À quoi font attention les recruteurs pour choisir leur ATS?

En tant que recruteur, utiliser un Applicant Tracking System (ATS) est indispensable pour pouvoir gérer au mieux nos recrutements et candidats.

C’est un outil qui permet de gérer tout le processus de recrutement et de garder contact avec nos candidats même s’ils n’ont pas été embauchés. Il centralise les informations nécessaires pour les équipes de recrutement. Et aide à gérer tous nos échanges avec nos candidats.

Son utilisation est très pratique pour construire, gérer et entretenir un vivier.

On est conscients qu’une erreur de recrutement coûte cher mais rarement que c’est la même chose si on choisit un mauvais ATS. Si cet outil n’est pas facile d’utilisation, ergonomique et pertinent, le recruteur va perdre beaucoup de temps. Cela pourra avoir des conséquences sur la productivité et la motivation du recruteur ainsi que sur l’entreprise. D’où la nécessité de se poser les bonnes questions en amont et d’analyser nos besoins.

Au moment où j’ai dû choisir mon propre ATS, deux questions sont spontanément ressorties :

• quelles sont les fonctionnalités indispensables?
• ATS ou CRM?

Il a donc fallu définir quel était le réel besoin avant de se lancer dans une étude de marché des outils actuels : c’est ce que nous allons voir au début de cet article.

Nous verrons ensuite, grâce au sondage de 40 recruteurs de Recruiter’s Kitchen, quelles fonctionnalités sont importantes à analyser dans le choix d’un ATS.

Et pour finir, je vous ferais un rapide retour d’expérience sur ma propre recherche d’ATS.

L’objectif de cet article n’est pas de faire une étude détaillée des prix des ATS mais plutôt de nous éclairer sur comment choisir son propre outil.

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi découvrir notre panorama complet des ATS en France et d’une méthode en 5 étapes pour choisir votre outil de gestion de candidatures:

=> https://lecoledurecrutement.fr/le-guide-complet-pour-choisir-et-comparer-les-ats-en-france/

Comment définir son besoin?

Le choix d’un ATS doit se faire en fonction de notre entreprise, de notre façon de recruter et  de vers quoi nous souhaitons aller. C’est pourquoi il est important de prendre le temps de réfléchir à nos besoins.

Afin d’établir notre cahier des charges, on peut réfléchir à différents points:

• la taille de notre entreprise et le nombre de recrutements prévus dans les prochaines années.
• notre objectif : faire de la chasse et entretenir un vivier ou poster des annonces et y répondre (par exemple)
• ATS, CRM ou SIRH?

Selon nos besoins on peut avoir besoin de ces trois outils ou seulement d’un. Il faut réfléchir aux outils que l’on utilise déjà et à ce qu’il nous faudrait dans l’idéal. Par exemple, il pourrait être judicieux de résilier tous nos abonnements actuels pour prendre un seul et unique outil.

• le budget qu’on désire allouer
• le type d’ATS: SaaS, logiciel, …
• les utilisateurs de l’ATS (recruteurs, managers,…) et leur nombre
• la possibilité ou non de tester l’outil tel qu’on l’aurait si on le choisissait:

Cela me parait indispensable car on utilise notre ATS au quotidien. On doit donc savoir à quoi nous attendre et pouvoir vérifier s’il est facile à utiliser. Si on se rend compte que le système de rappel de tâches n’est pas pratique par exemple, cela peut être une véritable raison pour ne pas choisir cet ATS.

• le support technique apporté par l’ATS une fois que l’on a l’outil en main.

Ce sont des questions indispensables à se poser avant même de rentrer dans le détail des fonctionnalités.

Ces questions permettent d’établir nos besoins en fonction de vers quoi on souhaite amener notre entreprise. Ce sont en quelques sorte les besoins stratégiques auxquels ont doit répondre.

Nous devons ensuite nous pencher sur nos besoins opérationnels en tant que recruteur : les fonctionnalités de l’outil.

Quelles fonctionnalités devons-nous privilégier?

Avant de regarder les résultats du sondage, j’avais fait mon propre listing de fonctionnalités et je me suis rapidement aperçue que beaucoup de recruteurs avaient cité les mêmes éléments.

Découvrons les différentes fonctionnalités qui ont été citées par les recruteurs interrogés quand nous leur avons demandé : “À quels critères avez-vous fait attention pour choisir votre ATS ?”:

• le nombre de clics : un recruteur répète de nombreuses fois les mêmes actions dans son ATS. Il ne faut donc pas avoir à cliquer trop souvent avant d’atteindre la fiche d’un candidat, par exemple,

• le sourcing (extension Chrome, recherche booléenne dans l’ATS): le fait de pouvoir faire de vraies recherches booléennes dans l’outil pour trouver un candidat est indispensable. Lorsqu’on remplit un profil, on peut déposer un CV en PDF dans un profil. Si la recherche booléenne ne va pas chercher les informations dans le PDF, il est inutile de les importer dans l’outil. Ce peut donc être une raison d’élimination pour un ATS,

• CRM intégré (gestion des emails, campagne d’emailing): pouvoir envoyer un email à un candidat directement de sa fiche candidat ou bien programmer des emails directement de son outil est véritable gain de temps. On peut alors passer plus de temps au téléphone avec nos candidats plutôt que de passer notre temps à faire des relance par exemple,

