Comment rédiger un bon message d’approche ?

En tant que recruteur, nous avons tous déjà reçu des messages d’approche auxquels nous n’avons pas eu envie de répondre. Ou pire qui nous ont tellement énervés qu’on ne recommandera jamais cette entreprise à quelqu’un.

Un mauvais message d’approche peut avoir de lourdes conséquences, il faut donc en faire un atout et non une faiblesse. Les messages d’approche méritent toute notre attention car c’est la première chose qui attirera ou non un futur candidat.

On pense, souvent à tort, gagner du temps en écrivant un message rapidement, alors qu’on se met plutôt une balle dans le pied. Faisons en sorte qu’ils deviennent une force pour nos recrutements et notre marque employeur.

Alors comment faire pour améliorer nos messages d’approche et augmenter nos taux de réponse ?

D’abord nous verrons pourquoi écrire un bon message d’approche. Puis nous regarderons comment améliorer concrètement nos messages. Enfin, nous partagerons quelques trucs à éviter et quelques types de messages à proscrire.

Quel doit être notre objectif quand on envoie un message d’approche ?

C’est assez simple, notre objectif doit être d’obtenir le plus de réponses peu importe que les réponses soient négatives ou positives: on doit avoir des échanges avec nos candidats. Le fait d’avoir une première réponse permet de tenter de créer une relation et de donner envie à la personne d’en savoir plus sur l’entreprise.

Si on reçoit une réponse négative, on doit chercher à comprendre pourquoi : est-ce parce que le poste n’intéresse pas la cible ? Ou est-ce parce que son poste actuel lui convient parfaitement ?

Si on reçoit une réponse positive, cela nous permet de pouvoir pousser la discussion, d’appeler le candidat pour en discuter et statuer si on souhaite toujours se rencontrer.

Pour avoir le plus de réponses positives, différentes choses peuvent être mise en place et c’est ce que nous allons voir.

Comment améliorer rapidement nos messages ?

Voici quelques astuces à mettre en place pour améliorer nos messages.

• Bien lire tout le profil du candidat

Il est nécessaire de connaître le plus de choses possibles sur le candidat dont on parle au moment où on écrit notre message. On peut pré-écrire la partie sur le poste et l’entreprise. Par contre, une partie du message doit correspondre au candidat et seulement à lui. Pour y arriver, il faut appréhender tout son profil et ses particularités.

On peut aussi aller voir si on trouve des informations complémentaires (par exemple s’il a un blog, s’il a participé à des événements sur les sujets dont on voudrait lui parler etc.)

• Lui donner de vraies informations sur le poste

Il faut expliquer rapidement le contexte du poste et citer différentes choses qu’il pourrait être amené à faire s’il prend ce poste. On doit donner des indications précises sur le lieu du poste, le salaire et la composition de l’équipe qu’il rejoindra en ayant pour objectif de l’aider à se projeter.

Le fait d’expliquer en détail le poste permet d’attirer les personnes que cela intéressent mais aussi d’écarter les personnes que ça n’intéressent pas. Cela permet donc de faire un sourcing bien plus pertinent.

Exemple d’explication sur le contexte du poste:

Notre entreprise a X années. d’existence. Elle a déjà un produit qui marche et veut lancer le deuxième. Le produit c’est … Elle a donc besoin de recruter pour pouvoir construire le produit.

Exemple de “pourquoi on a besoin de recruter quelqu’un?”

• • Ce poste est une création de poste car nous démarrons un nouveau projet. Il faut donc mettre en place une nouvelle équipe

• Nous avons besoin de compléter notre équipe car quelqu’un vient de partir dans une autre équipe

Exemple de missions que la personne devra réaliser:

• • Vous allez devoir faire passer le nombre de personnes qui nous suit de A à B

• Vous devrez recruter 3 profils dans le marketing et 2 commerciaux en plus des recrutements qui peuvent arriver au fil de l’eau

Exemple sur la situation géographique de l’entreprise:

L’entreprise se situe à 10 min de la station de métro ou RER X

Exemple sur la constitution de l’équipe:

L’équipe actuelle est constituée d’un manager qui a tant d’années d’expériences et qui a été recruté pour X. Il y a 3 autres recruteurs dont deux débutants et un expert. Chacun a un périmètre de recrutement dédié en fonction de ses appétences et de ses compétences.

Pour écrire de ce type de messages d’approche qui explique bien le poste, on peut s’aider des annonces contextuelles (https://lecoledurecrutement.fr/on-faisait-annonces-contextuelles/) qu’on a rédigées en amont. Elles nous aident à rendre le poste et son contenu plus clair. Plus on est précis dans notre premier message, plus on a de chances que la personne nous réponde.

