Comment répondre à une candidature ? Notre modèle de réponse positive et négative

S’il y a quelque chose que l’on doit faire en permanence lorsque l’on est recruteur, c’est faire des retours à ses candidats.

Et même s’il n’est pas aisé de répondre à tous les candidats (Nicolas vous avait déjà donné sa recette pour arriver à répondre à tous les candidats), cela reste quand même une tâche récurrente dans la vie d’un recruteur.

Et qui dit tâche récurrente, dit souvent monotonie et laissez-aller, non ? Quand avez-vous réfléchi, pour la dernière fois, à la qualité des retours que vous faisiez à vos candidats, quelle que soit l’étape de votre processus à laquelle ils se trouvent ?

Il y a quelques jours ? Quelques mois ? Quelques années 😱 ?

Pas de panique, je vous ai préparé un guide pratique pour construire des retours en or pour vos candidats !

Pas encore convaincu de l’utilité de ce travail ? Reprenons les bases.

Pourquoi améliorer ses retours ?

Déjà parce que, comme je vous l’ai expliqué dans mon article sur l’expérience des candidats et pourquoi ils/elles ont souvent l'impression que les recruteurs se foutent d'eux, le simple fait d’avoir un retour augmente sensiblement l’appréciation que le candidat a de votre travail et lui permet de se situer clairement quant au processus de recrutement, qu’il soit rejeté ou qu’il procède à l’étape suivante.

Un retour de qualité permet également à un candidat qui valide une étape du recrutement de rester engagé dans sa recherche d'emploi. Il ressent l’effort que le recruteur met à lui faire un retour, et celui-ci améliore la rétention des candidats tout au long du processus.

Alors, comment fait-on pour construire son message de réponse au candidat ? Selon moi, il faut d’abord imaginer ce qui pourrait se passer de mieux pour chacune des deux parties.

Partir du scénario idéal

À chaque étape du recrutement, le recruteur et le candidat se projettent sur un scénario idéal. Ce futur souhaitable qui leur permettrait d’atteindre leurs objectifs respectifs.

Il faut pouvoir l’imaginer pour chacune des étapes du recrutement, peu importe si le retour que vous faites à votre candidat est positif ou négatif.

Je vous invite à réfléchir aux questions suivantes, pour vous habituer à l’exercice.

Vous rejetez une candidature reçue en réponse à une annonce suite à la lecture du CV, quel est votre scénario idéal ? Quel est celui du candidat ?

Vous avez reçu un candidat en entretien et le faites progresser à la prochaine étape, quel est votre scénario idéal? Quel est celui du candidat ?

Vous y avez bien réfléchi ? Je vous donne mes réponses plus bas dans l’article avec deux exemples : une réponse positive et une réponse négative.

Une fois qu’on a réfléchi aux scénarios idéaux, nous allons essayer de comprendre comment on peut aider à les réaliser. Cette réflexion va nous aider à construire notre message.

Utiliser ces scénarios pour construire le message

Pour chacun des scénarios, il faut comprendre comment on pourrait les atteindre. Quelles seraient les actions concrètes qui permettraient au candidat et au recruteur d’atteindre leurs scénarios idéaux respectifs ?

Il faut déconstruire le scénario idéal afin de comprendre comment il est possible de l’atteindre et, surtout, ce que vous pouvez faire pour influer sur sa réussite.

Vous pouvez ainsi en déduire des actions tant pour le candidat que pour vous. Chacune de celles-ci sont maintenant une composante clé de l'email (ou du retour téléphonique) que vous allez faire au candidat.

Vous le verrez, lorsque vous réfléchissez aux actions que vous pouvez mettre en place, certaines d’entre elles peuvent être systématiques et d’autres beaucoup plus ponctuelles. C’est ce que nous verrons dans les exemples plus bas.

Maintenant que vous avez tous ces éléments, construisons ensemble un template de réponse positive et un template de réponse négative.

Mise en pratique : un exemple de réponse négative

On imagine que le retour est envoyé suite au rejet du candidat à une étape du processus.

Quel est le scénario idéal du candidat ?
Dans le meilleur des cas, le candidat aimerait comprendre les raisons pour lesquelles il a été rejeté et qu'on lui propose un poste qui lui convient mieux. On peut imaginer, de préférence, dans notre entreprise, mais pas nécessairement!

Quel est le scénario idéal du recruteur ?
Pour le recruteur, on peut imaginer que, même si le candidat ne correspond pas à son besoin actuel, il ait envie que celui-ci considère de postuler à nouveau à l’avenir. Dans un monde idéal, il souhaiterait même que le candidat lui recommande une autre personne susceptible de correspondre au poste.

Comment atteindre le scénario idéal du candidat ?
On pourrait envisager quatre actions concrètes pour l’aider à atteindre son scénario idéal :

Lui expliquer les raisons du refus
Lui proposer un autre poste au sein de notre entreprise
Le mettre en relation avec un autre recruteur qui recherche un profil comme le sien
Le conseiller afin qu’il puisse valoriser son profil au mieux lors de ses autres candidatures

Comment atteindre le scénario idéal du recruteur ?
Pour donner envie au candidat de postuler à nouveau, on peut :

Lui proposer de suivre l’actualité de l’entreprise
Lui proposer un RDV à une date ultérieure afin de garder contact (3/6/9 mois, à vous de décider). Cela peut aussi permettre de valider s’il est toujours intéressé à l'idée de rejoindre l’entreprise
Lui demander ce qu’il a pensé du processus, par exemple via un questionnaire standardisé afin mesurer l'expérience candidat et l'impact sur la marque employeur

Pour obtenir une recommandation du candidat, il faut d’abord juger du niveau d’engagement de celui-ci. C’était un de mes apprentissages majeurs de Sourcecon Europe : on ne peut pas demander une recommandation à un candidat sans avoir créé une relation au préalable.

