.

On doit toujours avoir en tête qu’un candidat est l’élément essentiel en recrutement. Nous allons creuser différentes raisons qui montrent l’importance de remettre les candidats au centre des recrutements grâce à la mise en place d’une vraie expérience candidat : 

• le candidat est roi 

Une des choses les plus importantes en recrutement est de ne pas oublier que le candidat est roi. Pour arriver à recruter, nous devons nous adapter à lui et non l’inverse.

Lorsque l’on se lance dans la recherche d’un profil pour un poste, on met tout en place du côté entreprise dans le but de valider tout ce dont on a besoin.

Sans le vouloir, on ne réfléchit pas à ce qu’on pourrait faire pour rendre les candidats heureux d’aller en entretien. On oublie trop souvent qu’ils nous choisissent autant que nous les choisissons. Il faut rendre l’expérience candidat mémorable en se concentrant sur le ressenti des candidats.

Si le candidat n’est pas mis au centre ou bien mal accompagné, ce n’est pas rassurant, et il peut en arriver à douter de son envie de nous rejoindre. Tout ceci alors qu’au même instant, il passe des entretiens avec une autre entreprise qui lui fait vivre de supers moments et souvenirs.

C’est à cette occasion qu’une partie de son choix va se faire. Il faut prendre conscience de l’importance de soigner ses échanges avec les candidats pendant tout le processus afin de les tranquilliser. On ne doit pas non plus oublier nos propres expériences de candidats. Une des clés de l’expérience candidat est d’être emphatique et de savoir se mettre à la place des candidats. Quand on est recruteur, on doit avoir comme objectif d’aider les candidats à se projeter chez nous.

L’expérience candidat est un réel soutien pour recruter si nous nous en occupons et un réel poison si ce n’est pas le cas.

• améliorer notre image grâce au bouche à oreille des candidats

On a tous déjà passé de fabuleux entretiens dans une entreprise. Le fait d’avoir gardé un sentiment agréable de ces moments fait que nous serons plus enclin à dire du bien de cette entreprise. Même si nous n’avons pas été choisi pour le poste, si on nous a expliqué pourquoi de façon simple et claire, nous garderons un bon souvenir.  

Il est important de soigner notre image en prenant soin des candidats que nous rencontrons car ils parleront de nous.

• nous créer un vivier de candidats

Lors d’un processus de recrutement, nous rencontrons beaucoup de candidats. Nous échangeons avec chacun d’entre eux et c’est ce qui est important. Sur le moment, des personnes vont correspondre à ce que nous cherchons et auront envie de nous rejoindre. D’autres ne seront finalement pas intéressées pour avancer avec nous alors que nous aurions aimé, etc.

Toutes ces personnes sont extrêmement importantes. C’est une base pour construire un vivier. À partir du moment où un candidat rentre en contact avec nous, nous devons toujours garder contact avec lui. Il faut créer un lien avec cette personne. Ce n’est pas parce qu’on n’a pas pu la recruter aujourd’hui, que ce ne sera pas un futur collaborateur.

Le fait de prendre régulièrement des nouvelles d’eux permet aussi de créer une certaine confiance. Ces personnes parleront de vous à leur entourage, et penseront à nous le jour où elles souhaiteront changer d’entreprise. 

• augmenter les signatures

Lorsque qu’on fait passer de bons moments en entretien et que qu’on arrive à les rendre intéressants pour tout le monde cela nous aide considérablement à augmenter notre taux de signature. Quand on prend régulièrement des nouvelles d’un candidat et qu’on cherche vraiment à l’aider du mieux possible, cela laisse une bonne impression car on a de l’attention pour lui. Il est indispensable, de bien connaître chacun de nos candidats et tout ce qui est en rapport avec eux pour pouvoir rebondir rapidement et leur montrer que ça avance. De plus, un candidat qui a été bien accueilli dans une entreprise s’en souviendra. Un candidat qui a passé de bons moments avec vous y repensera au moment de prendre sa décision de nous rejoindre ou non. Il est donc indispensable que le candidat ait un bon souvenir

• permettre au recruteur de bien faire leur travail et leur donner envie de rester dans l’entreprise

Si vous permettez à des recruteurs de pouvoir prendre soin de leurs candidats, cela leur facilitera les recrutements. Le fait de travailler dans une entreprise qui a compris l’importance du recrutement et de l’expérience candidat permet de faire pleins de choses pour maintenir le lien avec les candidats retenus et non retenus par exemple.

