Comment mesurer la performance des recruteurs ?

C’est un sujet qui secoue le petit monde du recrutement et des recruteurs depuis déjà longtemps. Comment mesure-t-on la performance des recruteurs ? Cette marotte est évidemment importante et j’en avais parlé quand j’avais fait le calcul pour savoir combien de jobs un recruteur pouvait gérer en même temps.

Pourtant mesurer les KPIs (Key Peformance Indicators ou indicateurs clés de performance) pour un professionnel du recrutement n’est pas aussi évident qu’il n’y parait. On va souvent confondre les KPIs vraiment utiles de ceux qui sont du simple maquillage. L’activité n’est pas le recrutement ! Plus globalement, la meilleure combinaison sera celle de critères qualitatifs et quantitatifs analysés dans un contexte précis.

Voici donc une liste exhaustive des indicateurs de performance pour tous recruteurs ainsi qu’ un petit outil que j’ai créé pour calculer sa propre activité librement inspiré d’un outil créé par Glen Cathey.

Quels KPIs pour un recruteur ou l’inutilité de la plupart des critères de mesure actuels

En 2007, j’ai commencé ma carrière en tant que recruteur à Londres. À l’époque, les KPIs que l’on mesurait étaient évidents :

nombre d’appels faits par jour
nombre de CV envoyés
nombre d’entretiens
nombre d’offres
nombre d’embauches

Mon objectif journalier était de faire 50 appels/jour, c’était le critère le plus important. Il y avait un compteur sur chaque téléphone individuel et comme un call center, nous avions notre activité mesurée régulièrement.

Je détestais ce KPI car il n’avait aucun sens pour moi… beaucoup de mes collègues faisaient des appels simplement pour remplir leur tableau d’activité et non pas pour trouver des candidats. J’ai résisté quelques mois mais j’avais droit à des recadrages serrés en individuels et au bout de 6 mois, j’ai décidé d’adopter la même stratégie que mes collègues : appeler des personnes dont on savait qu’elles étaient systématiquement sur répondeur pour générer de l’activité.

Je me suis mis donc à jouer avec le système au lieu de lutter contre.

Mais quelle pauvreté ! Alors qu’une vingtaine d’appels me suffisait pour être performant, je devais me plier à une règle totalement infondée. De la même façon, le nombre de CVs envoyés n’avait pas de sens car j’en envoyais en moyenne 2 fois moins que ce qui était prévu mais mon taux de transformation était excellent. En gros, sur 10 CVs envoyés, je transformais 9 CVs en entretien.

Ces KPIs en volume pur n’étaient pas adaptés à ma façon de travailler. Si j’avais dû suivre ces KPIs, j’aurais dû être viré rapidement. Pourtant mes résultats étaient plutôt bons car je finissais avec des embauches.

Beaucoup de KPIs en cabinets de recrutement ou en ESN (SSII) sont aussi à côté de la plaque quand ils mesurent l’activité de façon aussi caricaturale.

Que mesurez-vous vraiment ? Quel sens à vos KPIs ? Uniquement du volume ou de la qualité ?

Les bons KPIs pour les recruteurs sont ceux qui vont permettre d’analyser les transitions entre les étapes et de comprendre où le bât blesse. Les KPIs de volumes seuls n’ont aucun intérêt mais doivent être croisés avec des KPIs de qualité (transformation d’un CV en entretien par exemple).

Les KPIs sont donc utiles pour comprendre où l’on doit s’améliorer en tant que recruteur mais sont vite limités quand ils sont mis au centre en permanence. Les KPIs fatiguent les équipes de recrutement et dissuadent sur la durée les meilleurs éléments de rester.

Quels sont donc les KPIs utiles pour mesurer la performance d’une équipe de recrutement ?

Quels KPIs utiliser pour mesurer sa performance en tant que recruteur ?

Les KPIs classiques qui ont du sens selon moi vont donc mélanger critères quantitatifs et critères qualitatifs. Un seul critère pris séparément ne voudra rien dire mais c’est l’ensemble qui aura du sens.

C’est une liste qui parait longue mais elle reflète le cycle entier du recrutement et toute la complexité induite.

Ces critères pourront être mesurés toutes les semaines ou bien tous les mois. C’est important d’avoir les 2 perspectives pour avoir une compréhension globale.

On va donc utiliser les KPIs suivants :

Nombre de personnes contactées
Taux de réponse sur ces personnes contactées (critère quali)
Nombre de personnes engagées (qui ont répondu)
Nombre de RDV de préqualification (critère quanti)
Conversion entre personnes engagées et préqualification (critère quali)
Nombre d’entretiens obtenus avec l’opérationnel/client (critère quanti)
Conversion entre les CVs envoyés au client/opérationnel et le nombre d’entretiens (critère quanti)
Nombre d’offre d’embauche
Nombre d’embauche
Conversion entre entretiens et offre
Conversion entre offre et embauche
Nombre de personnes qui partent pendant la période d’essai
Conversion entre personnes qui ont quitté l’entreprise en période d’essai et le nombre de personnes recrutées
Taux de satisfaction des opérationnels et du candidat quelques mois après

PS : le terme conversion veut simplement dire le rapport en pourcentage entre les 2 termes mentionnés.

