Un outil pour programmer ses entretiens sans douleur

Nicolas Galita

Formateur en sourcing et recrutement et hacker du recrutement

1 sept. 2016 • 4 minutes de lecture

Vu que je reviens de vacances et que je suis encore en train de mourir debout, je vous propose de commencer cette rentrée par un article léger ! Lors du dernier La Claque, Laurent vous a présenté 7 techniques qu’utilisent les commerciaux et qui sont transposables au recrutement. Pour ceux qui n’y étaient pas, voici les slides ci-dessous.

La claque: 7 techniques commerciales pour les recruteurs from Laurent Cebarec

Une des techniques m’a particulièrement frappé : la gestion du calendrier des RDV commerciaux. On voit en effet de plus en plus de commerciaux proposer de choisir un créneau de RDV directement dans leur calendrier. Afin d’éviter les allers-retours insupportables par mail.

Qu’est-ce qui nous empêche d’en faire de même dans le recrutement ? L’email est vraiment une manière dysfonctionnelle de programmer un entretien.

L’outil : Calendly

Il y a plusieurs outils disponibles sur le marché. Mais celui qui m’a laissé l’impression la plus positive est Calendly. C’est un outil gratuit (avec une option payante) qui fait parfaitement le travail. Il est très facile à utiliser avec Google Agenda (il faut télécharger un plugin supplémentaire pour Outlook mais ça a l’air de marcher aussi). Seul inconvénient : l’interface est uniquement en anglais.

Pour commencer il suffit de créer un compte ici : https://calendly.com

On vous propose ensuite de lier un agenda, puis de choisir votre URL de calendrier. C’est l’adresse de base qui vous permettra de créer les liens de partage.

Et voilà. Vous arrivez directement sur votre tableau de bord.

Les paramètres par défaut ne sont pas mauvais mais un peu de personnalisation ne fait pas de mal. Vous pouvez par exemple créer un type d’événement qui s’appelle « Déjeuner ».

Et le personnaliser à votre guise. Notamment sur la durée moyenne de l’événement. N’oubliez surtout pas de paramétrer vos plages de disponibilités pour ce type d’événement. Par exemple pour un déjeuner ce sera plutôt des plages qui doivent s’étendre entre 11h45 et 14h30

Capture d'écran 2016-09-01 12.44.31

Et…subtilité que j’ai mis un moment à découvrir : vous n’êtes pas obligé de configurer les jours un par un.

ConfigPlusieursJoursCalendly

Et le tour est joué ! Une fois que vous avez pris le temps de configurer vos événements c’est fait une fois pour toutes.

Que voit mon interlocuteur ?

Vous pouvez désormais partager le lien qui vous est fourni.
Le-vrai-lien-calendly

Dans mon cas ça donne : https://calendly.com/nicolasgalita/dejeuner

Vous pouvez envoyer ce lien comme bon vous semble : par email, sms, fax … Et votre interlocuteur arrive sur une interface de choix :

Choix-de-levenement

Interface-choix-heure

RDV-programme-calendly

Et voilà ! Tout le monde a l’événement dans son calendrier ! Attention : avant de partager votre lien vérifiez bien que votre calendrier est bien connecté à Calendly et que donc il est bien capable de connaître vos disponibilités.

Calendly-configurer-connexion-calendrier

Connexion-Calendrier-calendly

Conclusion

Vous voici désormais armé ! Vous n’avez plus qu’à partager ce lien avec vos candidats et ils peuvent aller choisir un créneau d’entretien parmi les intervalles que vous aurez pré-configuré ! Le système n’étant limité que par votre propre créativité. On peut par exemple imaginer un système : Entretiens courts/Entretiens longs ou Entretiens soir/Entretiens matin ou encore PremierEntretien/SecondEntretien/DernierEntretien.

À vous de jouer 😀

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