Quand on est recruteur, c’est important de partager la stratégie de recrutement et la façon de travailler de notre entreprise. En effet, on doit donner une bonne image de l’entreprise, ce qui impose de s’y sentir bien au quotidien.

• se démarquer des autres entreprises

Un candidat passe rarement des entretiens dans une seule entreprise. En plus de pleins d’autres critères qui diffèrent selon les gens, sans même forcément s’en rendre compte, le fait de se sentir bien pendant un entretien est très décisif.

Si on arrive à faire en sorte que le candidat se sente à l’aise tout du long, on lui permet une fois de plus de s’imaginer ici et de se projeter dans son poste.

C’est un moyen pour se démarquer des concurrents et d’éviter que les candidats signent ailleurs juste car ils se sont sentis plus à l’aise pendant les entretiens chez votre concurrent (ou autres d’ailleurs). Nos processus de recrutement doivent être personnalisés en fonction de nos entreprises et de chaque candidat.

Comment imaginer une meilleure expérience pour les candidats ?

Dans cette partie, je vous propose en quelque sorte une check-list de choses que vous pouvez faire rapidement pour améliorer vos propres pratiques.  Il n’y a rien de révolutionnaire, vous verrez, c’est juste du bon sens. Afin de s’y retrouver plus facilement dans les choses possibles à faire, j’ai découpé l’expérience candidat en fonction des phases d’un recrutement :

• • Avant de postuler 

• • Phase de chasse et/ou de réponses aux annonces

• • Au moment où le candidat a postulé

• • Pendant le processus de recrutement

• La période de préavis

Avant de postuler

Avant même qu’une personne postule, quelques éléments penchent déjà en notre faveur ou non.

• • Développer un site Internet clair: les personnes qui arrivent sur notre site doivent vite comprendre ce qu’on fait et comment on le fait.

• Communiquer sur nos chiffres clés intéressants, sur les projets sur lesquels on travaille en ce moment, etc

Si un candidat est intéressé par notre entreprise, il va rechercher des informations sur nous et notre politique de recrutement.

• • Développer un site carrière clair et simple: il est essentiel que les candidatures soient fluides. On doit pouvoir postuler en un instant. Par exemple avec son profil LinkedIn ou en quelques clics. Il ne faut surtout pas concevoir un formulaire long et ennuyeux à remplir. Vous pouvez profiter de l’espace carrière pour y afficher des photos de vos locaux, des vidéos de vos équipes ou bien en détaillant vos processus de recrutement selon les postes. Le site de Welcome To The Jungle est très bien fait pour voir comment renseigner au mieux les candidats.

• Rédiger des annonces contextuelles pour expliquer le mieux possible les tenants et les aboutissants de chacun des postes et aider les candidats à se projeter chez nous.

Phase de chasse et/ou de réponses aux annonces 

Au moment où le candidat a postulé ou bien lorsque on va nous-même directement chercher les profils que qu’on souhaite

• • Répondre à tous les candidats avec des réponses personnalisées. On doit leur donner des explications sur le refus ou l’acceptation de leur candidature. Si on accepte une candidature, il est important d’annoncer les différentes phases du recrutement et leurs enchaînements dans le temps. Il faut aussi penser à se renseigner sur la situation du candidat: où en est-il dans ses recherches, quel est son timing de décision, etc.

• • Bien définir notre cible afin de mettre en place une stratégie de sourcing. Lorsque l’on construit une stratégie de sourcing, il devient plus simple de savoir ce que l’on cherche et de programmer comment s’y prendre. Et surtout de contacter des personnes qui seront motivés à vous rejoindre.

