Comment choisir son ATS pour faire du recrutement ?

Nous étions avec 20 directeurs recrutement pour échanger sur la séparation (ou pas) de la fonction sourcing du recrutement pendant le club CSP Recrutement, et un sujet a émergé : quel ATS choisir pour nous ? (l’image de l’article est la présentation de Thierry Roger, directeur Recrutement de Carrefour).

C’était le cri de la matinée. Comment choisir un ATS ? Comment s’y retrouver dans la jungle entre outils très installés sur le marché et des outils en mode SAAS montés par des start-ups ? (ça sera d’ailleurs probablement le prochain sujet du club CSP recrutement en octobre monté avec Convictions RH et L’École du Recrutement).

Je ne dis pas que je vais vous donner une formule magique mais je vais vous donner des éléments de réflexion pour faire votre choix.

Quel prix, quel choix, comment ? Autant de questions auxquelles je vais tenter de répondre !

Pour aller plus loin, nous avons aussi établi un comparatif de tous les ATS en France ainsi qu’une méthode pour choisir son ATS :

=> https://lecoledurecrutement.fr/le-guide-complet-pour-choisir-et-comparer-les-ats-en-france/

C’est quoi un ATS et à quoi ça sert ?

Un ATS est l’acronyme pour Applicant Tracking System, c’est un logiciel qui gère le processus de recrutement de bout en bout (voici une définition simple). Il peut être une brique d’un ensemble plus large (core HR) comme Workday, SucessFactors/SAP, Taleo, Talentsoft dans laquelle tous les autres processus RH sont intégrés (paie, mobilité…) mais cela peut aussi être un logiciel uniquement dédié au recrutement comme Smart Recruiters, Greenhouse, JobVite ou Avature par exemple.

C’est un logiciel qui permet aux entreprises de :

• récolter les CV sur son site carrières
• poster des annonces sur le site carrières
• récolter les candidatures spontanées
• traiter et gérer les candidatures
• diffuser leur annonce en 1 clic quand le logiciel est intégré avec des multiposteurs (Multiposting, Talentplug, Broadbean…)
• suivre le processus de recrutement et l’avancement du candidat
• identifier des profils et entretenir un vivier (en théorie car peu le font)
• organiser les entretiens (des modules d’entretien vidéo peuvent être intégrés par exemple)
• partager des profils entre recruteurs et travailler en collaboration sur les profils

Un ATS peut aussi être intégré dans un CRM (Customer Relationship Management), on a vu récemment Salesforce commencer à s’intéresser de très près au sujet car finalement gérer un pipe de clients et un pipe de candidats est très similaire.

Dans tous les cas, un logiciel de recrutement tel qu’un ATS est là pour simplifier la vie des recruteurs et permet de gérer de gros volumes de CV dans un environnent protégé. Cela permet aussi de travailler en équipe sur un outil commun et de suivre les candidats quelque soit le recruteur.

Au-delà d’un certain volume de CV et de postes ouverts, un ATS devient absolument indispensable car une simple feuille Excel partagée en équipe devient un bordel monstre. J’en vois encore qui font ça…

Aujourd’hui, on peut gérer des volumes modérés de CV et tout faire en-ligne pour pas grand chose. Les ATS ont pendant longtemps été réservés aux plus grandes entreprises… maintenant pour 10 euros/mois, on peut avoir son outil de gestion de candidatures en mode SAAS (sur internet et accessible avec un mot de passe). Ca serait dommage de s’en priver !

Start-ups, PME et de plus en plus d’entreprises commencent à adopter ces outils sans avoir des milliers de CV… avec comme objectif de se simplifier la vie.

Les ATS en France : 68% des entreprises de + de 5000 personnes ont un ATS

En France, 27% des entreprises selon la dernière étude APEC sont équipées d’un logiciel de recrutement. Pour les entreprises de plus de 5000 salariés, ce sont 68% des entreprises qui utilisent un ATS. Je me demande comment les 32% des entreprises de plus de 5000 salariés gèrent leur recrutement !!!

