La solution pour répondre à tous les candidats

À quoi bon parler de marque employeur si on n’est pas capable de répondre aux candidatures des annonces que l’on poste soi-même ? S’il y a bien quelque chose qui est totalement incompréhensible par les personnes hors du recrutement c’est cette incroyable capacité à ne pas répondre aux candidatures. C’est presque un art, un super-pouvoir étonnant.

Et le plus marrant c’est que beaucoup de gens l’ont intériorisé comme une fatalité, voire une normalité. Un aveu d’échec de médiocrité.

Or, dans une société où la douleur du chômage pousse certaines personnes à l’irreparable, où les débats tournent en permanence autour de cette question et où on a honte d’être un chercheur d’emploi , cette légèreté frise l’indécence. La tâche est immense, Laurent vous l’a très justement raconté, mais nous ne pouvons collectivement pas baisser les bras. Surtout après avoir lancé un événement qui s’appelle Le réveil du recrutement…

La mauvaise foi

Avant même de chercher à répondre à toutes les candidature il faut se demander si le problème n’est pas en amont. Par exemple, les annonces sont quand même très souvent mal écrites. Floues, mal copiées collées, identiques entre un concurrent A et un concurrent B.

C’est ce qui pousse certains candidats à ne plus les lire et à postuler totalement au hasard. Et même pour ceux qui sont de bonne volonté… comment faire une lettre de motivation intéressante en s’appuyant sur la description de l’entreprise sans queue ni tête donnée par l’annonce ? Prenons au hasard la première annonce qui vient sur Monster. Voici le début (j’ai changé le nom de l’employeur) :

« La raison d’être de XYZ est de renforcer la confiance au sein de la société et d’apporter des solutions aux enjeux stratégiques de ses clients. XYZ développe en France et dans les pays francophones d’Afrique des missions d’audit, d’expertise comptable et de conseil (stratégie, management, transactions, juridique & fiscal) créatrices de valeur pour ses clients, privilégiant des approches sectorielles. 
Plus de 223 000 personnes dans 157 pays à travers le réseau XYZ partagent idées, expertises et perspectives innovantes au bénéfice de la qualité de service pour leurs clients et partenaires. 
En France, XYZ compte 4500 collaborateurs répartis sur 25 bureaux. « 

Une fois qu’on vous a dit que XYZ est une entreprise qui renforce la confiance au sein de la société et qui apporte des solutions aux enjeux stratégiques de ses clients en déployant des missions d’audit, que voulez-vous répondre ? Une fois qu’on vous a donné le nombre de personnes qui y travaillent, que voulez-vous dire ? « J’ai toujours eu envie de travailler chez XYZ car j’adore le chiffre de 4500 et j’aimerais être 4501ème une fois dans ma vie » ?

Au final, s’il n’y a pas de matière dans l’annonce on ne peut pas reprocher aux candidats de ne pas avoir de matière dans les lettres de motivation ou de pertinence dans leurs démarche.

Autre problème en amont : vous mettez des annonces parce qu’il faut en mettre mais vous n’y croyez pas vous-même. Et les recruteurs dans ce cas sont plus nombreux qu’on le croit. Ils subissent une pression d’un manager, d’un process ou de leur habitude. Alors même qu’ils sont convaincus que la meilleure décision serait d’arrêter les annonces. Si vous êtes dans ce cas j’ai une mauvaise nouvelle : aucune solution ne viendra vous sauver. Ce n’est qu’une question politique et non plus une question technique.

Enfin, il se peut que vous ne vouliez pas accorder de temps à la gestion des candidatures. Ce qui veut dire que vous voulez le beurre (recevoir des candidatures) et l’argent du beurre (ne répondre qu’à quelques unes). Par exemple si le recrutement n’est pas votre seule activité. Si vous êtes dans ce cas, rien ne sert de chercher une solution : vous avez déjà le beurre et son argent.

Limiter le nombre de CV reçus

Si on fait le parallèle entre le recrutement et n’importe quelle autre activité économique, la solution la plus naturelle est d’instaurer une limite au nombre de candidatures possibles. En effet, Amazon arrête de proposer sur son site les livres en rupture de stock, un bon restaurateur raye de sa carte les plats qu’il n’a plus en stock, la SNCF ne vend plus de billets une fois que le train est surrempli.

D’ailleurs à force de demander pourquoi personne ne le faisait, on a fini par me répondre que c’était le cas. Et c’est le cas y compris chez un des plus grands employeurs de France en termes de volume. Le nombre de candidatures est limité à 30. On ferme l’annonce dès que ce chiffre est atteint. On traite les candidatures. Et ensuite on ouvre à nouveau l’annonce si on n’a pas pourvu le poste.

La première intuition face à cette pratique c’est la peur de manquer. La peur de manquer est un mécanisme psychologique très puissant que le marketing utilise souvent pour nous manipuler. Et là elle vous souffle quoi cette peur ? «Oui mais si je mets un seuil de candidatures, je risque de passer à côté du bon candidat».