• l’intégration de l’ATS avec d’autres outils: on peut avoir besoin de rattacher notre ATS à d’autres outils comme par exemple à notre SIRH ou bien à Slack. Il est donc important de valider qu’on pourra bien relier notre ATS à ce dont on a besoin,

• la facilité d’utilisation et l’expérience utilisateur: notre ATS est constamment ouvert sur notre ordinateur. On passe notre temps à l’utiliser, il est donc important qu’il soit facile à utiliser et ergonomique. Si cet outil est compliqué, on s’en servira peu,

• le prix: ce n’est pas négligeable dans le choix d’un ATS d’autant plus qu’on peut trouver un peu tout comme prix. On retrouve aussi différents types d’offres ou d’abonnements. A nous de voir en fonction de notre budget et de nos envies ce qui est le mieux,

• le reporting: peu de recruteurs sont fans de reporting. Le fait d’avoir un reporting efficace, clair, pertinent et automatisé est un réel avantage. En un coup d’oeil, on peut analyser notre activité et mettre en place de nouvelles choses si nécessaires.

Nous avons aussi demandé aux recruteurs, “quelles sont les deux fonctionnalités que utilisez le plus et qui sont les plus importantes à vos yeux ?”

Voici ce qui en est ressorti :

• la gestion les candidatures : avoir un pipe simple et personnalisable en fonction des différents postes
• la rédaction et la publication d’annonces (multiposting): beaucoup d’entreprises passent encore par de la publication d’annonce, il est donc important que cela puisse se faire facilement.
• le sourcing
• le reporting facile et personnalisé
• la fonction “rappel” : on doit souvent relancer des candidats ou prendre de leurs nouvelles. Il est essentiel de pouvoir se mettre des rappels.
• les recherches booléennes poussées dans tout l’ATS (notes, CV en PDF, email,…)
• le CRM

On remarque que les fonctionnalités les plus utilisées par les recruteurs sont aussi celles qui leur ont permis de choisir un ATS plutôt qu’un autre.

Le fait d’avoir ou non une de ces fonctionnalités peut vite influencer notre choix.

Quand on travaille avec un ATS bien pensé cela nous donne l’opportunité de nous concentrer sur nos échanges avec nos candidats et d’améliorer nos processus de recrutement. Si on a la possibilité de contacter un candidat de notre vivier directement via notre ATS, on gagne un temps fou. Notre ATS doit être notre allié.

Dans notre sondage, nous avons aussi pu remarquer que la taille de l’entreprise n’impacte pas le choix de l’ATS choisi. On peut trouver des startups avec des ATS poussés, tout comme des grosses structures avec des ATS très simples.

En voici quelques uns qui sont ressortis le plus souvent avec des retours positifs :

• Smartrecruiters 
• Workable 
• Eolia 
• Zoho 
• AdMen 
• Hello Talent
• WelcomeKit 
• BreezyHR 
• Huntool 
• HumanSourcing 
• Taleo 
• TalentDetection 

Et nous avons pu voir que plusieurs entreprises utilisent des ATS “faits maison”.

Mon retour personnel sur ma recherche d’ATS

Les points positifs

Je ne pensais pas que les ATS pouvaient avoir autant de fonctionnalités. Je ne m’étais pas penchée sur le sujet depuis longtemps et je me rends compte que l’on nous propose des outils de plus en plus poussés et faits pour notre métier.

Par exemple, de plus en plus d’ATS nous permettent d’enregistrer des templates de préqualification téléphonique ou d’entretien. Ce qui veut dire qu’on peut indiquer des critères d’évaluation à analyser chez le candidat puis les noter directement sur l’outil. C’est très puissant car c’est une base pour faire des entretiens équitables car on se base sur des questions communes posées à tous les candidats.

De plus, les reporting proposés sont de plus en plus pertinents et personnalisables. Certains calculent la durée moyenne pour recruter sur chacun des postes, d’autres permettent de calculer les taux de transformation à chaque étape automatiquement etc.

Un ATS ne nous sert plus juste à gérer nos candidats, il nous apporte des éléments clés pour analyser nos actions et mettre des stratégies de sourcing en place.

Ce que j’aurais trouvé plus pratique

De nombreux ATS n’affichent pas ouvertement les tarifs ou tout simplement les différentes offres qu’ils peuvent proposer. Il faut passer plusieurs calls avant d’avoir une réelle idée du budget, ce qui fait perdre beaucoup de temps.

Dans certains cas, il n’est pas possible de tester l’ATS pendant un temps déterminé, et on n’accède à une vidéo de démonstration qu’après plusieurs échanges. C’est aussi une perte de temps, car on ne sait pas de quel produit on parle. Le fait de ne pas pouvoir tester un outil est très dérangeant et c’est d’ailleurs une des principales raisons pour laquelle je n’ai pas pris un ATS qui était super. C’est dommage !

C’est donc le manque de transparence sur les outils dès le départ qui m’a le plus bloqué dans mes recherches.

Pour conclure, nous avons pu voir que le choix d’un ATS n’est clairement pas anodin. Il faut prendre le temps d’analyser son besoin et de tester différents outils pour trouver celui qui nous correspond le plus.

Il n’y a pas d’ATS parfait, cela dépend vraiment de ce que vous voulez en faire.

Si vous souhaitez aller plus loin sur l’étude du marché des ATS, vous pouvez lire cet article de Laurent qui détaille le marché et vous donne même un fichier comparatif entre beaucoup d’ATS.