Un feuille Excel ? Un document Word ? Google drive ? Ça reste un mystère car avec plus d’une centaine de recrutements par an, gérer son recrutement sans outil centralisé doit donner lieu à une déperdition gigantesque.

Le manager a un CV qu’il envoie par mail au RH qui fait passer les entretiens et valide le profil. Mais quid des autres CV reçus ? Où passent les CV ? Il est probable que la boite mail Outlook des managers et recruteurs stocke les CV. Je crois qu’on est à la limite de la légalité sans vouloir effrayer les RH/recruteurs de ces boites.

Mais avoir un ATS ne garantit pas son utilisation. Toujours selon l’étude de l’APEC, 30% des entreprises qui ont un ATS ne l’ont pas utilisé lors de leur dernier recrutement. La raison principale serait que l’utilisation d’un cabinet de recrutement pour faire son recrutement limiterait l’utilisation d’un logiciel de recrutement.

Plus prosaïquement, les recruteurs globalement n’aiment pas leur ATS… j’ai rarement vu un recruteur aimer son ATS. Mais ce problème n’est pas français mais bien mondial. C’est aussi pour ça que de plus en plus d’éditeurs de logiciels se concentrent sur le design et l’expérience utilisateur des recruteurs.

Sur le marché Français, on 4 types d’acteurs bien identifiés :

• Les grands acteurs qui ont une suite RH de gestion et dont le module recrutement n’est qu’une petite partie: le leader du marché, Taleo/Oracle (15 entreprises du CAC 40 sont équipées), talonné par Talentsoft puis IBM/Kenexa, SAP/SucessFactors ou Workday
• D’autres acteurs avec un module recrutement dédié : Lumesse, CornerstoneOnDemand
• De nouveaux acteurs dédiés au recrutement qui commencent à débarquer en France sur certains grands comptes : Avature (Chez L’Oréal), Smart Recruiters (dans de nombreuses start-ups françaises) ou JobVite
• Des start-ups française dynamiques qui essaient de percer : Beetween, Eolia Software, DigitalRecruiters, Talent Detection, Zenploy, Kioskemploi, FlatchR, HumanSourcing, Between, Altays, Talents’in
• Des ATS dédiés aux cabinets de recrutement : Ad-Men
• Pour voir une liste complète des logiciels de recrutement en France, vous la retrouverez ici

Il y a aujourd’hui des dizaines et des dizaines d’acteurs qui investissent le marché et c’est souvent compliqué pour les RH/recruteurs de s’y retrouver. De nombreuses entreprises sont à un carrefour et se posent de nombreuses questions. Qui choisir ? Pourquoi ? Comment ?

Entre les mastodontes et les start-ups, quel choix faire ? Est ce que même si je suis un grosse boite, je peux m’appuyer sur une entreprise plus petite que les habituels pour gérer mon logiciel de recrutement ?

Quel prix et quelles conditions pour les ATS ?

Avant de réfléchir au logiciel de recrutement que vous devez choisir, voici quelques considérations sur le prix et les conditions proposés sur le marché.

Je vous propose de lire cette étude sur le site Siftery qui analyse les prix et les tendances pour les ATS et c’est vraiment intéressant.

D’abord les durées de contrat se réduisent, c’est une tendance lourde car auparavant les éditeurs imposaient des durées longues mais avec la concurrence et la pression de changement voulue par les utilisateurs, les durées de contrat se réduisent. 3 ans devient de plus en plus rare et de plus en plus d’ATS proposent des durées d’1 an.

De la même façon, les frais d’installation ont chuté voire certains acteurs ont arrêté de facturer des frais d’installation. Le mode SAAS a évidemment bien aidé. Là où les éditeurs doivent faire un effort et pourquoi pas remettre du service, c’est au niveau de la formation et de l’accompagnement.

Tous les acteurs RH avec lesquels j’échange sur le sujet se plaignent de l’accompagnement et de la formation qui est très mal faite. C’est d’ailleurs pour ça que nous avons commencé à proposer des modules de formation aux logiciels de recrutement sur LEDR Pro pour nos apprenants.

