Quelle est la meilleure structure pour une équipe de recrutement ?

C’est une question que je me suis souvent posée au fil de mes expériences. Vaut-il mieux demander aux recruteurs de gérer tout le processus ou de spécialiser les tâches, par exemple en séparant le sourcing du reste des activités ?

Depuis mon arrivée à l’École du Recrutement, j’ai eu la possibilité de rencontrer de nombreuses équipes lors des formations que j’ai données. J’ai observé comment elles étaient organisées. Je leur ai demandé quels étaient leurs grands enjeux de recrutement et les problématiques auxquelles ils ou elles faisaient face.

Ces rencontres ont nourri ma vision du sujet et je vais, dans cet article, répondre à une question que je me pose encore régulièrement :

Y a-t-il, une structure d’équipe ultime qui permette de mieux recruter ?

Spoiler : La réponse est non. Il n’y a pas une structure d’équipe ultime, il y en a 4.

Pourquoi quatre ? Parce que la structure ultime va varier en fonction des problèmes de recrutement à résoudre.

Comprendre la problématique à gérer

Quels sont les principaux enjeux auxquels une équipe de recrutement doit faire face ?

Vous pouvez probablement m’en citer une dizaine par vous-même rien qu’en lisant la question. Et je ne vais pas me lancer dans une liste à la Prévert.

Parmi tous ces problèmes, je me suis attaché à trouver ceux qui influent réellement sur la structure que va prendre une équipe. Et j’en ai retenu deux.

Le volume de recrutement

C’est un élément structurant majeur pour une équipe de recrutement. Le nombre de recrutements à effectuer va impacter fortement la taille de l’équipe et son organisation.

On ne s’organise pas pour recruter 50 personnes comme on s’organise pour en recruter 1 000.

Cela joue évidemment sur la taille de l’équipe à mettre en place mais également sur la logistique inhérente au processus de recrutement.

Plus vous avez de recrutements à effectuer, plus vous devez voir de candidats, organiser d’entretiens, suivre de candidats dans votre process, etc.

À l’inverse, plus le volume de recrutement va être faible, moins vous aurez besoin d’avoir une logistique très forte pour gérer votre processus.

C’est donc pour cette raison que j’ai choisi le volume comme premier élément structurant pour une équipe de recrutement.

La capacité de l’entreprise à attirer des candidats

La seconde grande problématique que je vois affecter la structure d’une équipe de recrutement est la capacité, pour l’entreprise qui recrute, à attirer des candidats, qu’ils correspondent à ses besoins ou non.

Qu’est-ce que cela change dans la vie d’une équipe de recrutement ?

Si une entreprise n’attire pas les candidats qu’elle souhaite recruter, l’accent est mis au sein de l’équipe recrutement sur le sourcing. Tout simplement parce que l’entreprise est obligée d’aller chercher les candidats qu’elle n’arrive pas à attirer naturellement.

À l’inverse, une entreprise qui reçoit régulièrement des candidatures intéressantes va plutôt concentrer ses efforts sur l’évaluation de celles-ci.

Cette variable va donc influer directement l’organisation d’une équipe de recrutement parce qu’elle va demander à l’équipe de faire preuve de compétences différentes en fonction de son niveau.

Les 4 combinaisons à traiter

À partir de ces deux variables, j’ai déduit 4 combinaisons de problématique à traiter, qui vont chacune demander une structure d’équipe différente.

Analysons d’abord les combinaisons à leurs extrêmes, afin de voir comment elles vont impacter la structure de l’équipe proposée. Je vais détailler, pour chaque combinaison, les compétences principales requises pour répondre à la problématique, puis détailler la structure d’équipe que je proposerais en fonction.

Fort volume de recrutement / Forte capacité à attirer des candidats

Quelles sont les principales problématiques à gérer dans ce cas de figure ?

Il faut arriver à gérer un fort volume de candidatures reçues, puisque nous avons à la fois de nombreuses offres à pourvoir, mais également de nombreuses candidatures. Il faut également arriver à sélectionner parmi celles-ci, notamment en entretien, voire à travailler à réduire le volume de candidatures reçues.

Quelles vont être les principales compétences requises ?

