Pourquoi faire du reporting en tant que recruteur ?

Quand j’ai débuté le sourcing, je détestais le reporting pour différentes raisons :

1. je n’aimais pas les chiffres,
2. j’avais l’impression que c’était un moyen pour mes managers de surveiller tout ce que je faisais, et de me demander de contacter toujours plus de monde,
3. j’avais l’impression de me surveiller moi-même dans toutes mes actions et de me mettre la pression: est-ce que j’ai contacté assez de personnes par rapport à ce qu’on me demande de faire ? 

J’ai donc commencé à faire du reporting parce qu’on me le demandait puis je me suis prise au jeu en traçant ce que je faisais afin de pouvoir mesurer au mieux les impacts.

Une fois que je me suis lancée, j’ai eu envie de tout mesurer parce que j’ai pris conscience que ça me permettait de m’améliorer et d’augmenter le taux de retour à mes messages.

On m’a même dit que je mesurais trop de choses, un comble pour moi, sachant mon historique avec les chiffres et le reporting.

Pourquoi est-ce que je fais du reporting ?

Tout simplement parce que quand je source, je peux vite partir dans tous les sens. J’ouvre un profil sur Linkedin, puis un autre, puis encore un autre. Je fais une pause, je bois un déca, et paf une nouvelle idée.

Alors j’ouvre une nouvelle fenêtre parce que j’ai déjà 30 onglets Linkedin ouvert sur la première. Je lance une recherche booléenne en pensant avoir l’idée du siècle (bon ça ne marche pas à tous les coups, je l’avoue). 

Puis j’ai une autre idée, comme aller sourcer sur Twitter et/ou Facebook par exemple … J’ouvre encore pleins d’onglets.

Bref, vous l’avez compris, je peux vite me retrouver avec quatre fenêtres ouvertes et des tonnes d’onglets en cours. 

Il fallait que je trouve un moyen de tracer tout ça et de justifier comment j’utilisais mon temps car vous avez déjà dû entendre ça à propos d’un sourceur ou d’un recruteur « il passe la journée à discuter et se balader sur les réseaux sociaux » en sous-entendant qu’il ne fait rien.

De plus, on écoutait rarement ce que j’avais à dire sur la façon de sourcer ou de contacter des profils car je débutais dans le métier. Je devais juste faire ce qu’on me disait. Alors même que mes managers n’étaient pas recruteurs.

J’ai donc fait beaucoup de reporting et d’A/B testing pour étoffer mon discours et m’en servir comme un vrai allié dans mon quotidien. C’est à ce moment là qu’il s’est avéré être mon meilleur ami car j’avais enfin quelque chose pour appuyer mes dires !

Qu’est-ce que le reporting m’apporte concrètement ?

• il me force à prendre du recul sur ma façon de chercher des profils

Le fait d’avoir fait des reporting plus ou moins fournis et de les analyser m’a permis de voir ce que je faisais déjà et de réfléchir à d’autres moyens de sourcer des candidats.

Il est facile de sourcer toujours au même endroit et donc d’oublier qu’on peut aussi chercher ailleurs.

Tous les recruteurs cherchent leurs futurs candidats grâce aux mêmes outils ou sites.

Lorsqu’on peut analyser ses résultats, la prise de recul est bien plus facile. On a plus facilement l’idée d’aller tester de nouveaux canaux de contacts, et de tenter de nouvelles choses ou de nouvelles approches et d’en comparer les résultats. 

• il me permet de mesurer l’impact de chacune de mes actions

Quand vous comptabilisez le nombre d’envoi de message en fonction du canal d’envoi par exemple, cela vous permet de comprendre quel est le meilleur moyen pour atteindre votre cible.

Si vous ne notez pas ces chiffres, vous ne pouvez pas vraiment savoir quel est le canal qui marche le mieux. Il faut pouvoir s’appuyer sur la réalité (les chiffres) et non sur une intuition que vous avez.

Quand vous passez vos journées à recruter, vous contactez beaucoup de monde par différents moyens et il est souvent difficile d’arriver à savoir ce qui marche le mieux car vous avez forcément des réponses par tous les canaux.

Si vous récoltez ces chiffres, vous pouvez alors calculer concrètement vos taux de réponses, et orienter votre stratégie.

Vous pouvez retranscrire ça à tout ce que vous faites lorsque vous faites du sourcing. Il faut toujours chercher à mesurer l’impact d’une action.

