Comment former les recruteurs ?

Laurent Brouat -

Comment former une équipe de recrutement ? Comment faire pour accompagner des recruteurs qui ont des niveaux très hétérogènes ? Quel contenu mettre dans une formation pour les recruteurs ? Quels dispositifs et processus sont importants ? Après 10 ans de formation pour les recruteurs (j’ai commencé à Londres en 2008 par des formations LinkedIn pour mes collègues), je vais essayer de vous apporter des éléments de réponse.

Dans tous les cas, avec une formation pour vos recruteurs bien structurée et bien pensée, vous irez plus loin, plus vite et plus durablement.

C’est d’ailleurs un sujet central pour nous car nous combinons et testons différents dispositifs d’apprentissage pour nos clients avec notre parcours de formation LEDR Pro.

La bonne formation pour les recruteurs : intensive au démarrage puis régulière par la suite

C’est malheureusement encore un processus qui se fait « à l’arrache », à savoir que la personne se forme souvent à la va-vite avec son collègue ou son manager. L’étude réalisée pendant La Source nous montrait que c’est le cas pour 57% des recruteurs. Puis, selon les besoins et l’expérience du recruteur, on collera des « patchs » de formation à intervalle irrégulier: une formation à l’entretien, une formation au sourcing, une formation à la non discrimination. Mais ces patchs ne sont que des réponses largement insuffisantes pour un métier technique et stratégique.

La formation de vos recruteurs devrait se penser sur la durée et non pas sur du « one shot ». Un recruteur apprendra mieux le booléen si il le pratique et revient dessus avec ses vraies problématiques. Cet aller-retour formation et pratique intégré dans le quotidien du recruteur est indispensable pour l’acquisition durable de la connaissance.

De la même façon, les formations sur le tas sont utiles pour apprendre vite les 2/3 éléments pratiques mais ne donnent pas une vision du métier ni les bases nécessaires pour progresser durablement. On ne fait que du bricolage même si cela peut être du bon bricolage. La réflexion sur le métier et les bases du sourcing comme de l’entretien sont indispensables pour construire  un vrai professionnel du recrutement.

Prendre le temps de former son équipe de recrutement est indispensable pour gagner en rapidité par la suite car vous allez construire des connaissances sur un socle solide. Cela permettra aussi de développer la curiosité chez vos recruteurs et leur donnera envie d’aller plus loin. Nicolas l’explique bien dans la théorie de l’enseignement : plus on apprend vite, plus vite on apprend et plus on a envie d’apprendre.

Prendre le temps de former ses recruteurs c’est aussi et surtout l’occasion de travailler sur une vision commune voire une culture commune du recrutement. Qu’est ce qui est important ? Les candidats, la posture, les outils ? Si demain un manager débarque dans le bureau d’un recruteur et lui demande un profil qui n’existe pas, comment celui-ci réagira ?

Qu’est ce donc qu’une bonne formation pour  les recruteurs ?

C’est une formation intensive au démarrage et régulière par la suite mais elle est indispensable pour fidéliser, construire une vision commune du recrutement et surtout être encore plus efficace dans son métier.

Comment sont donc construits ces différents types de formation et que contiendrait cet « onboarding recruteur »?

Onboarding et intégration des recruteurs

Que faites-vous quand un recruteur arrive dans votre équipe ? Qu’avez-vous prévu ? Comment le formez-vous ?

Les meilleures équipes de recrutement prennent plusieurs mois pour former les nouveaux arrivants et quand je dis former, ça veut dire passer du temps aussi à apprendre. Par exemple Jean-Marie Caillaud nous racontait (au dernier #TruParis) qu’il prenait 3 mois de formation initiale pour tous ses recruteurs avec des étapes précises. Vous avez bien lu, 3 mois. Former et bien former au démarrage prend du temps.

Pour structurer l’onboarding d’un recruteur, je verrais 4 étapes clés :

  • Métiers et connaissance métiers : il faut permettre au recruteur de bien connaitre le/les métiers pour lesquels il va recruter. Vous pourrez par exemple lui programmer des entretiens avec des opérationnels métier qui vont lui expliquer son quotidien. Vous pourrez aussi préparer des fiches de synthèse sur les différents métiers sur lesquels il va recruter et lui proposer d’observer des préqualifications téléphoniques ou des entretiens
  • Les gens : vous allez présenter votre recruteur à toutes les personnes en lien avec son activité.
  • Culture : vous allez le former aux règles écrites et non écrites qui sont en place dans l’entreprise. Il pourra notamment lire des articles écrits par le fondateur ou échanger avec d’autres recruteurs en poste. L’idée fondamentale est simple : il faut lui expliquer comment on travaille ensemble.
  • Sourcing/Évaluation : c’est ici que vous aurez toutes les méthodes et techniques en recrutement et sourcing (booléens, entretien structuré…)

Cette période d’intégration et d’accueil sera très intensive avec 1 à 2 jours/semaine sur une durée qui varie de 1 à 3 mois. Elle pourra comprendre du mentorat, du groupe, de l’apprentissage en-ligne.

