L’erreur que la plupart des recruteurs font en entretien

Je ne vais pas faire durer le suspense.

Cette erreur, c’est de ne pas structurer les entretiens.

C’est probablement ma plus grande découverte depuis mon arrivée à l’École du Recrutement. Celle qui m’a mis une claque intellectuelle.

J’ai réalisé qu’il existait une vraie méthode pour conduire un entretien de recrutement. Une méthode qui, lorsque j’ai commencé à l’apprendre, m’a paru tellement évidente que je me suis demandé comment j’avais pu l’ignorer pendant autant de temps.

Cette méthode, c’est celle de l’entretien structuré.

J’écris cet article pour transmettre au plus grand nombre cette découverte qui peut transformer vos recrutements.

Je l’avais vue, mais je n’avais pas compris

Cette méthode, je l’avais croisée dans une de mes lectures, sans comprendre son importance. Laszlo Bock, ancien DRH de Google, la mentionne dans son livre Work Rules (si vous ne l’avez pas déjà lu, Laurent vous en a fait un résumé ici).

Il la mentionne lorsqu’il liste l’efficacité de différentes techniques pour prévoir le succès d’une personne une fois qu’elle sera en poste.

Rien que dans ce passage, il nous montre déjà que l’entretien structuré est deux fois plus performant que l’entretien non structuré.

Je le redis. Deux fois plus performant. Cela veut dire qu’il est possible de réduire son turnover par deux en changeant ses méthodes d’entretien.

À l’époque, j’ai tourné la page et je suis passé à autre chose. Aujourd’hui, prenons le temps de comprendre ensemble ce qu’est une entretien structuré.

C’est quoi la différence de l’entretien structuré ?

La réponse est dans le nom de la méthode. La principale différence de cette méthode, c’est la structure. Qu’est-ce que cela veut dire ?

Cela veut dire que les questions posées en entretien sont standardisées. Elles ne varient pas d’un candidat à l’autre.

Ces questions cherchent à mesurer les mêmes critères pour tous les candidats, peu importe leur parcours. Pour définir les critères à évaluer, la méthode recommande d’identifier les incidents critiques du poste.

Les incidents critiques sont des situations où la personne en poste a été particulièrement efficaces (incident critique positif) ou inefficaces (incident critique négatif). Une fois qu’on a identifié plusieurs incidents, on peut en déduire des comportements associés à des compétences liées au poste.

Ce sont ces situations et ces comportements qui vont guider le choix des questions posées en entretien. Elles vont évaluer la capacité de la personne interviewée à gérer des situations liées à l’emploi qui lui est proposé.

Comment faire pour bien définir un critère et l’évaluer ?

Bien définir les critères sur lesquels on souhaite évaluer les candidats est une étape fondamentale dans la méthode de l’entretien structuré.

Pourquoi ? Parce qu’elle permet d’établir une base commune sur laquelle tous les candidats seront évalués.

Si vous avez les bons critères, dire oui ou non à un candidat devient évident. Parce que vous êtes en mesure de les évaluer réellement en entretien, plutôt que de vous fier à l’impression que vous avez.

Comment savoir si on a bien défini ses critères ? Un bon critère comporte 7 caractéristiques majeures :

• Pertinent : il est lié à un aspect significatif de l’emploi.
• Stable : il porte sur les connaissances, habiletés ou autres caractéristiques que le candidat doit posséder avant d’arriver en poste, ce qui élimine les compétences qui peuvent s’apprendre rapidement une fois en poste.
• Général : il n’est pas lié à un savoir qui ne peut s’acquérir qu’une fois embauché (le fonctionnement interne de l’entreprise, par exemple)
• Exhaustif : l’ensemble des critères combinés doit couvrir tous les aspects importants de l’emploi. Un profil complet pourra regrouper entre 6 et 15 critères
• Clair : il est défini clairement et sans équivoque. On peut en déduire des comportements qui pourront y correspondre.
• Indépendant : chaque critère est mutuellement exclusif avec les autres critères. Si deux critères mesurent le même élément, il faut les fusionner.
• Homogène : chaque critère, s’il contient plusieurs éléments, doit réunir des éléments qui appartiennent au même concept et qui influent fortement l’un sur l’autre lors de l’évaluation.

Une fois qu’on a bien déterminé ses critères, comment faire pour les évaluer lors de l’entretien ?

Pour y arriver, la méthode de l’entretien structuré utilise les questions comportementales et les questions situationelles.

Ces questions cherchent à comprendre comment le candidat se comporterait dans différentes situations. Ces situations sont tirées directement des critères que l’on a défini.

Par exemple, si un de nos critères est la persévérance, nous allons construire des questions qui demandent au candidat de nous parler de situations liées à cette compétence.

Les questions comportementales demandent au candidat de partager une de ses expériences passées en lien avec une des compétences à évaluer. Pour construire une question comportementale, commencez votre phrase par « Racontez-moi une fois où… ? ».

Par exemple, pour évaluer la capacité à travailler en équipe : Racontez-moi une fois où votre comportement a eu un aspect positif sur votre équipe.

Les questions situationelles demandent au candidat d’imaginer comment il réagirait à une situation hypothétique qui lui serait présentée. Pour construire une question situationnelle, commencez votre phrase par « Imaginez si…, que feriez-vous ? ».