L’action à mettre en place est simple, il suffit de le demander. Mais ne le faites qu’avec ceux ou celles avec qui vous avez fait un minimum de chemin dans le recrutement pour espérer obtenir un retour.

Le template de message retour négatif :

Bonjour XXX,

Je vous écris suite à votre candidature/entretien pour le poste XXX. Malheureusement, le processus s’arrêtera aujourd’hui pour ce poste. La raison principale de ce refus est la raison XXX.

Mais tout n’est pas sombre ! Nous avons beaucoup apprécié compétence/comportement XXX dans votre candidature et nous pensons que c’est un vrai atout que vous pouvez mettre en avant, par exemple en faisant XXX.

C’est d’ailleurs pour cette raison que (2 options s'offrent à vous ici):

Nous aimerions vous rencontrer pour un autre poste
J’aimerais vous mettre en relation avec recruteur XXX qui est à la recherche de profils comme le vôtre. Dites-moi si cela peut vous intéresser et je m’occupe du reste.

J’espère que, malgré le fait que ce processus prenne fin, l'expérience fut cordiale et agréable. Comme nous avons à coeur de garder un lien avec nos candidats, je vous propose 3 options pour rester en contact, à vous de choisir celle qui vous convient le mieux :

Suivre notre actualité sur les réseaux sociaux : Linkedin, Twitter
Vous rappeler dans 6 mois pour faire un point sur votre carrière et prendre de vos nouvelles
Répondre à notre questionnaire de satisfaction sur le processus de recrutement afin de nous aider à toujours fournir la meilleure expérience candidat possible.

Enfin, si le poste et le processus de recrutement vous ont plu, vous connaissez peut-être quelqu’un d’autre qui serait intéressé pour nous rejoindre ? D’autres candidats nous ont déjà recommandé des connaissances qui travaillent aujourd’hui chez nous, alors pourquoi pas vous ?

Encore merci pour le temps que vous nous avez accordé, nous vous souhaitons bonne chance pour la suite.

Bonne journée,
XXX

Mise en pratique : un exemple de réponse positive

On imagine ici que le candidat a validé une étape du processus de recrutement.

Quel est le scénario idéal du candidat ?
Pour le candidat, l’idéal serait de réussir la suite des étapes du processus de recrutement et d’être recruté !

Quel est le scénario idéal du recruteur ?
Pour le recruteur, l’idéal est que le candidat valide chacune des étapes et qu’il n’abandonne pas le processus de recrutement.

Comment atteindre le scénario idéal du candidat ?
Pour atteindre son objectif, le candidat a besoin de :

Comprendre les étapes du processus de recrutement
Préparer correctement la prochaine étape du recrutement

Comment atteindre le scénario idéal du recruteur ?
Pour atteindre son objectif, le recruteur a besoin de :

Cultiver l’envie que le candidat a de rejoindre l’entreprise
Garder le contact régulièrement avec le candidat

Le template de message pour une réponse positive:

Bonjour XXX,

Je vous écris suite à votre candidature/entretien pour le poste XXX. Je suis heureux de vous annoncer que nous allons avancer à la prochaine étape du processus, l’entretien avec votre futur manager, XXX (lien vers son profil Linkedin).

Lors de l’entretien, nous évoquerons vos compétences, votre parcours ainsi que notre culture d’entreprise. Afin de préparer au mieux cet entretien, je vous invite à consulter les ressources suivantes :

la fiche de poste détaillée
un rapide article sur notre méthode d’entretien et de sélection
la dernière conférence/le dernier article publié par votre manager /son équipe
les réseaux sociaux de l'entreprise afin d'être au fait des dernières actualités

J’ai échangé avec XXX sur votre candidature et il a particulièrement apprécié votre compétence XXX, sur laquelle il souhaitera échanger plus en détails lors de l’entretien.

Voici un lien vers le calendrier de XXX, afin que vous puissiez planifier l’entretien à votre convenance.

Je vous contacterai par SMS la veille de l’entretien pour savoir si vous avez des questions avant celui-ci.

Si vous étiez amené à réussir cette étape, vous devrez ensuite répondre à un test technique/passer un dernier entretien avec votre chef de division.

Appelez-moi si vous avez des questions sur le processus de recrutement ou l’entretien à venir, je me tiens à votre disposition pour vous accompagner tout au long du processus.

Bonne journée,
XXX.

À vous de jouer !

Alors, convaincu•e de l’utilité de cette méthode ? Créez vos propres scénarios idéaux en fonction de votre processus de recrutement et envoyez-moi vos templates d’email de réponse sur mon adresse aurelien@lecoledurecrutement.fr, nous partagerons les meilleurs 💪🏻