• il me permet de m’améliorer

Un de mes objectifs quotidien est de m’améliorer de jour en jour. Un des moyens que j’ai trouvé pour m’améliorer a été de faire attention à l’évolution du taux de réponses à messages et au taux de transformation des futurs candidats en véritable « candidat ». Pour cela, j’en reviens encore à l’importance de mesurer ce que l’on fait grâce à un reporting.

J’ai réussi à m’améliorer en testant différents types de messages et en analysant le canal par le lequel j’avais le plus de retour

Exemple :

Il y a un moment où je contactais mes candidats que par email car j’avais entendu qu’ils n’aimaient pas être contactés par Linkedin. Puis je me suis dit, il faudrait que je vérifie ça.

J’ai donc testé pendant un mois d’envoyer le même type et nombre de message sur Linkedin et par email. À ma grande surprise, j’avais obtenu bien plus de réponses sur Linkedin que par email. Je me suis donc dit qu’il fallait que j’utilise plus souvent Linkedin. De là, j’ai réussi à faire plusieurs recrutement en un mois en utilisant Linkedin.

• il me permet de remettre en question ce qu’on me dit de faire

Quand vous expliquez par les chiffres que quelque chose marche ou ne marche pas, vous êtes d’un coup bien plus pertinent face aux remarques sur votre manière de travailler.

Exemple :

On m’avait dit d’essayer d’appeler mes futurs candidats sur leur téléphone, de les appeler plusieurs fois (dans une même journée) jusqu’à obtenir une réponse. Et il fallait aussi que je laisse des messages à chaque fois. Je n’étais pas du tout à l’aise avec ce fonctionnement car c’était pour moi du harcèlement. De plus, lorsque quelqu’un finissait par me répondre, cette personne était hyper énervée contre moi (logique, elle répondait juste pour me dire que je l’agaçais à l’appeler autant !).

On me justifiait cette méthode par « je te paye pour que tu les déranges et qu’ils te parlent » alors qu’on voyait bien que personne ne répondait à mes appels. En effet, le taux de réponse aux appels était assez faible (c’est dommage je n’ai pas gardé les chiffres). J’avais beau dire « les appels, ça ne fonctionne pas » on me disait d’appeler encore plus …

Je l’ai fait pendant quelques mois jusqu’à que je me dise que j’étais en train de tuer mon image à harceler de futurs candidats.

Je suis donc passée aux emails et aux messages Linkedin. Et d’un coup, j’ai réussi à parler à bien plus de monde. Le fait de commencer par un message écrit, en expliquant pourquoi on veut leur parler et en proposant plusieurs créneaux pour se téléphoner par la suite a super bien marché !

En effet, comme toutes personnes, les personnes travaillaient donc ne pouvaient pas me répondre en journée. De plus, parler à un recruteur, par surprise ne permet pas à la personne d’être à l’aise et d’avoir réfléchi à son discours. Ce n’était donc pas la bonne solution.

Grâce au reporting, je pouvais prouver par les chiffres que le taux de réponse était plus élevé en contactant les gens par écrit puis en les appelant plutôt qu’en les appelant directement.  

• il me permet de comprendre les comportements des personnes que je cible

Faire du reporting vous aide à analyser votre marché et à en comprendre le fonctionnement. Cette analyse a l’intérêt de vous faire faire une sorte d’étude de marché ou plutôt du comportement de votre cible. Vous comprenez alors mieux votre cible et vous pouvez adapter votre discours. Lorsque vous contactez vos futurs candidats par le bon canal ou avec les bons mots, vous êtes plus intéressant ce qui augmente votre taux de retour.

Lorsque vous analysez le comportement des gens de votre marché via un reporting, vous faites le même travail que les gens en marketing. Avant de lancer une campagne de publicité par exemple, on fait toujours une étude de marché afin de comprendre qui on vise et d’adapter le discours en fonction de ça.

En tant que recruteur, nous devons faire la même chose. Nous devons adapter notre façon d’approcher les gens à la fois en fonction du marché et à la fois au type de personne que l’on veut attirer.

C’est pour cela, que c’est fascinant de faire du reporting car il vous permet de comprendre le profil que vous cherchez et de vous adaptez au fur et à mesure.

On a parfois l’impression de perdre du temps en faisant du reporting car il faut tout noter et réfléchir à comment analyser les choses alors que cette phase de réflexion est un élément indispensable pour réussir son sourcing. L’analyse de votre cible fait partie intégrante du métier. Il est d’ailleurs judicieux de se rapprocher de la personne pour avoir des informations sur comment s’y prendre.

• il me donne des clés pour mes futures recherches 

Je fais peu confiance à ma mémoire pour me souvenir de ce qui avait vraiment le mieux marché dans une recherche d’il y a plusieurs mois.  Le reporting permet d’en garder une trace et de m’y référer quand je serais confrontées aux mêmes types de problématiques.