• La gestion de la logistique :
  Il faut absolument que l’équipe recrutement arrive à organiser de manière fluide le déroulement du processus de recrutement, que ce soit la planification des entretiens, la gestion des retours aux candidats ou le tri des CV reçus.
  
• Écriture des annonces :
  Une équipe de recrutement qui fait face à un fort volume de candidatures gagnera toujours à mieux écrire ses annonces pour l’aider à repousser les candidats qu’elle ne souhaite pas avoir et attirer ceux qu’elle aimerait obtenir.
  
• Conduite des entretiens de recrutement :
  Le volume de postes à traiter et le volume de candidatures sous-entend également que les équipes doivent être capables d’évaluer efficacement les candidats vus en entretien. Pas de temps pour douter sur les décisions à prendre. La maîtrise de l’entretien structuré sera un vrai plus pour aider dans la prise de décision.

La structure proposée : Recruteurs + RecOps

Pour faire face à cette combinaison de problématiques, je recommande une structure d’équipe avec deux grands types de postes.

1. Les recruteurs
   Ici, pas de grande originalité. L’idée est d’avoir des professionnels du recrutement complets, avec un accent fort mis sur les compétences qui ne sont pas liées directement au sourcing, comme l’entretien ou la rédaction des annonces.
   
   Pourquoi ? Parce que la structure parvient déjà à obtenir des candidatures qualifiées naturellement. Le focus de l’équipe recrutement va se trouver dans la qualité de la sélection proposée lors du processus et dans sa capacité à l’orchestrer.
   
2. Les coordinateurs de recrutement
   Également appelés Recruitment Operations, ou RecOps, les métiers de coordination dans le recrutement peuvent s’avérer clés lorsqu’il s’agit de gérer des volumes très importants de candidatures.
   
   Ils ont un rôle majeur à jouer dans la gestion de la logistique de votre processus : prise de rendez-vous, gestion des agendas, coordination entre tous les interlocuteurs du processus.
   
   Ils peuvent également prendre en charge une grande partie du suivi des candidats et sont garants de l’expérience qu’ils vivent pendant votre processus, que ce soit pour leur donner des informations sur les prochaines étapes ou leur donner un retour construit sur leur candidature si elle venait à être refusée.

Fort volume de recrutement / Faible capacité à attirer des candidats

Quelles sont les principales problématiques à gérer dans ce cas de figure ?

Il s’agit probablement d’un des cas les plus complexes à gérer. Beaucoup de recrutements à effectuer mais pas (ou peu) de flux entrant de candidats.
Cela veut dire qu’il faut déployer énormément d’efforts pour faire entrer des candidats en processus mais qu’il faut également être en capacité de générer un volume conséquent de candidats.

Quelles vont être les principales compétences requises ?

• Sourcer des candidats
  Puisque l’entreprise reçoit peu de candidatures, il va falloir que l’équipe recrutement soit en capacité d’aller trouver par elle-même ses candidats. Il est donc indispensable qu’elle soit capable de rechercher, d’identifier et d’engager des candidats potentiels.
  
• Vendre l’entreprise
  Si l’entreprise n’attire pas des candidats, c’est probablement parce qu’elle souffre d’un manque de notoriété auprès des personnes qu’elle cherche à attirer. Ou, si sa notoriété est bonne, que l’image qu’elle projette ne correspond peut-être pas à la réalité de ce qu’elle propose et n’est donc pas attractive pour celles ou ceux qui pourraient envisager de la rejoindre.
  
  Puisque vous parlez à des gens qui ne vous connaissent pas (ou qui vous méconnaissent), il est important de savoir écouter ce qu’ils vous disent lorsqu’ils sont en contact avec vos recruteurs et de comprendre ce qu’ils recherchent exactement.
  
  Une fois cette compréhension acquise, vos recruteurs doivent mettre en face de ces attentes des éléments concrets qui vont convaincre la personne de vous rejoindre. Il est donc capital que l’équipe recrutement puisse faire valoir les bénéfices concrets qui sont proposés aux salariés de l’entreprise. La promesse qui est faite lorsque l’on vous rejoint.
  