Avec la réduction des durées de contrat ainsi que des frais d’installation, les éditeurs devraient miser sur la formation pour remettre du beurre dans les épinards. Installer le logiciel n’est pas suffisant si il n’y a pas d’utilisation. C’est l’éducation qui est une de nos valeurs à LEDR qui compte :).

Pour le prix, je vous renvoie vers ce Google doc partagé qui compare les prix selon les acteurs.

Globalement le prix varie énormément :

• vous avez des ATS totalement gratuits (BreezyHR, iKrut ATS, OpenCats, Fitzii, Zoho, Qandidate.com)
• vous avez des ATS en freemium (vous payez à partir d’une certaine utilisation comme Talent Detection avec un paiement à partir de 5 annonces) et certaines fonctionnalités additionnelles seront payantes
• vous avez un paiement au nombre d’utilisateurs en mode SAAS et c’est le modèle le plus répandu: de 10-15 euros à 400 euros/utilisateur/mois (iCIMS commence à 299 USS/mois par exemple). Voici une liste de quelques acteurs avec le prix.

Selon Siftery, la dépense moyenne pour un ATS est de 13 000 USS / an variant de 2000 USS pour une entreprise de 10 salariés à 125 000 USS pour une entreprise de plus de 5000 personnes.

Selon la taille de l’entreprise, on peut d’ailleurs voir le meilleur prix (avec ces 5 ATS en exemple). Workable est le meilleur marché pour des petites structures.

Vous le voyez les modèles sont globalement devenus plus souples dans le pricing et les conditions.

Pour plus d’informations sur les prix, voici 3 ressources utiles :

• Benchmark des prix et des conditions
• Des exemples de pricing comparés et étudiés par Ongig
• Le Google doc sur les prix
• Getapp qui compare les différents ATS

Est ce que cela résout votre question du choix ? L’idée est de donner des 1er éléments de réflexion.

Comment choisir son ATS ?

Il faut commencer à se poser les bonnes questions.

Pour aller plus loin et se poser les bonnes questions, il faut que vous alliez lire l’article d’Amélie sur :

=> À quoi font attention les recruteurs pour choisir leur ATS ?

Qu’est ce que je veux obtenir ? Qu’est ce que je veux faire avec mon outil de gestion des candidatures ? Qui va l’utiliser ? Je vous donne ici des éléments de questions/réponses mais il en manque probablement un certain nombre pour creuser le sujet.

Qu’est ce que je veux obtenir ?

Je veux mieux gérer mes CV, je veux publier mes annonces plus facilement ? Je veux me créer des viviers de candidats et les gérer en amont du besoin ? (c’est probablement pas les ATS qui résoudront cette partie là !). Je veux travailler en collaboration entre les recruteurs pour mieux partager les profils ?

Cette question est clé car cela vous permettre de mettre l’accent sur les parties indispensables dans votre choix de l’ATS.

Qui va l’utiliser ?

Ce sont uniquement les recruteurs qui vont l’utiliser ou bien les manager et les opérationnels vont l’utiliser aussi ? Comment va fonctionner la collaboration sur le flow de recrutement ?

Cette partie est importante car le design et la facilité d’utilisation va jouer énormément.

Autres questions importantes ?

La plupart des éditeurs de logiciel ont un souci de support et la plainte des directeurs de recrutement était unanime (notamment pendant le club CSP Recrutement).

Du coup la question de la réactivité et du support client est clé dans le suivi.

Plutôt que de vous faire un long discours, je vais vous exposer une étude de cas simple à partir d’une situation réelle avec les avantages et inconvénients des différentes options.

Une étude de cas : un ATS pour des milliers de recrutement

C’est un acteur qui recrute des dizaines de milliers de personnes par an. Cet acteur a développé un ATS customisé avec les années… mais cet ATS est devenu ingérable avec le temps et les différentes couches de développement. Il a décidé de changer de logiciel de recrutement.