C’est pourquoi l’analyse de vos actions ou de l’intérêt d’une recherche par rapport à une autre peut-être un véritable gain de temps.

• il me permet d’être plus pertinente face à mes clients externes

Le reporting est aussi un moyen de mieux expliquer à vos clients les points qui font que le sourcing marche facilement ou bien les points qui vous bloquent. Et surtout de pouvoir y remédier rapidement.

Que ce soit face à vos managers ou face à vos clients : si vous avez des chiffres pour appuyer ce que vous dites, vous avez beaucoup plus de poids dans les discussions.

Qu’est-ce que j’analyse ?

Les chiffres à proprement parler :

• • combien de personnes j’ai sourcées pour un poste donné,
  • à combien de personnes j’ai pu parler,
  • combien de relances j’ai faites avant d’obtenir une réponse,

• • le taux de réponse aux messages,

• • le nombre de calls passés,

• • le nombre de candidats présentés au client,

• le nombre de propositions d’embauche faite par mes clients à mes candidats.
• les différents chiffres nécessaires pour tester de nouvelles manières de faire (A/B testing)

Les actions que j’ai menées :

• la source d’où provient un candidat,
• le canal de contact,
• les différents types de messages testés,
• le canal de réponse,
• les raisons des refus d’aller plus loin dans un processus.

L’A/B testing :

Tout dépend de ce que je vais chercher à analyser bien sûr. Je m’efforce de faire les tests un à un car pour vraiment être sur de mon analyse, il ne faut pas que je change plus d’une chose à la fois. Si je change plusieurs facteurs, je ne peux plus analyser ce qui a fait que mes résultats sont meilleurs ou non.

Comment ?

• Un doc excel ou un Google Docs

Pour faire le suivi de mes actions pour chaque poste. J’y note les personnes que j’ai contacté pour le poste et les actions que je mène

• Un papier et un stylo

Pour ce qui va être du nombre de contacts et de réponses, je le note sur une feuille. C’est une feuille (assez moche je vous l’accorde et qui ressemble vite plus à rien) mais qui me permet en un coup d’oeil de voir ou j’en suis : en terme d’action menées et de retour obtenus.

Je fais une feuille par semaine et parfois, je n’ai pas le courage de la changer alors elle dure plus longtemps : l’important est de noter de quand à quand date cette feuille.

• Un outil de tracking d’emails

Pour le moment, le reporting le plus précis que je fais est celui via les emails car j’utilise un outil de tracking d’email qui me permet d’analyser automatiquement les taux d’ouvertures et de réponses en fonction du message que j’ai envoyé.

Je me crée différents types de messages pour un même poste et je vois celui qui marche le mieux. Je peux ensuite réorienter mes messages suivants en fonction des meilleurs taux de réponses.

• À faire … : analyse précise des messages sur Linkedin

Pour Linkedin, j’utilise très peu les inmails, et il devient compliqué d’analyser à la main le taux de retour à un message en fonction du type de message. J’ai donc pour le moment laissé tomber l’analyse poussé sur Linkedin mais il faut que je m’y remette car ce serait super intéressant.

Je me contente d’analyser le taux de retour en fonction de chaque poste.

Mon rêve pour un reporting au top ?

Ce serait d’arriver à automatiser ce reporting. Trouver un moyen d’enregistrer automatiquement toutes mes actions (Linkedin, email, SMS, etc) en fonction du type de message envoyé.

J’aimerais aussi que cet outil puisse analyser (encore automatiquement) les taux de retours en fonction des canaux de contacts et du type de message envoyé.

Le must serait que si j’obtiens une réponse via un de ces canaux les relances automatiques via les autres canaux se stoppent d’elles-mêmes.

Avant, j’avais un ATS qui permettait de sortir quelques chiffres (bon c’était pas génial) mais mieux que rien.

Aujourd’hui, je n’ai plus d’ATS/CRM et je fais donc tout à la main, ce qui prend un temps fou.

Le plus intéressant dans le reporting n’est pas de tracer tout ce que l’on fait mais de pouvoir analyser les résultats de ce reporting au mieux !

Et vous, quelles sont vos techniques de reporting ? Avez un reporting personnalisé ou commun à tous les recruteurs de votre entreprise ? Utilisez-vous des outils en particulier ?

On peut en discuter quand vous voulez sur Linkedin ou sur Recruiter’s Kitchen. (http://slackrecrutement.pagedemo.co/)