  Il est impossible, dans ce cas de figure, que les recruteurs prennent une posture de supériorité, puisque ce sont eux qui ont des difficultés pour attirer des candidats.

• Conduire les entretiens
  Le volume de recrutement étant important, il est capital que l’équipe recrutement soit en capacité d’évaluer efficacement les candidats qu’ils rencontrent. Il n’est pas judicieux de perdre du temps avec un série d’entretiens dont les objectifs ne sont pas fixés précisément en amont.
  
  Les recruteurs devront également savoir équilibrer séduction et évaluation pendant le processus, puisqu’une difficulté à attirer des candidats ne justifie pas nécessairement de remettre en cause les critères de sélection liés au poste.

La structure proposée : Team Sourcing et Recrutement

Pour faire face à ce type de problématiques, je recommande une équipe recrutement composée de deux grands types de poste :

1. Les sourceurs
   Le manque d’attractivité de l’entreprise demande ici de développer une réelle expertise du sourcing, avec une équipe dédiée/des profils spécialistes. Créer une fonction spécialisée dans le sourcing permet également à l’entreprise de s’assurer un flux récurrent de candidats pour répondre à son besoin de volume de recrutement.
   
   Les sourceurs vont avoir pour rôle presque exclusif de rechercher, d’identifier et d’engager des personnes correspondant au besoin de l’entreprise pour les encourager à intégrer le processus de recrutement. Il est important qu’ils maitrisent les compétences de vente mises en avant précédemment puisque ce sont eux qui sont en première ligne pour séduire vos futurs collaborateurs.
   
   Une fois qu’ils sont entrés en processus, ce sont les recruteurs qui prennent le relais.
   
2. Les recruteurs
   Le rôle des recruteurs est donc de poursuivre le travail entamé par les sourceurs pour convaincre le candidat de rejoindre l’entreprise, mais il est également de s’assurer que les candidats correspondent bien au besoin énoncé par le manager.
   
   C’est pour cette raison qu’il est très important pour eux de non seulement être de bons vendeurs, mais également d’être de bons évaluateurs. Leur objectif est de s’assurer que le futur mariage entre le candidat et l’entreprise va fonctionner. Et donc que les attentes de chacun sont exprimées clairement et bien respectées.

Faible volume de recrutement / Forte capacité à attirer des candidats

Quelles sont les principales problématiques à gérer dans ce cas de figure ?

C’est probablement le cas de figure le plus simple à traiter, a priori. Peu de postes à pourvoir et beaucoup de candidats ? Facile, me direz-vous !

Réfléchissons quand même ensemble à ce que ce cas de figure demande pour une organisation de recrutement.

Quelles vont être les principales compétences requises ?

• La prise de brief
  Même s’il y a peu de recrutements à effectuer, il faut s’assurer d’avoir bien compris le besoin demandé. Sans cette étape cruciale, on prend le risque de déployer des efforts de recrutement inutiles, et parfois d’être obligé de revenir à la case départ.
  
• La sélection des candidats
  Que ce soit lors du tri des candidatures ou lors des entretiens, il est capital pour l’équipe recrutement d’être en mesure de choisir correctement les personnes qui avancent dans le processus de recrutement. La bonne définition du profil recherché lors du brief va évidemment aider à y parvenir mais il faut également s’assurer de la bonne évaluation des candidats en entretien.

La structure proposée : Pas de recruteur, des gens qui font du recrutement

On est face ici à un cas particulier puisque, au final, il ne demande pas réellement d’avoir une équipe recrutement très structurée pour répondre à ses problématiques.

Le recrutement peut, dans ce cas là, faire partie des responsabilités d’une personne de l’entreprise, sans que cela constitue l’intégralité de ses missions. De nombreuses entreprises fonctionnent ainsi pendant longtemps, soit en confiant le recrutement aux responsables d’équipe, soit en le confiant à une personne dans l’équipe RH.

Faible volume de recrutement / Faible capacité à attirer des candidats

Quelles sont les principales problématiques à gérer dans ce cas de figure ?

Ici, la principale difficulté réside dans le manque de candidats. Il y a peu de postes à remplir mais, sans candidats, il est impossible de recruter ! C’est donc le principal enjeu de l’équipe recrutement qui va être mise en place ici.

