Comment s'organiser en tant que sourceur ?

Le métier de sourceur est souvent réduit au fait de trouver un candidat. Mais ce n’est pas le cas.

Le métier de sourceur est bien plus riche, et l’un des éléments importants pour réussir et d’être organisé !

Un sourceur a pleins de choses différentes à faire et peut vite être dépassé par son manque d’organisation. Pour schématiser un peu notre métier, voici les différentes choses que nous sommes amenés à faire : sourcing, pré-qualifications téléphoniques, compte-rendu des pré-qualifications, communication/marque employeur, reporting, point avec les managers opérationnels, suivi de nos candidats, entretiens, …

Nous allons voir comment nous organiser un peu mieux pour ne pas être envahi par des éléments extérieurs et rester concentrés sur nos objectifs : trouver les bons candidats pour nos postes !

Se réserver des plages horaires spécifiques

En tant que sourceur, nous avons différents types de choses à faire. Si l’on ne s’organise pas, nos journées peuvent vite ressembler à ça :

- 15 min de sourcing,

- un appel candidat de 30 min,

- 10 min de sourcing,

- 5 min pour répondre à un email d’un candidat,

- un point avec un manager de 30 min,

et ainsi de suite.

On voit que nous n’avons pas d’activité continue, que l’on passe notre temps à passer d’une choses à une autre et l’on perd en concentration.

Quand on est coupés dans ce que l’on fait, on met toujours du temps à se remettre dedans et c’est à éviter en sourcing.

Pour ne pas se laisser déconcentrer, une bonne technique est de se bloquer des créneaux dans la semaine pour chaque type de tâche (et se forcer à les respecter) :

- sourcing plusieurs fois par semaine,

- appels candidats au même moment,

- réponses négatives,

- réponses aux candidats que l’on a chassé,

C’est ensuite à chacun d’entre nous de définir la durée des créneaux en fonction de notre capacité à être attentif sur une même tâche.

L’ouverture des onglets

Au lieu de traiter chaque onglet de candidats ouvert un par un de A à Z. Il est plus efficace de le faire à la chaîne :

- Ouvrir tous les onglets

- Trier toutes les personnes qui correspondent à votre besoin

- Ecrire un message à chaque personne

Puis ajouter toutes les personnes d’un coup dans l’ATS

On voit qu’il faut mieux répéter la même tâche plusieurs fois d’affilée sur chaque profil que traiter les profils un par un.

On gagne de précieuses secondes en le faisant..

Visualiser rapidement son pipe de candidats

Pour visualiser notre pipe facilement et rapidement, l’utilisation de Trello (https://trello.com/) peut être très utile !

Il suffit de se créer un Trello par poste et de faire des colonnes avec chaque étape du process de recrutement.

Puis d’y mettre nos candidats et de les déplacer au fur et à mesure.

Se fixer des objectifs à long terme

En sourcing, élaborer une stratégie reste un point essentiel.

On peut s’inspirer de la méthode Objective Key Results utilisée dans de plus en plus d’entreprises pour prendre du recul sur les choses à faire pour recruter tel profil.

Qu’est-ce que les OKR ?

C’est une méthode de management qui nécessite de fixer 4 grands objectifs pour l’année pour notre entreprise. Puis de les décliner dans chaque service, pour chaque personne, pour chaque trimestre.

Chaque personne doit se créer 4 Objectifs à atteindre par trimestre avec 3 Key Results. Ces Key Results sont des éléments factuels et chiffrés à mettre en place pour atteindre l’objectif fixé.

On a donc 3 Key Results par objectif.

On peut se l’adapter à soi-même, même si notre entreprise ne pratique pas les OKR.

Les avantages sont nombreux :

- savoir clairement où l’on veut aller sur ce trimestre,

- hiérarchiser nos objectifs,

- se fixer une feuille de route avec des étapes pour y arriver,

savoir où est-ce que l’on en est et pouvoir rapidement rétablir les choses.

On peut décider en tant de sourceur de ses fixer des objectifs tels que :

- recruter de nouvelles personnes,

- améliorer notre processus de recrutement,

- créer notre marque employeur,

- mettre en place les relations écoles,

etc.

Puis se définir des Key Results pour y parvenir, comme par exemple :

- construire un vivier de 300 personnes,

- faire “x” calls candidats,

- faire “x” entretiens,

- créer des scorecards,

sponsoriser ou organiser un meetup.

Cela nous permet d’avoir notre feuille de retour pour guider nos actions du quotidien par rapport à ses objectifs et Key Results sans oublier notre objectif global.

Pour les curieux, voici un slideshare qui récapitule très bien les OKR.

Organiser nos notes et notre veille

En recrutement et en sourcing, il est très important de ne pas se reposer sur nos acquis. Le métier se développe de plus en plus et il y a toujours de nouvelles astuces à découvrir.

