Comment pré-rédiger un email de cooptation ?

La cooptation est l'une des façons de recruter les plus qualitatives et mais malheureusement elle n'est pas si facile que ça à appliquer. Pourquoi ?

On sous-estime souvent l'impact de la friction sur les comportements humains. Qu'est-ce que la friction ? C'est la difficulté à effectuer une action. Par exemple, si je dois faire trois clics et rentrer mon numéro de carte bleue pour faire une action sur un site A, il y a plus de friction que si je dois faire seulement un clic sur le site B.

Or, le web tend vers une structure de moindre effort. C’est ce qui explique que la plupart des sites carrières paraissent aujourd’hui insupportables à beaucoup de gens : parce qu’ils ne se sont pas vraiment améliorés depuis une décennie. Pourquoi je vous parle de friction ? Parce qu’il y a un domaine où elle joue à plein régime : quand vous demandez des recommandations.

Comment procède-t-on classiquement ?

Imaginons que je veuille recruter un développeur Android dans la région lyonnaise. J’ai envie de demander de l’aide à quelqu’un qui est susceptible d’en connaître (un ami, un collègue, un opérationnel, un candidat, etc). En général je vais simplement écrire un email du type :

Bonjour XXX,

Je recherche un développeur Android junior dans la région lyonnaise. As-tu une idée de qui je devrais contacter ?

Si c’est le cas, n’hésite pas à nous mettre en relation !

Bien à toi,

Quel est le problème de ce mail (mis à part que je l’ai écrit vite et qu’on peut l’améliorer) ?
Il y a deux gros points de friction:


• Le premier : si la personne a l’idée de quelqu’un elle va se sentir obligée d’écrire une réponse de taille comparable. Rares sont les gens qui osent répondre uniquement par un numéro de téléphone et un nom par exemple. Sans faire de phrase. Et comme ce n’est pas une option envisageable pour eux cela veut dire qu'il leur faut faire l'effort d'écrire. Premier obstacle.







• Le deuxième point de friction : admettons que la personne veuille vous aider. Le problème c’est qu’elle ne visualise personne dans son réseau. Aucun nom ne lui vient spontanément à l’esprit. Pas parce qu’elle ne connaît personne mais parce qu’elle est prise à froid : si elle avait la liste des noms de son réseau devant elle, ça lui reviendrait immédiatement.

Diminuer la friction

Quand j’ai lancé le programme email un outil de sourcing par jour (désormais synthétisé en un article listant tous les outils de recrutement et RH, et on prend également le temps de d'en discuter lors d'événements chaque année), j'ai appris à pré-rédiger un email de recommandation grâce à un cours de marketing.

En bref, j'ai appris à créer un email automatique qui permette à ce que les gens n'aient plus qu'à cliquer pour que s’ouvre un email prérédigé, prêt à être partagé à leurs amis.
Voici un exemple d'email pré-rédigé, celui que j'ai utilisé pour le programme email un outil de sourcing par jour :

Et j’ai été sidéré par le nombre de personnes qui cliquent sur le lien et envoient l’email, sans en changer une seule ligne ! C'est la preuve que la friction peut avoir un impact dramatique sur la propension des gens à nous aider.
Quand j'ai écrit cet email j’étais persuadé que 90% des gens allaient le changer avant de l’envoyer.
Mais en fait c’est l’inverse : 90% des gens l’envoient sans le changer.
Ce qui veut dire que 10 fois plus de personnes envoient l'email à leurs contacts parce qu’il est déjà pré-rédigé.

Je vous propose donc de transposer cette technique à notre problème de recommandation/cooptation. On va lutter contre cette friction de l’écriture en rajoutant dans le mail un lien qui ouvrira un email pré-rempli. De cette façon, la personne qui recevra l'email naura plus qu'à rajouter l'email d'un développeur Android lyonnais.

Comment pré-rédiger un email ?

Je vous préviens : au début ça peut faire un peu peur. Ne vous en faites pas, je vous guide pas à pas. En fait il suffit juste de copier-coller et de modifier la formule suivante :

mailto:?cc=ECRIRE VOTRE EMAIL PRO&subject=COLLER LE SUJET DU MAIL ENCODE GRACE A L'OUTIL&body=COLLER LE CORPS DU MAIL ENCODE GRACE A L'OUTIL

Voici ce qu'il faut faire pour chaque champ :
• ECRIRE VOTRE EMAIL PRO = écrivez ici votre email pro (afin d'être en copie du mail de cooptation de manière automatique)
• COLLER LE SUJET DU MAIL ENCODE GRACE A L'OUTIL = coller le texte encodé
• COLLER LE CORPS DU MAIL ENCODE GRACE A L'OUTIL = coller le texte encodé

Vous l'avez compris, on va devoir apprendre une dernière notion : l’encodage URL. Autrement dit il faut écrire les textes dans la langue URL (celle des adresses web). Comment ? Pas de panique : il y a des outils traducteurs gratuits et très facile d'utilisation qui sont accessibles sur le web.

Il y a par exemple celui-ci: 
http://meyerweb.com/eric/tools/dencoder/

Vous n’avez plus qu’à rentrer votre texte et à appuyer sur « Encode ». J'ai mis quelques screenshots avec mon exemple, voici mon texte de corps d'email :

Et voici le rendu après avoir appuyé sur Encode :

Et voilà, ça donne un gros pâté barbare mais peu importe : il nous suffit de le copier-coller dans la formule.

mailto:?cc=ECRIRE VOTRE EMAIL PRO&subject=COLLER LE SUJET DU MAIL ENCODE GRACE A L'OUTIL&body=COLLER LE CORPS DU MAIL ENCODE GRACE A L'OUTIL

On obtient donc finalement quelque chose qui ressemble à ça :

Pas de panique ! Nous n'avons pas besoin de comprendre le « code »! Il ne nous reste plus qu'à copier ce code, et le coller à la place de l'espace prévu à cet effet ("coller le sujet du mail encode grace a l'outil").

