10 choses à mettre en place pour un bon onboarding !

En tant que recruteur ou recruteuse, nous avons en charge le recrutement des futurs salarié·e·s. On peut vite oublier que notre rôle ne s’arrête pas à la signature du contrat.

Nous devons penser à l’expérience que nous faisons vivre à nos candidat·e·s et nos nouveaux et nouvelles collègues même pendant l’onboarding.

Dans un précédent article, nous avions vu comment améliorer l’expérience candidat pendant le processus de recrutement.

Aujourd’hui, nous allons voir ce que nous pouvons mettre en place à son arrivée.

On dit souvent qu’un ou qu’une salarié·e décide de rester dans une entreprise ou non dès sa première semaine. Il est donc nécessaire de soigner son arrivée.

Voici 10 choses faciles à mettre en place afin que son intégration soit réussie.

1 – Un organigramme fourni avec : photos, coordonnées et où trouver la personne

Lorsqu’on arrive dans une entreprise, on nous présente tout le monde d’un coup, en moins de deux minutes par personne.

Il est assez compliqué de retenir qui est qui et de mettre des noms sur des visages.

Un des moyens simples d’aider un·e nouvel·le arrivant·e à repérer chaque personne est de tenir à jour un organigramme avec :

• • une photo de chaque personne,

• • le poste qu’elle occupe,

• • ses coordonnées,

• où elle se situe dans les locaux

Il n’y a rien de plus désagréable que de ne pas savoir vers qui se tourner ou bien de ne plus remettre un nom sur un visage.

2 – Passer voir la nouvelle recrue de nous-même

Il est compliqué de retenir chaque personne, ce qu’elle fait et où elle est assise.

Il peut donc être judicieux d’aider la personne à le mémoriser.

On se doit d’informer nos salarié·e·s de l’arrivée de quelqu’un, et de leur expliquer leur rôle ; tout le monde doit avoir conscience de l’impact qu’ils·elles ont dans un onboarding.

Leur rôle est de faire en sorte que la nouvelle personne se sente à l’aise dans les locaux, comprenne qui fait quoi et comment l’on fonctionne. C’est à elles et eux d’aller vers cette personne pour l’accueillir du mieux possible.

Le fait d’aller se présenter de soi-même à un nouvel arrivant ou une nouvelle arrivante ne laisse pas la même impression que de faire le tour des bureaux avec des présentations sans grand intérêt, comme par exemple :

“Je te présente Xavier, il est recruteur. Xavier, voici Audrey notre nouvelle comptable” et on passe à la personne suivante.

Cela permet de montrer notre envie de bien accueillir la personne en prenant le temps de venir lui parler.

C’est plus sympathique et cela permet d’impliquer tout le monde dans l’intégration. Le fait d’augmenter le nombre d’échanges et de rencontres formelles et informelles permet à la nouvel·le arrivant·e de se sentir intégré·e.

On peut parfois se sentir seul·e à son arrivée, il est donc important de faire en sorte que cela n’arrive pas.

3 – Programmer des “one to one”

Dans chaque entreprise, les délimitations des postes ne sont pas les mêmes.

Être recruteur ou recruteuse dans une entreprise n’est pas la même chose que d’être recruteur ou recruteuse dans une autre, et on ne connaît pas tous les métiers.

Il est important d’expliquer le rôle de chacun et chacune et d’aider la nouvelle recrue à comprendre à quoi va ressembler son quotidien.

Cela permet aussi de voir comment fonctionne l’entreprise et de connaître un peu mieux la personne.

On appréhende alors mieux la culture et les habitudes de travail de l’entreprise.

4 – Prévoir des déjeuners et des apéros

On doit organiser des déjeuners avec les différentes personnes de l’entreprise en “one to one”. Ainsi que des apéros pour faire se rencontrer les gens.

Ce sont des rencontres plutôt informelles qui permettent d’aborder d’autres sujets que notre job.

C’est un moyen d’en savoir plus sur ce qu’il se passe en interne, et sur nos collègues.

Nous faisons bien des pots de départs, pourquoi pas des pots d’arrivés ?

5 – La formation

Chaque entreprise a ses façons de fonctionner ou bien des outils à maîtriser afin de travailler en harmonie.

Il faut donc être clair sur les façons de travailler et sur comment on les transmet aux nouveaux·elles salarié·e·s.

On peut se retrouver dans une entreprise où les emails sont bannis. Il est donc indispensable de l’expliquer. Ou bien d’expliquer le fonctionnement des outils internes.

On ne doit pas laisser la personne se débrouiller seule. Elle pourra vite se sentir livrée à elle-même, seule et ne pas se sentir accueillie ou attendue.