Pourtant, il faut une sacrée confiance en soi (voire un poil d’arrogance) pour le penser vraiment. En effet, quelqu’un qui reçoit 500 CV passe déjà à côté de bons candidats. Parce qu’il est impossible de savoir avec certitude si un candidat est bon uniquement avec son CV. Encore moins en y passant moins de 10 secondes.

Ensuite parce que ça veut dire que vous croyez en votre infaillibilité à lire 500 CV. Pas de coup de fatigue, pas d’erreur de tri, pas de lecture trop rapide. Je ne sais pas combien d’êtres humains sont capables de maintenir un sans faute sur plus de 100 CV. C’est une performance sportive.

Sans compter la méconnaissance statistique qu’induit ce raisonnement. C’est comme les gens qui veulent faire barrage à un parti politique arrivé en tête des élections régionales en appelant les 50% d’abstentionnistes à voter. Alors que les abstentionnistes votent globalement comme les autres. Il en va de même ici : si vous aviez 50 bons candidats avec 500 CV vous en aurez globalement 5 avec 50 CV. Et le but ce n’est jamais de multiplier les bons CV.

D’ailleurs il faut bien fermer l’annonce à un moment. Pourquoi se fixer un seuil temporel et pas un seuil volumique ?Sans compter que ça vous permettra de passer plus de temps par candidature et potentiellement de fournir un travail moins bâclé. Il n’est pas impossible que vous découvriez que des candidats dont vous auriez jeté le CV vous fassent changer d’avis au téléphone. Se concentrer uniquement sur le CV (ce qui est forcément le cas si vous avez trop de candidatures) est une forte incitation au clonage de profils.

Bref. À force d’avoir les yeux plus gros que le ventre on finit par faire une indigestion.

Le miracle de la segmentation

Une fois qu’on a limité le nombre de candidatures on a quand même des enjeux de volume. Il n’est pas question de répondre individuellement à chaque candidature. C’est là qu’intervient le miracle de la segmentation.

En segmentant on est capable de s’adresser à une foule comme si on s’adressait à une seule personne. C’est un concept vieux comme le marketing. L’idée c’est de séparer l’audience en plusieurs grandes catégories. Par exemple, actuellement j’envoie toutes les heures (automatiquement) un email à toutes les personnes qui se sont abonnées au programme Une Saveur de recrutement par jour dans l’heure précédente.

C’est un email dont le sujet est « Est-ce que tout se passe bien ? ».

Vu que je m’adresse à un segment très particulier (les gens qui se sont abonnés au cours de la dernière heure), je peux leur écrire de manière particulière. L’email répond aux questions que se pose le plus souvent un nouvel arrivant. Je l’ai d’ailleurs affiné avec les premières réponses et réactions.

Lorsque j’ai lancé le premier programme, je me suis plaint de ne pas avoir le temps de traiter tous les emails qu’on m’envoyait pendant la période de lancement (quand il y avait 2000 personnes en même temps qui suivaient le programme). Je répétais d’ailleurs que c’était fou que 80% des demandes soient identiques : « je ne trouve pas l’email de bienvenue ».

Puis, un jour, au lieu de me plaindre j’ai mis en place cet email qui explique comment retrouver l’email de bienvenue. Et le nombre d’emails a immédiatement été divisé par 4 ! Quasiment plus aucun email pour me demander comment retrouver l’email de bienvenue. C’est la preuve que des fois on se plaint un peu trop facilement du volume de ce que l’on reçoit alors que le problème vient de nous.

C’est la puissance d’une bonne segmentation : vous connaissez les problèmes de votre segment, ce qu’il attend de vous et comment lui parler. Peu importe que vous envoyiez le même mail à tout le segment : il répond aux enjeux individuels. D’ailleurs, il y a même des gens ne se rendent pas compte que c’est un message automatique avant que je leur dise.

Dans le même ordre d’idée on peut donc segmenter les candidatures reçues par catégories. Car, en fait, ce sont grosso modo toujours les mêmes choses. Il suffit donc de rédiger un email pour chaque catégorie de refus et de l’envoyer par lot aux personnes concernées.

La magie de la sincérité

L’autre arme que vous pouvez utiliser c’est la sincérité. Au final, les gens sont compréhensifs si on reconnaît sa vulnérabilité. Plutôt que de vous cacher derrière une langue obscure, écrire l’email d’accusé de réception de candidature de manière franche est déjà une grande avancée.

L’email dont vous a parlé Laurent est vraiment extraordinaire à cet égard. Pour que tout le monde puisse le voir, je vous le traduis ci-dessous :

Hourra ! Nous avons reçu votre candidature. Enfin, on pense que c’est la vôtre. Il est possible que quelqu’un qui vous tienne particulièrement en estime soit en train de faire circuler votre CV en se faisant passer pour vous. est la transmission autour de votre CV tout en faisant semblant d’être vous. Serait-ce vraiment une mauvaise nouvelle ?