Quelles vont être les principales compétences requises ?

• Sourcer des candidats
  Comme sur le cas numéro 2, il va falloir réussir à rechercher, identifier et engager des personnes qui pourraient avoir envie de rejoindre l’entreprise.
  
  Que cela se fasse en approche directe ou en utilisant d’autres techniques comme la cooptation ou les annonces, il vous faut ici quelqu’un dont le seul et unique objectif sera d’attirer des candidats pertinents.

La structure proposée : Sourceur (ou Recruteur A à Z)

Dans ce cas de figure, il y a une décision majeure à prendre qui va affecter la structure de l’équipe de recrutement. Il faut déterminer si la responsabilité d’effectuer les entretiens de recrutement revient à l’équipe recrutement ou aux managers. En fonction du choix, cela va modifier la composition de l’équipe.

1. Les managers font les entretiens : Sourceur
   Si la responsabilité des entretiens incombe au manager, vous n’avez alors besoin que de profils qui vont réussir à vous générer des candidatures. C’est pour cela que je recommande de privilégier un spécialiste du sourcing. Une personne qui sera exclusivement spécialisée sur ce sujet et concentré sur cet objectif.
   
2. L’équipe recrutement fait les entretiens : Recruteur A à Z
   Si c’est l’inverse, vous avez donc besoin d’un ou de plusieurs recruteurs capables de travailler sur l’ensemble du processus de recrutement, de la prise de besoin jusqu’à la signature du contrat, en passant bien entendu par le sourcing et les entretiens.
   
   C’est ce que nous appelons des recruteurs de A à Z ou des recruteurs complets.

La 5ème structure : le ventre mou

Maintenant que nous avons traité les 4 extrêmes de ce modèle, quelle structure doit adopter l’équipe recrutement lorsqu’elle se trouve au milieu de toutes ces problématiques ? Car il est bien rare qu’une entreprise se trouve exactement à un bout ou l’autre du spectre…

Que faire lorsque l’on arrive à obtenir quelques candidatures pertinentes et que l’on doit faire face à un volume de recrutement compris entre 50 et 500 recrutements par année ?

Quelles vont être les principales compétences requises ?

Comme ce cas de figure est une combinaison de toutes les problématiques précédentes, l’équipe recrutement va devoir rassembler toutes les compétences citées précédemment.

La structure proposée : Recruteur A à Z

Je l’ai déjà présentée dans le dernier cas de figure, mais finalement c’est la structure d’équipe qui sera la plus flexible pour répondre à toutes les problématiques de recrutement possibles.

Il s’agit donc ici de privilégier des recruteurs polyvalents, qui sont en capacité de gérer l’ensemble du processus de recrutement et les tâches qui en découlent.

Que ce soit le sourcing, l’écriture des annonces, la gestion logistique du processus ou les entretiens.

Et voilà, ce sont donc les 5 modèles de structure d’équipe que je vous propose de suivre en fonction des problématiques de recrutement que vous pouvez rencontrer.

Au cours de l’écriture de cet article, j’ai pu échanger avec plusieurs recruteurs qui m’ont également partagé deux questions complémentaires que j’aimerais adresser avant de conclure et qui, je l’espère, vous aideront à finaliser votre réflexion sur la structure de votre équipe.

Comment structurer mon équipe si j’ai une grande diversité de profils à recruter ?

Il vous semble peut-être qu’il manque une grande variable à mon modèle de structure : la diversité des profils à recruter. Il est évident que, au sein d’une entreprise, cette diversité va impacter la structure de l’équipe de recrutement.

Cependant, elle ne change en rien la validité du modèle présenté dans cet article. Il vous suffit simplement d’appliquer ce modèle à chaque famille de métier sur lesquelles vous devez recruter.

Prenons un exemple : Une entreprise doit recruter 1500 personnes personnes.

• 1000 sont des profils marketing qu’elle parvient à attirer facilement
• 400 sont des profils consultant qu’elle n’arrive pas à attirer
• 80 sont des profils financiers qu’elle arrive à attirer relativement bien
• 20 sont des profils développeurs qu’elle n’arrive pas à attirer

Quelle est donc l’organisation potentielle à proposer pour gérer ces problématiques ?