Par exemple, pour évaluer la persévérance : Imaginez que vous travaillez sur un projet depuis plusieurs mois et que vous ayez récemment été informé d’un retard qui va vous affecter. Que faites-vous ?

En comprenant comment le candidat a pu traiter certains aspects de son futur emploi par le passé et comment il réagirait à de nouvelles problématiques vous permet de déterminer s’il possède bien les critères que vous avez déterminé pour votre besoin de recrutement.

Enfin, dans la méthode de l’entretien structuré, on privilégie l’usage d’une grille d’évaluation standardisée pour tous les candidats afin de s’assurer d’une base commune pour la prise de décision finale.

Pourquoi est-ce que ça fonctionne ?

La méthode de l’entretien structuré possède 5 grands avantages par rapport aux entretiens non structurés dans le cadre du recrutement :

Augmentation de la capacité à évaluer les compétences :
En se concentrant sur la définition des compétences à évaluer afin de construire des guides d’entretien, la méthode des entretiens structurés permet de s’assurer que l’on mesure les bons critères de recrutement lors des entretiens. À terme, cet effort permet d’augmenter la validité des évaluations faites lors des entretiens.

Réduction des erreurs liées aux évaluateurs :
Étant donné que la liste de questions à poser au candidat est fixée à l’avance, l’impact de la personne effectuant l’entretien sur sa conduite est fortement réduit. Cela évite l’introduction de biais inconscients dans la conduite de l’entretien et permet une évaluation plus fidèle de chaque candidat.

Réduction du risque lié à la discrimination illégale en entretien :
Les questions posées aux candidats étant toutes les mêmes, il est bien plus simple de démontrer que tous les candidats ont été évalués sur les mêmes critères. On élimine naturellement toute discrimination potentielle liées aux questions posées lors des entretiens.

Amélioration de l’expérience candidat :
La standardisation des questions mène, pour les candidats, à une évaluation plus équitable, qui est appréciée. Elle évite également au candidat de se questionner sur la validité de certaines questions posées en entretien, puisque celles-ci sont toutes liées directement au contenu du poste pour lequel il est reçu en entretien.

Accompagnement pour la prise de décision :
Puisque tous les candidats sont évalués sur une même base de questions et, idéalement, sur une grille d’évaluation commune, il est bien plus simple de comparer la performance de chacun des candidats lors de l’entretien. Grâce à ces comparaisons, il est possible pour le recruteur de baser sa prise de décision finale sur un ensemble d’informations cohérent.

Convaincu•e de l’utilité des entretiens structurés ? Voici un petit guide pour vous aider à commencer à les mettre en place 👇🏻

L’entretien structuré pour les nuls

L’École du Recrutement doit aussi parfois recruter, comme toute entreprise. Nous utilisons bien entendu les entretiens structurés, mais il peut arriver que l’un d’entre nous n’ait pas eu le temps de préparer son entretien.

C’est pour cela que Nicolas a créé un guide de panique. C’est une méthode infaillible pour construire un entretien semi-structuré (où une majorité des questions est pré-déterminée et quelques unes, plus libres) quand on n’a pas pris le temps de se préparer.

Je vous la partage aujourd’hui comme point de départ dans votre mise en place de la méthode des entretiens structurés. Comme un amuse-bouche avant le reste du repas.

• Ne panique pas
• Imagine 3-4 incidents critiques négatifs (c’est plus facile) du poste : qu’est ce qui a fait foirer des gens sur ce poste ?
• Prends ces 3-4 incidents. Ce sont désormais tes critères prioritaires. Convertis les en questions comportementales ou situationnelles. Il suffit de rajouter “Imagine que” (situationnelle) ou “Raconte-moi une fois où” (comportementale)
• Ecris deux questions par incident. Tu as donc 6-8 questions coeur
• Rajoute 2 questions d’intro et 2 de conclusion. Exemple :“Tu ferais quoi avec 10 millions”/”Tu as compris quoi de l’entretien précédent” |“Comment tu t’es senti pendant l’entretien ?” /“Veux-tu aborder un point que je n’ai pas abordé”.
• Tu as maintenant 10-12 questions. Envoie les à ton candidat 30-45 minutes avant l’entretien
• Reçois ton candidat, offre lui un verre d’eau, prends des notes, relance-le quand il faut, etc
• Fais un compte rendu immédiatement après sinon tu vas jamais le faire
• Envoie le à la personne suivante
• Tu vois ? Il n’y avait pas de raison de paniquer… et encore moins de faire un entretien au feeling

Envie d’aller plus loin ?

Vous êtes prêt à transformer vos techniques d’entretien ? Je vous propose 3 niveaux de difficulté pour aller plus loin :

Pour ceux qui veulent se lancer en douceur :
Un guide étape-par-étape écrit par Google, How to use structured interviewing

Pour ceux qui veulent comprendre en profondeur la méthode :
Le livre de référence écrit par des chercheurs québécois, L’entrevue structurée

Pour ceux qui veulent apprendre tout ce qu’il y a à apprendre sur la méthode :
Notre formation inter-entreprises de deux jours pour maîtriser les entretiens structurés de A à Z, la Masterclass entretien