Pour nous aider, il suffit de nous mettre à la place de la personne et de nous demander ce qu’on aimerait avoir comme information. De simples détails comme le fait de savoir qu’on peut travailler une journée par semaine en télétravail, ou bien qu’on peut travailler à temps partiel peut impacter le fait de vouloir avancer dans un processus ou non.

Il faut donc avoir récolter assez d’informations auprès du manager sur le poste avant de contacter quelqu’un.

• Parler du candidat dès le début du message

Quand on écrit à quelqu’un, on doit lui écrire à lui. On doit s’intéresser à ce qu’il fait et l’interroger là-dessus avant de lui “demander” de s’investir dans une discussion avec nous.

Il faut donc parler de lui avant de parler du poste.  

Il faut qu’il puisse comprendre dès les premières lignes que ce message a été écrit rien que pour lui et qu’on a pris le temps de nous renseigner sur ses activités.

Pour le prouver, on peut citer quelques missions qu’il a réalisé et qui font sens par rapport à ce qu’on recherche aujourd’hui.

Le fait d’avoir lu tout le profil du candidat nous permet de faire cet exercice plus facilement et de faire référence à son parcours à plusieurs reprises.

Exemple pour montrer que vous avez bien lu tout le profil:

• • Vous travaillez dans telle entreprise, vous vous intéressez à tel sujet, pouvons-nous en discuter ?

• Vous suivez les meetups X et Y, ce qui montre votre intérêt pour … (faire référence à des tâches qu’il a pu faire en lien avec le poste que vous lui proposez)

Essayer de voir s’il a un blog ou écrit des articles sur le blog de son entreprise. Et lui en parler. Éventuellement regarder les articles qu’il a pu liker sur Linkedin ou sur Twitter et lui en parler.

• Lui montrer ce qui peut être intéressant dans ce poste par rapport à son poste actuel

Quand on change de poste, l’objectif est souvent de faire quelque chose d’intéressant ou bien d’apprendre de nouvelles choses.

Il est donc judicieux d’essayer de montrer au candidat ce qu’il va pouvoir apprendre dans le poste, comment et pourquoi.

On peut aussi lui montrer les avantages en terme de carrière s’il change de poste pour ce type de poste.

Sortir de l’ordinaire en terme de fond et de forme pour contacter et relancer nos candidats

Nos candidats reçoivent de nombreux messages et relances, il faut donc se démarquer aussi dans la forme du message.

On peut y ajouter des photos, des gifs. afin de rendre le message un peu plus vivant et d’attirer l’attention à l’ouverture.

Mathieu Lebreton a eu une super idée en enregistrant une annonce sur Soundclound (https://soundcloud.com/mathlebreton/carbon-it-recrute). C’était super car cela sort de l’ordinaire et donne donc envie d’écouter et d’en savoir plus. Il explique le contexte du poste, ce que fait l’entreprise, quel sera le rôle de la personne. Il donne aussi des informations sur les membres de l’équipe et nous explique pourquoi il aime son poste.

• C’est une annonce très authentique qui aide à se projeter.

Le fait de se démarquer peut aussi être très intéressant quand on relance les candidats.

Au final, peu de recruteurs prennent le temps de faire des relances, on a donc vraiment une carte à jouer avec celles-ci en le faisant d’une manière un peu décalée.
On a souvent peur de relancer une personne qui n’a pas répondu à notre premier message. C’est pourtant une erreur. Il y a de nombreuses raisons possibles si on ne nous répond pas. Cela peut-être que la personne est en vacances, que la personne a lu l’email sans s’en rendre compte. Il est donc en “lu” dans sa boîte de réception et il n’y fera plus attention alors que cela peut l’intéresser. On peut aussi parfois juste oublier ou repousser sans cesse de répondre.

Le fait de relancer quelqu’un l’incite souvent à nous répondre. Plus vous allez relancer les gens, plus vous aurez de chances que l’on vous réponde. Vous pouvez lire mon ancien article

(https://www.linkedin.com/pulse/taux-de-r%C3%A9ponse-aux-messages-dapproche-et-relance-par-am%C3%A9lie-collinet/) sur le sujet où je vous l’explique de manière chiffrée.

Voici d’ailleurs une de mes relances qui marche le mieux (je m’étais inspirée d’une recruteuse américaine)

• Un bon objet de mail

L’objectif de l’objet est de donner envie d’ouvrir le message.

Si nous écrivons un objet basique tel que “opportunité professionnelle”, nous ne nous démarquons pas des autres et ne donnons pas envie de l’ouvrir.

On doit donc provoquer un sentiment d’interrogation et d’étonnement pour que la personne clique sur le mail.

Un des objets d’emails que j’utilise le plus car il a le meilleur taux de réponses est celui-ci même (si je ne sais pas l’expliquer) :

#PassionDuCode #DomaineDeLaBoite #Avantages #Technos

J’ai décidé de l’utiliser quasiment à chaque fois car j’ai un meilleur taux d’ouverture avec et c’est la seule chose qui compte pour moi.

