Comment définir un besoin de recrutement

Lorsque l’on s’attaque à un nouveau recrutement, il n’est pas toujours simple de savoir où est-ce que l’on veut aller et surtout qui est-ce que l’on a besoin de recruter.

Et il peut souvent arriver que l’on fasse fausse route dans la définition que l’on a fait de notre besoin.

C’est d’ailleurs ce qui fait échouer beaucoup de processus de recrutement. Tu as passé des semaines à sourcer puis à rencontrer des candidats pour que soudainement ton manager ou ton client finisse par dire : « Ce n’est pas exactement ce que je cherche, il faut changer de direction ».

Et cette phrase, tu t’en passerais bien.

Alors pourquoi est-ce qu’on en arrive là ? Comment est-ce que tu pourrais faire pour t’assurer de démarrer chacun de tes recrutements dans les meilleures conditions ?

C’est ce que je veux te partager dans cet article.

Nous allons revenir ensemble sur les principaux éléments qui te permettront de définir précisément le poste sur lequel tu vas travailler et je te partagerais quelques méthodes pour les obtenir lors de tes échanges avec ton hiring manager.

Qu’est-ce qu’il faut déterminer pour avoir un besoin carré ?

Commençons par mettre quelque chose au clair. Ce n’est pas parce qu’une fiche de poste existe qu’elle constitue une définition claire de ton besoin de recrutement.

Elle peut t’aider à en savoir plus mais, la plupart du temps, la fiche de poste n’est qu’un point de départ.

Tu ne dois jamais te contenter d’une fiche de poste.

Pourquoi ? Parce qu’une fiche de poste est une description administrative des tâches liées à ton poste.

Tu peux la voir comme le manuel qui accompagne un produit que tu achètes. Tu sais, le petit livret que tu t’empresses de jeter ou de mettre dans un tiroir pour ne plus jamais le retrouver ?

Pour s’assurer d’avoir une définition de besoin carré, nous allons nous appuyer sur les 3 éléments clés de la scorecard de la méthode Who : la mission, les enjeux clés et les critères de recrutement.

Personnellement, c’est l’un des seuls éléments que je retiens de cette méthodologie dont je t’avais parlé dans le résumé de mes lectures de 2020.

Tu te demandes peut-être à quoi ressemblent ces 3 éléments clés ? Analysons les ensemble.

La mission

J’ai bien dit LA mission. Et non pas les missions. La différence est fondamentale.

C’est la raison d’être de ton poste.

Celle qui te permettra d’expliquer à tes candidats quel va être leur rôle dans l’entreprise et l’impact qu’ils auront une fois en poste.

Son « Pourquoi ». Pourquoi ce poste existe. Pourquoi il a de l’importance.

Si tu arrives à la synthétiser, tu auras déjà sous la main un argument de poids à présenter à tes candidats pour qu’ils se familiarisent avec ce que tu as à proposer.

En terme de présentation, il s’agit en général d’un grand paragraphe qui résume la raison pour laquelle ce poste existe et ce qu’il cherche à accomplir.

Voici par exemple la mission de Jennifer, qui gère tous nos événements au sein de LEDR :

Les enjeux clés

Plutôt que de lister les missions d’un poste, tu dois t’intéresser aux objectifs que la personne devra remplir une fois qu’elle sera en poste.

Qu’est-ce que l’on va attendre d’elle, concrètement ? Que devra-t-elle réaliser au bout de 6 mois, 1 an ?

Si tu prends la fiche de poste d’un recruteur, il sera écrit qu’il devra faire passer des entretiens à des candidats. Quelle surprise.

Alors que l’un des enjeux clés de son poste en tant que recruteur peut être de mettre en place la méthodologie des entretiens structurés dans le processus de recrutement.

Les enjeux vont être radicalement différents d’une organisation à une autre et ils vont te permettre d’aller bien plus loin dans la compréhension de ton poste qu’une simple liste de tâches à effectuer.

Les critères de recrutement

Rien de bien étonnant ici tu me diras. Il va de soi que, pour bien rechercher puis évaluer tes candidats, tu dois avoir connaissance des critères qui sont demandés par le manager.

L’important va être de bien accompagner ton manager sur la définition de ces critères et sur la forme qu’ils vont prendre.

Un bon critère de recrutement est avant tout une liste de comportements que tu vas rechercher chez ton candidat.

Et, pour chaque critère, la liste des comportements que tu vas rechercher va être spécifique à ton poste mais surtout à ton entreprise.

Par exemple, si ton manager te cite simplement « anglais courant » comme critère, est-ce que cela te permet de savoir quelle niveau de maîtrise la personne doit posséder ?

Doit-elle être en capacité de négocier des contrats remplis de termes techniques, de maitriser les subtilités de termes légaux ou simplement être capable de comprendre ce qui lui est transmis dans des communications ?