On pourrait se dire que c’est une manière de donner de l’autonomie mais ce n’est pas une bonne solution.

Si on a par exemple l’habitude d’utiliser l’application Slack mais pas la nouvelle recrue. Il n’y pas vraiment d’intérêt à la laisser “galérer” pendant une semaine pour comprendre comment cela fonctionne. Il est plus utile de nous asseoir avec elle et de lui montrer pendant 15 min.

Il faut donc former les personnes à nos manières de travailler pour les aider dans leur prise de poste.

C’est un moment qui permet de montrer qu’on est là pour l’aider dans son intégration.

6 -Lui faire expliquer son métier et ses clés de réussite

Un nouveau collaborateur ou une nouvelle collaboratrice a rarement l’occasion d’expliquer son travail, sa vision du sujet et comment il ou elle compte s’y prendre.

Le fait de lui donner l’occasion de s’exprimer lui permet d’expliquer ce qu’il·elle fait aux autres et donc permettre aux autres de mieux appréhender ce qu’il·elle va faire dans l’entreprise

Cela permet à chacun de comprendre le métier de l’autre et de voir quand et comment il pourrait être amené à travailler ensemble.

C’est encore une fois un moyen que les gens se rencontrent et comprennent rapidement ce que font les autres et vers qui se tourner.

7 – Ne pas laisser manger la personne seule la première semaine

Dans une entreprise, les salarié·e·s ont souvent leurs habitudes pour le déjeuner. Certaines personnes mangent devant leur ordinateur, d’autres vont à la cantine, certain·es mangent dehors.

Il est primordial de s’assurer que notre nouveau·elle collègue ne mange pas seul·e.

Quoi de pire que de se retrouver seul·e pour déjeuner ou bien de ne pas savoir où aller ?

C’est un point que l’on oublie souvent mais qui est vraiment important.

Il est donc important de lui proposer de venir avec nous ou de lui expliquer qui fait quoi à midi afin qu’il ou elle puisse savoir quoi faire.

8 – Lui attribuer un parrain ou une marraine

Lorsqu’on arrive quelqu’un part, on peut vite se sentir un peu perdu·e sur des choses assez banales comme : comment imprimer un document, où aller pour avoir un nouveau badge etc.

Le fait d’attribuer un parrain ou une marraine à chaque personne permet de ne pas se sentir livré·e à soi-même sans information.

Attention à choisir des parrains ou marraines qui se sentent impliqué·e·s, rien de pire que d’avoir un parrain ou une marraine qui ne se préoccupe absolument pas de nous.

De plus, pour plus d’efficacité, on ne doit pas avoir comme parrain ou marraine quelqu’un avec qui nous avons un lien hiérarchique.

En tant que parrain ou marraine c’est à nous de prendre les choses en main et d’aller vers la personne. On doit être capable de se mettre à sa place et même d’anticiper d’éventuelles questions.

9 – Lui fournir son matériel le jour J

Il n’est pas rare de voir des entreprises qui accueillent de nouveaux collaborateurs ou collaboratrices sans avoir leur matériel de travail (ordinateur, téléphone,…).

Quel est l’intérêt d’accueillir quelqu’un et de lui dire qu’il ou elle aura son ordinateur dans quelques jours ? Aucun.

C’est souvent le moment où l’on distribue pleins de documents sur l’entreprise et qu’on nous laisse des demies journées entières seul·e dans un bureau.

C’est un très mauvais message envoyé car on s’ennuie forcément en faisant ça.

Un·e salarié·e décide dans les premiers jours si il·elle restera ou non dans notre entreprise. Ce serait dommage de perdre quelqu’un car nous n’avons pas anticipé l’arrivée de son ordinateur.

10 – Lui laisser un temps d’adaptation

Il est nécessaire de laisser un certain temps au nouveau collaborateur·rice pour qu’il·elle puisse appréhender son environnement sans qu’on lui demande de résultats.

Rien ne sert de demander à un·e commercial·e de faire des ventes dès sa 1ère semaine.

Pourquoi ?

Un·e commercial·e a besoin d’ingurgiter tout le discours de notre entreprise et les spécificités du produit qu’il ou elle doit vendre.

Si on lui demande de faire du calling dès son 2ème jour, c’est une perte de temps.

Il ou elle ne saura pas quoi dire à nos futurs clients, et pire, il·elle risque de nous faire perdre la confiance de nos prospects et d’éventuels contrats

Il vaut mieux prendre le temps de lui faire comprendre tout notre écosystème avant de le ou la lancer dans le grand bain.

Cela permet d’augmenter le taux de réussite dans un poste.

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour accueillir vos nouveaux et nouvelles collègues ?