• • Rédiger de bons messages de prise de contact personnalisés suite à la réception d’une candidature. Les personnes qui nous répondent attendent des réponses personnalisées en fonction de leur profil. On doit répondre simplement en disant pourquoi on accepte une candidature ou pourquoi on en refuse une autre. Il ne faut surtout pas oublier de répondre à toutes les questions que le candidat se pose.

• Envoyer de bons messages d’approche personnalisés à chaque personne avec qui vous êtes en contact. Les personnes que vous approchez directement ne vous ont rien demandées. Une fois de plus c’est à vous de faire attention à eux et à leur fournir une expérience unique.

Pendant le processus de recrutement

• • S‘occuper de chaque candidat d’une manière unique, il se rappellera forcément de comment on l’a guidé et épaulé dans chacune des phases de son recrutement. On a beau être recruteur pour notre entreprise, on doit l’aider à avancer et à se poser les bonnes questions. Ce sera bénéfique pour lui mais aussi pour nous. Quand une personne rejoint une entreprise, il est important qu’elle soit totalement sûre de son choix pour se sentir bien ensuite. On n’a donc pas d’intérêt à attirer des personnes qui ne souhaitent pas forcément venir chez nous. Ceci peut facilement se faire en étant tout simplement transparent et en faisant vivre de vraies expériences enrichissantes au candidat.
  • Si on refuse la candidature de quelqu’un, il faut prendre le soin de l’appeler pour lui expliquer pourquoi et répondre à toutes ses questions. On doit aussi prendre de ses nouvelles plus tard pour savoir où il en est dans ses recherches

• • Ecrire un mail de confirmation au candidat lorsque on a planifié un entretien avec lui. Dans ce mail, on peut fournir au candidat : l’adresse de l’entretien, le nom de la personne qu’il va rencontrer et ses coordonnées, la date et l’heure du rendez-vous. Il est intéressant d’y ajouter la fiche de poste, un descriptif sur l’entreprise et un petit mot sur pourquoi on souhaite le rencontrer. Voici d’ailleurs un exemple d’email qu’une recruteuse envoie

• • Prendre des nouvelles des candidats et les tenir au courant de ce qu’il se passe fréquemment. Même si on n’a pas pu faire avancer les choses, il est important de l’expliquer au candidat pour qu’il comprenne pourquoi il attend.

• • Répondre rapidement quand un candidat téléphone ou envoie un email afin de ne pas le laisser dans le doute.

• • Accueillir le candidat dans les locaux du mieux possible: espace pour patienter, lui proposer une boisson, lui montrer les toilettes, …

• • Prévoir un entretien où le candidat puisse se sentir à l’aise et se dévoiler le plus possible. On peut par exemple mettre en place des entretiens semi structurés. Lors des entretiens, il faut mettre le candidat à l’aise, faire le méchant ne sert à rien. Il faut être le plus équitable et objectif possible. Il est possible d’installer une table ronde et décorer un peu la salle d’entretien pour la rendre plus confortable. C’est utile de penser à suspendre une horloge quelque part pour que le candidat puisse la voir naturellement.

• • Le fait de programmer un processus de recrutement fluide aide le candidat à comprendre ce qu’il se passe et vers quoi il va. Il sera beaucoup plus enclin à être à l’aise en entretien et les discussions seront d’autant plus intéressantes. Lorsque les entretiens se passent bien, cela permet d’instaurer de la confiance et donc de faire passer beaucoup plus d’informations. Une fois encore, cela permet au candidat de se projeter chez vous en imaginant comment pourrait être ses relations ici.

• • Faire tous les entretiens avec bienveillance.

• • Arranger une visite des locaux à la suite de l’entretien pour montrer l’environnement et donner aussi à la personne de poser des questions qu’elle aurait pu oublier pendant l’entretien.

• • Présenter au candidat ses futurs collègues et proposer de les rencontrer prochainement. L’entente dans une équipe est très importante et c’est un bon moyen pour voir si ça se passerait bien ou non.