Le piège dans lequel on tombe régulièrement lorsque l’on définit des critères de recrutement est de rester trop vague et de se baser sur des termes génériques : bonne relation client, capable de communiquer clairement, un futur leader…

La véritable définition de ces critères va varier en fonction du contexte de l’entreprise, de sa culture. Il te revient la responsabilité de mettre au clair les nuances dans tes critères.

Maintenant que je t’ai partagé les 3 éléments clés à obtenir pour bien définir ton besoin, voyons ensemble comment tu peux faire pour les obtenir lorsque tu échanges avec ton manager.

Comment faire pour définir son besoin ?

Pour obtenir la mission de ton poste, demande à ton manager quelle est la raison d’être du poste.

Une formulation que j’apprécie beaucoup est de demander à ton manager quels problèmes l’entreprise cherche à résoudre en recrutant cette personne.

Cela donne souvent une idée assez claire du pourquoi.

Pour les enjeux du poste, tu dois faire réfléchir ton manager sur les résultats qu’il attend de la part de sa future recrue.

Qu’est-ce qui pourra lui faire dire : « c’était un bon recrutement » ?

Il doit se poser et lister tous les changements, toutes les améliorations qu’il aimerait voir mis en place, de manière réaliste, par le futur employé.

Un enjeu bien formulé présente souvent un changement d’état dans un laps de temps donné : passer l’entreprise de l’état X à l’état Y dans un laps de temps Z.

Par exemple : Augmenter la satisfaction client de 0,5 points dans nos questionnaires en 6 mois.

Tous les enjeux ne peuvent pas nécessairement se traduire par des variations chiffrées mais, tant qu’il est possible de le faire, il est intéressant de les formuler sur ce modèle.

Et enfin, pour bien définir tes critères de recrutement, la meilleure manière de procéder est d’utiliser la méthode des incidents critiques.

Tu vas demander à ton manager de te raconter des anecdotes réelles où une personne sur le poste a fait quelque chose qui a amené un résultat exceptionnel. Exceptionnellement bon ou mauvais d’ailleurs.

C’est en étudiant les comportements qui ont obtenu les meilleurs ou les pires résultats que tu pourras en déduire les comportements qui seront indispensables à la réussite d’un candidat une fois en poste.

Une fois que tu as pu lister les comportements que tu recherches, regarde si certains comportements se rapprochent et pourraient être regroupés en un critère cohérent.

C’est en faisant ces rapprochements que tu pourras mettre en forme des critères qui seront ta propre définition de ce que tu recherches.

Tu ne dis pas simplement que tu recherches quelqu’un qui est bon en relation client. Tu identifies, en observant des situations réelles, les comportements exacts qui ont un impact significatif sur la relation client dans ton entreprise.

Et parfois, tu te rendras également compte que la relation client n’est peut-être pas le critère fondamental qui était à évaluer sur ce poste.

C’est toute la puissance de la méthode des incidents critiques.

Et voilà ! Tu as maintenant un besoin clairement défini que tu peux mettre en forme dans un document. Tu veux voir à quoi cela peut ressembler ? Voilà un exemple pour un de nos postes en interne : le mien 😉

Tu as maintenant le socle d’informations nécessaire pour pouvoir aller plus loin dans ton travail de recruteur. À quoi devrais-tu t’attaquer après ?

Sur quels éléments travailler ensuite ?

Maintenant que tu as ta mission, tes enjeux clés et tes critères de recrutement, quels sont les prochains éléments sur lesquels tu peux travailler ?

Voici quelques pistes pour te mettre sur la voie :

Le titre de ton poste : attention à ne pas reprendre automatiquement le titre qui t’es donné par le manager. Si tu veux aller plus loin sur ce sujet, j’y ai consacré un article entier.

La rémunération : ce n’est pas à toi d’en décider mais il vaut mieux que le sujet soit bien au clair avant que tu démarres tes recherches. Sinon, tu risques de perdre un temps précieux à contacter des personnes que ton entreprise ne peut pas se permettre de payer.

Les guides d’entretien : Armé de tes critères de recrutement et de tes incidents critiques, tu as maintenant tout ce dont tu as besoin pour commencer à structurer tes entretiens. Envie d’aller plus loin sur le sujet ? Voici un article pour t’y aider.

L’annonce : il te faudra aller chercher des informations complémentaires si tu souhaites vraiment faire une annonce très complète, mais ces éléments te donnent déjà une base solide pour démarrer le travail de rédaction. Si tu veux toutes nos astuces pour rédiger une annonce irrésistible, je t’invite à lire notre guide ultime pour rédiger une offre d’emploi.

Tu es maintenant sur les rails pour te lancer dans ton recrutement de manière sereine.

Tu as des questions sur les différents éléments présentés dans l’article ou tu as d’autres éléments qui te semblent indispensables pour bien définir un besoin de recrutement ? Partage les dans les commentaires, j’adore recevoir des retours et échanger avec mes lecteurs.

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