Il serait intéressant de le challenger à nouveau afin d’augmenter encore plus mon taux de réponses.

• Faire envoyer le message par le manager qui cherche à recruter

L’impact d’un message n’est pas le même selon qui l’envoie. En effet, bien que ce soit le métier du recruteur de recruter, le manager a plus de poids face à un candidat pour parler du poste car il est dans l’équipe.

De plus, le contact peut être plus facile lorsque que les personnes travaillent sur les mêmes sujets.

Il faut donc instaurer un binôme entre le manager et le recruteur afin de pouvoir lui proposer sans malaise de contacter lui-même les candidats. Le recruteur peut prendre le temps de rédiger le message personnalisé et demander au manager de l’envoyer de son propre compte Linkedin ou email par exemple.

Il y en a même qui vont encore plus loin que de faire écrire un manager :

On voit donc qu’en tant que recruteur, on se doit de créer une relation de confiance avec le manager pour lequel on recrute. Si on arrive pas à mettre en place cette confiance réciproque, il sera plus compliqué d’avoir de vrais échanges et d’obtenir des renseignements clés pour orienter notre sourcing et rédiger nos messages. Laurent nous explique d’ailleurs l’importance de cette relation et comment la gérer dans un superbe article. (https://lecoledurecrutement.fr/quelle-posture-pour-le-recruteur-face-a-loperationnel/).

Expliquer le processus de recrutement

À la fin de notre message, il est utile d’expliquer le processus de recrutement en quelques lignes pour que la personne puisse se projeter et voir si cela lui donne envie. Le fait de connaître le processus de recrutement permet de se rendre compte du temps qu’on va y passer. C’est important pour un futur candidat.

• Voici quelques messages d’approches intéressants que j’ai pu lire :

C’était un message qui s’adressait à un développeur.

Dès le début du message on voit que la personne a lu attentivement tout le profil. Elle a remarqué que le candidat avait fait des études de kiné et y fait référence à plusieurs reprises.

J’adore cette référénce d’ailleurs : “Comme on aimerait quand même agrandir l’équipe et que nos claviers ont 2 ou 3 vertèbres déplacées, ce serait bien qu’on puisse discuter ensemble sans que ça n’engage personne 🙂”

C’est un message qui montre rapidement que la personne connait mon profil. Elle me décrit très rapidement son contexte et cherche à comprendre comment je fonctionne.

Ce message est super car il est plein de bonne humeur sans que ce soit trop non plus.

La personne décrit la ville où est situé le poste car elle a vu que je n’habite pas sur Nantes. Elle a compris qu’il fallait m’aider me projeter.

Elle parle aussi des articles que j’écris, ce qui montre qu’elle s’est un minimum renseignée sur moi.

Quelques erreurs à éviter

• • Donner l’impression qu’on a fait du copier coller et qu’on envoie un message générique

• • Se tromper de messages de relance : par exemple en remerciant la personne d’avoir envoyé son CV alors qu’elle ne nous a pas encore donné de signe de vie

• • Faire toute une liste de critères à respecter pour pouvoir prétendre au poste

• • Ne pas répondre à tous les candidats même à ceux qui ne sont pas intéressés

• Ne pas parler du poste et des projets et mettre en avant seulement les différents avantages offerts par l’entreprise

• • En faire trop quand on cherche à complimenter le candidat sur ses expériences au risque de se décrédibiliser. Rester simple et clair

• Se tromper dans le nom du destinataire

Voici quelques exemples de message à ne pas reproduire car ils n’apportent pas d’informations.

On peut donc conclure qu’Il est indispensable de donner aux futurs candidats envie de nous répondre. Il est de notre devoir de nous intéresser à ce qu’ils ont fait et aux sujets qui les intéressent. Et de leur expliquer le contexte et le sujet du poste afin de les aider à se projeter.

La projection du candidat dans le poste est une fois de plus une des clés pour augmenter notre taux de réponse. Quand des personnes arrivent plus ou moins facilement à se projeter, cela les incite à nous répondre pour en savoir plus et répondre à leurs interrogations.

En rédigeant de bons messages d’approche on augmente forcément notre taux de réponse aux messages ce qui nous aide à faire de meilleurs recrutements par la suite. Le fait d’écrire de bons messages permet de préciser encore plus son sourcing en n’attirant uniquement les personnes vraiment susceptibles de correspondre au poste.

Et vous, quel est le meilleur message d’approche que vous ayez reçu ? Et celui dont vous êtes le(la) plus fier(e) d’avoir rédigé?

Vous voulez savoir faire des messages d’approche incroyables ? Nous vous enseignons la science des messages d’approche sur LEDR Pro !