• • Appeler le candidat dès le lendemain de l’entretien pour lui faire un retour. Ce moment nous permet aussi de lui demander son ressenti  sur les échanges de la veille. On lui explique comment va se passer la suite et on la planifie avec lui. 

• • Faire rencontrer les managers opérationnels rapidement dans le processus.

• • Du début à la fin du recrutement, le candidat doit savoir ce qu’il se passe. Il faut le tenir au courant s’il y a du retard par rapport au timing initial par exemple.

• • Si on opte pour une proposition d’embauche, on doit le faire avec attention. On peut par exemple expliquer au candidat pourquoi on l’a choisi, élaborer avec lui son parcours d’intégration et définir vers quoi il veut aller.

• • Prendre des nouvelles du candidat pendant son préavis de départ, l’inviter aux events organisés dans l’entreprise, lui faire rencontrer ses futurs collègues.

• Continuer d’entretenir un lien avec les candidats non retenus: leur demander où ils en sont, ce qu’ils font, …

La période de préavis 

Ce n’est pas la signature du contrat qui fait que tout est fini. Bien au contraire. On doit maintenant attendre que la personne réalise son préavis de départ avant de nous rejoindre. Cela peut prendre un peu de temps et il est donc important de rester en contact avec notre futur salarié. Il a beau avoir signé un contrat, il peut toujours se rétracter. Voici quelques astuces pour ne pas perdre le contact.

• • L’aider à gérer sa démission avec son entreprise actuelle. La plupart du temps, il est important de partie en bon termes de son entreprise. Si le départ d’un des futurs salariés est compliqué, on peut lui proposer notre aide

• • Prendre des nouvelles de la personne recrutée. Il ne faut clairement pas négliger ce moment. Son entreprise actuelle peut essayer de la faire rester et d’autres entreprises peuvent continuer à le contacter. Nous devons donc rester très attentif à ce qu’il pense. Il faut être présent. On peut par exemple l’inviter l’un des réseaux sociaux utilisés en interne pour qu’il puisse faire connaissance avec les autres personnes. Il est indispensable de le convier à nos événements internes. Même si c’est en journée et qu’il n’est pas disponible cela lui montre qu’il fait déjà partie de l’entreprise

• • Commander tout le matériel dont il aura besoin à son arrivée: bureau, ordinateur, … afin que tout soit prêt dès son premier jour. Il n’y a rien de plus désagréable que d’arriver à son poste et de ne pas avoir son ordinateur prêt à fonctionner.

• Prévoir différents déjeuners ou dîners pour lui présenter des personnes avec qui il travaillera

Quelques trucs à éviter

• Ne pas connaître les noms de nos candidats ou les confondre avec une autre personne.
• Imposer des dates et des horaires d’entretien sans être attentif à ses disponibilités.
• Être en retard en entretien.
• Ne pas répondre aux questions posées par le candidat.
• Donner une image erronée de l’entreprise en embellissant l’entreprise pendant le processus de recrutement.
• Dénigrer ses concurrents auprès des candidats.
• Laisser un candidat sans nouvelle.

On a donc compris que l’expérience candidat est un sujet central dans le recrutement. Si l’expérience du candidat est réussie cela nous aide à recruter les personnes dont nous avons besoin et cela fait parler de nous.

Ce n’est pas compliqué d’améliorer l’expérience candidat. Même si on n’a pas de budget pour acheter des baby foot pour distraire nos candidats, on peut facilement leur faire passer un moment inoubliable rien qu’en prenant soin d’eux. Cela peut passer par le fait de prendre de leurs nouvelles entre les entretiens ou bien de leur faire des retours transparents et justifiés.

C’est à nous de prendre en main l’expérience candidat et de la façonner en fonction notre personnalité et de notre entreprise. Il faut apprendre à écouter ce qu’attendent les candidats de nous.

Et vous en tant que recruteur, quelle est la meilleure expérience que vous ayez vécu en tant que candidat ? Comment faites-vous pour prendre soin de vos candidats ?

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