On se doit de passer un certain temps à se renseigner sur le sourcing mais aussi sur les sujets en parallèle tels que la communication, la vente, la psychologie etc. pour essayer de réutiliser tout ça dans notre métier.

Pour pouvoir enregistrer et classer rapidement tous les articles qui nous ont paru intéressants, on peut utiliser Evernote

C’est une application web et mobile permettant, grâce à une extension Chrome, de sauvegarder toutes les pages internet dans des carnets que l’on a défini en amont.

Au bout d’un certain temps (assez rapide), l’extension repère même les sujets des articles et nous propose directement de l’enregistrer dans le bon carnet. C’est génial !

On peut donc ensuite consulter nos notes rapidement au moment venu.

On peut aussi y écrire des notes personnelles comme par exemple prendre des notes lors d’un événement ou autre tout en insérant des images etc.

Planifier des entretiens rapidement

On perd beaucoup de temps à prendre des rendez-vous, caler des entretiens avec les managers etc et ce n’est pas la partie la plus intéressante.

Il est judicieux d’automatiser la prise de rendez avec Calendly par exemple.

C’est outil permettant de définir des plages horaires de rendez-vous où l’on est disponible pour les candidats. Puis de leur envoyer le lien de notre agenda Calendly pour qu’ils choisissent eux-même le créneau qui leur convient. Cela peut éviter beaucoup d’aller-retours !

Se faire des templates d’emails

Un sourceur est amené à devoir parler du même poste à pleins de personnes différentes. Il n’y a pas d’intérêt à ré-écrire à chaque fois le même texte de zéro sur la présentation de l’entreprise et du poste.

C’est là que les templates entrent en scène !

Se faire un template de message d’approche (par exemple) avec la description de l’entreprise est très utile car ensuite on a juste à adapter une partie du template en fonction du profil de la personne à qui l’on écrit.

Grâce à cela, on gagne du temps que l’on peut réinvestir dans la recherche d’informations sur la personne que l’on contacte par exemple.

Ce type de template doit être fait pour toutes les situations qui reviennent souvent, par exemple :

- les différents types de relance,

- les retours négatifs,

- les prises de rendez-vous pour un call,

- les emails de proposition d’embauche,

Avoir ses templates à portée de main

1ère solution : NotePad

C’est bien beau d’avoir des templates, si on doit cliquer 50 000 fois avant de les retrouver, on ne les utilisera pas.

L’extension Google Chrome NotePad nous permet d’avoir un icône sur la barre des tâches.

On a juste à cliquer dessus ensuite pour y trouver tous nos templates.

2ème solution : Text Blaze

Cette extension nous permet de créer des raccourcis clavier nous permettant d’utiliser nos templates directement.

Un vrai gain de temps

Se faire des templates de préqualification et de prise de brief

Il est judicieux de se faire aussi des templates pour les pré-qualifications téléphoniques que l’on fait et pour les prises de besoin pour un poste par exemple.

Se faire des templates de qualifications avec les éléments qu’on souhaite vérifier pendant notre premier call permet d’avoir une base de discussion commune pour tous les candidats et de ne pas oublier des points importants.

Voici un exemple de template pour une préqualification :

Se faire des templates de prise de besoin pour être sûr de ne rien oublier et de faire le moins d’aller-retours avec les managers opérationnel est tout aussi pertinent.

Voici un exemple pour le recrutement d’un développeur :

Cette grille peut être utilisée à la fois si l’on recrute pour de l’interne mais aussi si l’on recrute pour un client.

Se créer des visuels sympas rapidement

En sourcing, on doit être débrouillards s’il l’on veut communiquer sur nos postes sur les réseaux sociaux. Malheureusement, nous n’avons pas toujours des personnes dans la communication pour nous épauler dans la création de visuels sympas.

Dans ce cas, on peut utiliser Canva pour créer nos propres campagnes de communication.

Ils ont même différents tutoriels rapides pour nous expliquer comment améliorer nos visuels !

On y retrouve aussi beaucoup de templates mis à disposition que l’on peut remanier à notre guise.

Programmer sa com’

Après avoir créé nos visuels, on doit prendre le temps de s’en servir.

On peut réfléchir dès le début à une campagne de communication et la programmer sur le temps que l’on souhaite sur les réseaux grâce à Hootsuite par exemple

Il ne faudra pas oublier d’aller checker les interactions que l’on a pu créer grâce à nos posts et répondre à tout le monde.

Et voilà quelques tips pour se lancer en tant que sourceur ou pour améliorer son efficacité !

Et vous, comment êtes vous organisés au quotidien ? Qu’est-ce qui vous sauve la vie au quotidien ?

Et sinon, pour en apprendre, rejoignez la 1ère formation en sourcing et recrutement certifiante avec les meilleurs contenus, des études de cas et des cas pratiques.