En tout cas, ceci est un email automatique, envoyé par un bête robot, pour vous faire savoir que nous sommes absolument ravis que vous vouliez travailler chez Fog Creek Software. Nous en sommes très honorés.

Même s’il s’agit d’un email automatique, ce n’est pas le blabla habituel…n’arrêtez pas tout de suite de lire !

Tout d’abord – à quoi s’attendre ? Bonne question ! Il faut environ une semaine ou deux (voire trois ou quatre en période de pointe) avant que quelqu’un puisse avoir le temps d’examiner votre candidatuere. Nous sommes une petite entreprise, et pour être honnête, parfois on préfère déjeuner au lieu d’examiner les CV. Mais nous vous assurons qu’un être humain en chair et en os examinera soigneusement votre candidature. Après avoir bu beaucoup de café , bien dormi et fait du sport. En aucun cas nous rejetterons votre candidatures parce que vous manquez de dix ans d’expérience dans une technologie qui a été inventé seulement l’année dernière.

Ensuite – oui, vous aurez un retour de notre part. Notre politique est de répondre à toutes les candidatures, même si nous devons vous envoyer un désagréable « casse-toi, tu pues ». Nous disons toujours aux gens quand nous les rejetons pour des raisons olfactives.

Attention, cette partie est vraiment importante: assurez-vous S’IL VOUS PLAÎT S’IL VOUS PLAÎT S’IL VOUS PLAÎT que lorsque vous nous répondez, vous répondez à cet e-mail (ou au moins conservez l’objet avec l’ID). Nous gardons une trace de toutes ces choses dans FogBugz et l’ID que vous avez dans l’objet du mail est la seule chose qui nous empêche devenir fous

Pour finir – il y a probablement quelques informations supplémentaires dont nous avons besoin pour examiner votre demande:

(1) Où vous vous trouvez dans le monde

(2) Un numéro de téléphone où on peut vous joindre

(3) Si vous êtes un étudiant ou un diplômé récent, nous fournir votre diplôme permettra d’améliorer considérablement vos chances.

(4) Comment avez-vous entendu parler du poste qui vous intéresse?

(5) Pour les demandeurs résidant aux États-Unis: avez-vous ou non le droit permanent, illimité et légal de travailler aux États-Unis ?

(6) Pour les demandeurs résidant à l’extérieur des États-Unis: est-ce que votre journée de travail chevauche l’après-midi de New York (17h00 – 22h00 GMT) ?

(7) Date d’obtention du diplôme (pour les demandes de stage)

Si vous avez oublié de nous dire une de ces choses, il suffit de cliquer sur «répondre» et de nous le faire savoir maintenant.

OK, pour un bot automatisé, je suis assez bavard, n’est-ce pas? Je vais me taire maintenant et je vous assure que je suis impatient de suivre avec zèle un recruteur, d’interrompre son déjeuner et de lui faire examiner votre demande.

— Le Robot de Recrutement chez Fog Creek Software
Emplois@fogcreek.com

P.S. Si, pour une raison quelconque, vous n’êtes pas en train de candidater, ou si vous venez d’écrire une question sur Fog Creek, je m’excuse, car je suis un stupide robot de recrutement, construit sans beaucoup de capacités intellectuelles. Je vous assure néanmoins qu’un vrai humain va regarder votre e-mail et y répondre de manière appropriée.

Il y a trois points fondamentaux à retenir dans cet email : l’émotion, la différence et la transparence. Rappelez-vous de ce que nous disions sur la communication de la SNCF. Ce qui nous chiffonne c’est qu’elle manque d’émotion, qu’elle répète toujours les mêmes choses et qu’elle est tout sauf transparente.

Grâce à l’humour, cet email semble plus humain que 90% des emails envoyés par des humains. Et grâce à la transparence l’email permet d’anticiper les questions, de répondre aux peurs (qu’un humain ne voit jamais ma candidature) et de rassurer le destinataire. Tout ce que le silence ne saurait faire.

Attention cependant : ceci n’est pas une réponse. On fait souvent la confusion. Ceci est un accusé de candidature. Mais c’est un accusé de candidature extrêmement bien écrit.

Conclusion

Et si on acceptait uniquement le volume de candidatures que l’on est capable de traiter ? Comme dans tous les autres secteurs économiques d’ailleurs. Il y a des services clients qui gèrent bien plus de sollicitations par jour.

Mais même les hotlines des opérateurs téléphoniques savent vous mettre en file d’attente quand leur capacité de réponse est dépassée.

Pour ceux et celles que le sujet de la segmentation intéresse, je vous invite à regarder Mailchimp pour l’envoi de campagnes email, Mixmax pour créer des séquences emails et aText (sous Mac) pour avoir des textes préenregistrés dans l’ordinateur que vous pouvez faire apparaître en tapant un code.

D’ici là bon courage et à lundi pour ceux et celles qui suivent nos cours sur LEDR Pro.