L’équipe sera composée de :

• une majorité de recruteurs spécialisés sur les profils marketing et quelques recruteurs sur la finance.
• Une équipe de sourcing chargée de travailler sur les profils consultant et les profils développeurs
• Une équipe de coordination pour assister sur le volume global de recrutement

Il faut appliquer le modèle pour chaque famille de métier et voir comment vous pouvez construire une structure d’équipe cohérente à partir de cela. Et parfois, cela veut potentiellement dire n’avoir que des recruteurs de A à Z qui travaillent sur plusieurs familles de métier.

Il n’est pas toujours nécessaire de spécialiser les recruteurs. Je dirais que, plus vous avez de difficultés à attirer une famille de métiers, plus vous gagnerez à spécialiser vos recruteurs pour adresser plus précisément cette problématique.

Combien de personnes mettre dans l’équipe ?

Maintenant que nous avons vu les compétences et typologies de profils à intégrer dans votre équipe en fonction de vos problématiques, la question est de savoir combien de personnes doivent constituer votre équipe.

La taille de l’équipe va évidemment varier en fonction du volume de recrutement à effectuer. Plus votre volume de recrutement va augmenter, plus vous serez encouragé à créer des équipes dédiées à la réalisation d’une partie des missions de l’équipe recrutement, que ce soit une équipe dédiée au sourcing ou à la coordination.

Ensuite, il faut que vous arriviez à déterminer combien de postes vos recruteurs vont devoir gérer à un instant T.

Et cet élément va principalement évoluer en fonction de votre capacité à attirer des candidats. Plus vous arriverez à être attractif, plus vos recruteurs pourront gérer de postes à un instant T, car ils n’auront pas à travailler sur le sourcing, ce qui leur libère un temps de travail non négligeable.

Si vous avez des difficultés à attirer, le temps et l’effort nécessaires pour recruter chaque candidat augmente et vos recruteurs ne pourront pas gérer un grand volume de postes à un instant T puisque chacun d’entre eux leur demande un fort investissement pour réussir.

Il n’y a pas de formule magique pour déterminer combien de personnes vous devez intégrer dans votre équipe. Mais, à chaque fois que vous réfléchissez à un recrutement, observez bien les problématiques que vous avez à gérer et ajustez la structure. Envie de lire plus sur le sujet ? Laurent y a dédié un article entier.

Votre premier objectif doit toujours être d’augmenter la performance de votre équipe, que ce soit en créant une expertise spécialisée dans l’équipe, ou en allégeant la charge de vos recruteurs en ajoutant une personne pour soutenir la charge actuelle.

Ce que j’ai compris sur l’importance du recrutement en écrivant cet article

À l’École du Recrutement, nous avons pu observer ces dernières années la montée en puissance du recrutement au sein des organisations. Plus le temps avance, plus nous voyons le sujet prendre de l’importance auprès des Directions d’entreprise.

En écrivant cet article, je pense avoir compris pourquoi.

La grande majorité des entreprises se situe plutôt dans la partie inférieure du modèle, du fait de leur faible volume de recrutement (< 500 recrutements par an) et, jusqu’à peu, n’avaient pas nécessairement de difficultés à attirer des candidats.

Il n’était donc pas justifié d’avoir une équipe recrutement dédiée.

Ces dernières années, ces entreprises se sont rendues compte qu’elles avaient de plus en plus de mal à attirer des candidats, ce qui les a fait glisser sur mon modèle du côté des structures qui ont besoin de créer une équipe recrutement spécialisée plutôt que de le conserver dans un panel de missions pour les RRH, même s’ils n’avaient pas un grand volume de recrutement à effectuer.

Maintenant que l’importance du recrutement est plus claire pour votre Direction, il ne vous reste plus qu’à trouver le bon mélange de ces différentes structures qui va vous permettre de répondre à vos problématiques de recrutement.

Vous êtes responsable d’une équipe de recruteur et cet article vous a fait réfléchir ? Je serai réellement intéressé d’avoir votre avis sur ce modèle dans les commentaires ou directement par email : aurelien@lecoledurecrutement.fr