L’éditeur actuel du logiciel ne lui propose pas de solutions adaptées au marché (réactivité, modules spécifiques, réseaux sociaux…) et il a donc décidé de benchmarker 2 acteurs et de se séparer de son fournisseur habituel. Il va donc comparer 2 acteurs : un des mastodonte du marché et un petit acteur.

Le mastodonte du marché propose un produit carré et robuste avec un design correct mais les temps de réponse sont parfois longs et les prix sont élevés. Le petit acteur est hyper réactif et n’a jamais travaillé avec ce type d’acteur. Il lui fait des propositions tarifaires attractives avec une promesse de support et de customisation régulière. Il inclue régulièrement des innovations (comme la possibilité de dicter à l’oral le compte rendu d’entretien sur le logiciel par exemple).

Cet acteur mesure ainsi les avantages et les inconvénients de la situation :

• mastodonte : robuste et sûr mais problème de suivi et de souplesse avec un grille tarifaire peu évolutive
• petit acteur : hyper souplesse et propositions de changement mais difficile d’avoir toutes ses données chez un acteur qui est aussi petit malgré les prix attractifs

Il existe probablement une voie médiane selon les besoins des structures et les questions posées initialement.

Dans l’étude sur Ongig et les parts de marché des ATS, on voit ainsi que les grandes entreprises privilégient les grands acteurs même si de plus en plus d’ATS leur taillent des croupières avec de nouveaux modèles économiques (API ouverts…).

Voici les parts de marché pour les entreprises qui recrutent plus de 1000 personnes.

Pour les ATS pour start-ups, selon Ongig, les 4 acteurs privilégiés sont ainsi : Jobvite, Greenhouse, SmartRecruiters et Lever.

Des voies parallèles

Google Hire va certainement attaquer le marché avec notamment l’intégration de Google For Jobs mais à l’heure actuelle, il est difficile de se faire vraiment une idée de la situation. Par contre, de plus en plus de CRM intègrent une dimension recrutement dans leur outil et c’est notamment le cas de Salesforce.

Je connais ainsi un grand groupe de recrutement qui va réaliser l’intégration CRM et recrutement avec Salesforce… ça n’est que le début.

Conclusion : choisir un ATS devient compliqué mais les options proposées deviennent de plus en plus intéressantes

Le marché des ATS est en pleine ébullition. Le coût à l’entrée pour créer un ATS est devenu tellement bas que tout le monde se lance pour créer un ATS en se disant que le marché n’est pas mûr sur un marché avec seulement 27% d’adoption.

En France, il y a des dizaines d’acteurs et le marché est loin d’être mature. Le principal concurrent des ATS reste la feuille Excel. Mais aux prix proposés, de plus en plus d’acteurs vont utiliser des ATS en mode SAAS pour 20 euros/mois.

Dans cette jungle des ATS, les entreprises ont souvent du mal à s’y retrouver. Les prix ont clairement baissé avec notamment des durées de contrat plus courtes et des frais d’installation réduits. Les prix aussi reflètent un mélange entre différents modèles économiques avec des ATS totalement gratuits, des freemium ou des modèles plutôt chers.

Pour choisir son ATS, il y a donc des questions importantes à se poser. Pour faire quoi avec qui et comment ?

Si je cherche la sécurité avant tout et l’absence de risque, un gros acteur me conviendra. SI je cherche souplesse et réactivité, un plus petit acteur pourra faire l’affaire. Si je veux un prix attactif sans avoir besoin d’une suite RH complète, je peux taper dans les nouveaux acteurs dédiés (américains ou français).

On en est simplement au début de changements profonds dans un marché qui attire toujours plus d’acteurs.

Et vous quel ATS avez-vous choisi ? Vous êtes encore sur une feuille Excel ?

Sinon pour faire progresser vos recruteurs, rejoignez la formation certifiante de recruteurs, LEDR Pro et ils sauront comment mieux utiliser votre ATS 🙂