Bonjour XXX,

Je recherche un développeur Android junior dans la région lyonnaise. As-tu une idée de qui je devrais contacter ?

Si c’est le cas, n’hésite pas à nous mettre en relation ! Il te suffit de cliquer sur ce lien et un email pré-rempli s’ouvrira. Tu n’auras plus qu’à insérer l’email de la personne en question.

Un grand merci pour ton aide!
Bien à toi,

Et voilà, le tour est joué! Si mon interlocuteur clique sur le lien, l'email ci-dessous s'ouvrira :

Scenario en fonction de sa messagerie email

Outlook et Gmail ne fonctionnant pas exactement pareil, voici les 3 cas de figure les plus fréquents:

Outlook (Microsoft)

Si Outlook est bel et bien la messagerie par défaut de la personne à qui vous chercher à obtenir une cooptation alors tout devrait bien se passer. Après le clic sur notre lien, un nouvel email s'ouvrira avec le texte préparé.

Mail (Apple)

Si Mail (le logiciel de messagerie par défaut des ordinateurs Apple) est la messagerie par défaut de la personne à qui vous chercher à obtenir une cooptation alors tout devrait bien se passer. C'est d'ailleurs sur Mail que ces screenshots ont été pris.

Gmail

C'est là où cette technique peut capoter : si la personne est sur Gmail ET qu'elle n'a pas sélectionné de logiciel de messagerie par défaut. Pour que cette technique de cooptation par email fonctionne, il faut que la personne ait paramétré un logiciel de messagerie par défaut dans son ordinateur. Si elle utilise uniquement Gmail au sein de son navigateur, le risque d'erreur existe.

Après si la messagerie est ouverte dans un onglet du navigateur cela s'ouvrira directement dans Gmail. Pour les personnes n'ayant pas configuré de logiciel mail par défaut sur leur ordinateur c'est un écran de configuration qui s'ouvrira à la place du mail.

Néanmoins pour la cible proffessionnelle, on peut s'attendre à ce que beaucoup de gens aient Outlook (ou Mail) de paramétré par défaut. Privilégiez donc les emails avec un nom de domaine professionnel dans la mesure du possible

Diminuer la friction - deuxième étape

On pourrait tout à fait s'arrêter là. Mais on avait parlé d’une seconde friction à lever : le fait pour mon interlocuteur de ne pas avoir de nom qui lui vienne spontanément à l’esprit s’il ne voit pas la liste de personne pertinente.

Pour ce faire on va donc utiliser la technique très simple (que Guillaume Alexandre m’a enseignée)  pour créer des requêtes pré-remplies sur LinkedIn.

En résumé : je fais une recherche avancée sur mon compte LinkedIn, avec les éléments que je cherche. Je lance la recherche mais uniquement sur mes relations directes (en cochant la case 1er niveau). Voici le paramétrage désiré de la recherche :

Puis j’appuie entrée et je prends l’URL dans mon navigateur et je le copie-colle tel quel. Résultat ? Quand mon interlocuteur va cliquer dessus ça ouvrira une recherche mais parmi ses contacts Linkedin à lui !

La personne n'a pas le poids de réfléchir à faire la recherche, on lui a mâché le travail. Le double avantage c'est qu'on a fait la recherche Linkedin à sa place et que de ce fait on a peut-être même fait une recherche plus précise qu'elle n'aurait pû le faire toute seule (notamment en utilisant les bons opérateurs booléens) Exemple :

Recherche LinkedIn pré-remplie

(Si vous cliquez et que LinkedIn vous répond « 0 résultat » c’est normal : c’est parce que vous ne connaissez pas de développeur Android à Lyon. Moi par exemple ça me donne 0 résultats à Lyon mais 2 à Paris. Cela dépend évidemment d’où vous habitez et des gens que vous connaissez)

Il ne me reste plus qu’à rajouter ce lien dans mon mail :

Bonjour XXX,

Je recherche un développeur Android junior dans la région lyonnaise. As-tu une idée de qui je devrais contacter ?

Si c’est le cas, n’hésite pas à nous mettre en relation ! Il te suffit de cliquer sur ce lien et un email prérempli s’ouvrira. Tu n’auras plus qu’à insérer l’email de la personne en question.

Bien à toi,

PS : si personne ne te vient à l’esprit spontanément, peut-être que je peux t’aider. Je t’ai préparé un lien qui va ouvrir une recherche dans tes contacts LinkedIn : clique juste ici.

Conclusion

Et voilà ! Voici un email pré-rédigé de recommandation qui diminue au maximum la friction. On pourrait encore aller plus loin en automatisant le procédé. Par exemple avec un outil qui repère le clic de mon interlocuteur et ne lui envoie le lien vers la requête LinkedIn qu'à ce moment. En lui disant « ah au fait j’avais oublié mais voici un lien linkedin pour t’aider à chercher ». Comme ça on est sûr de le relancer à un moment où on a son attention. On pourrait cumuler le tout avec un export des contacts LinkedIn pour faire des campagnes ciblées.

D'ailleurs on en a fait un module au sein de notre formation dédiée aux recruteurs