Dans mon cas, j’étais plutôt fort sur les critères quali et moins fort sur les critères quanti mais mes résultats étaient bons.

Les conversions sont très utiles car on va par exemple identifier des lacunes ou des problèmes dans le workflow de recrutement.

Les critères de performance en détails

Nombre de personne contactées

C’est une mesure simple, combien de personnes le recruteur a contacté pour répondre au besoin. Il peut le faire avec une annonce (donc sélection de CV) ou bien en approchant directement les candidats. J’ai estimé qu’une bonne moyenne est de 40 personnes par jour.

Taux de réponse sur ces réponses contactées

C’est un critère typiquement quali. On va mesurer le taux de conversion entre le nombre de personnes contactées et le nombre de personnes qui ont répondu. En moyenne, sur du sourcing, ces taux sont souvent aux alentours de 25% (qui varient considérablement selon de nombreux critères).

Nombre de personnes engagées

Selon le nombre de personnes contactées et mon taux de réponse, je vais en déduire un nombre de personnes engagées qui se disent intéressées ou potentiellement intéressées. C’est un KPI intéressant pour notamment construire un vivier. Je rentrerai dans cette catégorie tout le travail dont Amélie parlait vendredi dernier sur l’importance de prendre des nouvelles des candidats.

Nombre de RDVs de préqualification ou d’entretiens

Une fois que ces personnes ont été engagées, est ce que j’ai réussi à les avoir en entretien téléphonique ou même en entretien tout court ? Il peut y avoir de la perte ici quand notamment le recruteur est moins fort pour convaincre et convertir son lead en lead chaud.

Conversion entre personnes engagées et personnes en entretien

On va mesurer ici très précisément la capacité du recruteur à convertir ses leads en leads chauds en leur proposant de se parler (au téléphone ou en face-à-face). Cette phase de pré qualification est indispensable dans le cycle du recrutement.

Nombre d’entretiens obtenus avec l’opérationnel (ou le client)

C’est un critère fondamental pour moi car il met en lumière votre relation avec le manager. Est ce que vos CVs se convertissent en entretien avec le manager ?

Conversion entre CVs envoyés à l’opérationnel et les entretiens obtenus

Si la conversion entre les CVs envoyés au manager et les entretiens est plutôt faible (inférieure à 50% par exemple), on peut se demander si vous avez passé assez de temps avec le manager pour avoir un brief précis ou bien si le manager n’a pas compris la réalité du marché.

Nombre d’offre d’embauche

Combien faites-vous d’offres d’embauche aux candidats en phase finale ? Le chiffre vous permet de voir le total des offres versus le total des embauches notamment.

Conversion entre l’offre d’embauche et l’embauche

Si la conversion entre l’offre et l’embauche est inférieure à 80%, on peut se dire que la partie négociation avec le candidat est très mal gérée et qu’il faut retravailler cette partie là avec le manager et/ou le recruteur dans sa façon d’aborder le sujet.

Nombre de personnes qui partent pendant la période d’essai

C’est un critère clé ! Si vous perdez des personnes pendant la période d’essai (sur décision du candidat ou de l’entreprise d’ailleurs), vous devez vous poser la question de la qualification du candidat. Que vous a-t-il manqué ?

Conversion entre personnes qui ont quitté l’entreprise en période d’essai et le nombre de personnes recrutées

Si votre taux de conversion est supérieur à 25% ici (soit une personne sur 4 quitte l’entreprise pendant la période d’essai), il faut essayer de comprendre les raisons. Est ce que l’intégration du candidat est bien faite ? Est ce que la qualification en amont a été bien réalisée ? Est ce que vous lui avez survendu le poste et du coup, il y a eu un décalage ? Est ce que le manager n’a pas fait son travail ?

Taux de satisfaction des opérationnels et du candidat quelques mois après

C’est un indicateur que je trouve hyper utile pour mesurer notamment la qualité des recrutements. Un simple questionnaire pourrait suffire mais l’idée est bien de mesurer si les nouveaux collaborateurs en poste ainsi que le manager sont contents du recrutement. Si ils ne le sont pas, quels sont les facteurs ? Cela permet aussi au recruteur d’affiner son travail sur le fit culturel voire même sur le fit avec un manager précis.

NDLR : les taux proposés en exemple le sont à titre d’illustration et ont été glanés au cours de mes conversations avec des recruteurs ainsi que des articles lus. Ils ne sont en aucun cas des taux qu’il faut prendre au pied de la lettre mais plutôt comme des indicateurs.

Un outil pour calculer la performance de vos recruteurs

Je me suis amusé en mettant en place sur Google doc ce petit outil qui reprend les différents critères mentionnés ci-dessous. Je me suis aussi appuyé sur l’outil construit par Glen Cathey ici.

Vous pouvez télécharger la version Excel pour vous aider à établir les bons critères de performance : Quelle activité hebdomadaire et mensuelle pour un recruteur ?

La performance va ici se mesurer sur :

le recruteur améliore ses critères quali avec de meilleurs taux de réponse
le recruteur améliore ses critères quanti avec un nombre de candidats sourcés plus important

Donc plus le nombre de CVs est important et plus la capacité à convertir ces CV, meilleur le recruteur sera.

Voici d’ailleurs un exemple de ce document que vous trouverez.

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