Que ça soit en onboarding ou en formation régulière, je vous propose ici de détailler le contenu ainsi que les dispositifs à mettre en place pour former vos recruteurs.

Quel contenu pour une formation de recruteurs ?

En dehors de la découverte des métiers, des personnes de l’entreprise ou de la culture, je vous propose de détailler les contenus utiles pour un recruteur qui arrive chez vous ou qui doit se former régulièrement.

Traiter les bases du recrutement

Il faut repartir de l’essentiel et savoir de quoi vous allez parler ensemble. Votre recruteur doit se faire (ou désapprendre) une culture générale du recrutement pour se sentir à l’aise rapidement. Idéalement il faut déconstruire pour reconstruire !

Vous pouvez repartir de la définition de ce qu’est le recrutement avec les grandes étapes, le vocabulaire indispensable, les acteurs comme les cabinets avec le système de rémunération… mais aussi ce qu’est une annonce, la cooptation, un ATS. Je vous donne toutes les clés de ce qu’est le recrutement.

Il y aura ici aussi un passage obligé par la dimension légale du recrutement mais que vous aborderez à la toute fin pour ne pas effrayer votre recruteur (et sous un format le plus ludique possible). Vous pourrez ainsi parler de l’embauche et les documents indispensables, expliquer que débaucher n’est pas illégal, que pour la non discrimination, il y a des règles à suivre ( avec un focus sur le RGDP).

La question clé est ici de désapprendre pour un recruteur qui a déjà de l’expérience. Il arrive avec tout son bagage et ses croyances et il va falloir commencer un travail de remise à niveau entre recruteurs.

La question qui se pose ici, est-il mieux de recruter quelqu’un sans aucune expérience du recrutement ou une personne avec quelques années d’expérience dans son équipe ?

Avoir une théorie et une culture du recrutement commune

Avoir et développer une culture du recrutement est essentielle pour vos recruteurs.

Quels messages vous voulez leur passer ? Qu’est ce qui est important pour vous et qui doit se refléter dans leur façon de travailler ? Avoir une culture et une théorie communes permet d’aller dans la même direction avec une base solide.

Voici mes idées sur une culture recrutement que j’aimerais instiller à mes recruteurs :

  • Le candidat est au centre des attentions à tout moment. De là, vous devez avoir des recruteurs qui doivent aussi penser candidat de la candidature à l’offre. Je parlerai ici volontiers du care candidat.
  • La posture : il faut enseigner la posture que les recruteurs doivent avoir face aux managers et opérationnels. Cette posture viendra d’une culture forte portée par le manager qui saura défendre ses équipes. Une posture forte de recruteur est celle de partenaire des managers et non pas de simple exécutant.
  • Les outils sont importants mais ne doivent être que des moyens. Rappelez-vous que le meilleur outil de recrutement est le recruteur.
  • Le recrutement n’est pas RH et qu’il faut arrêter de se comparer. Ce sont 2 métiers différents.
  • Le recrutement est une conversation et une relation entre 2 personnes d’où l’importance mise sur le suivi et sur le fait de parler à des humains avec un langage simple sur une annonce ou sur un mail.

Développer l’écoute active

Cette partie pourrait faire aussi partie du contenu Influence/Marketing/Vente mais je la trouve tellement importante que j’ai voulu en faire une partie à part entière.

J’en ai déjà parlé sur l’article « Un bon recruteur doit savoir se taire« . Mais pour faire simple, ce sont toutes les techniques qui vont vous permettre d’influencer, de creuser vos questions et vos entretiens avec les managers, les opérationnels ou les candidats. Pour moi, cette boite à outils est indispensable pour tout recruteur.

Questionnement (de préférence ouvert), Cadrage, Reformulation sont les 3 piliers de l’écoute active.

Apprendre le sourcing

Dans cette partie, vous mettrez toutes les méthodes et techniques en sourcing qui sont indispensables (j’ai repris en partie le plan de notre parcours de formation, LEDR pro) :

Montrer que l’évaluation n’est pas que l’entretien

L’évaluation contient évidemment toutes les techniques et méthodes utilisées pour les entretiens notamment l’entretien structuré. Vous trouverez aussi ici la capacité à rédiger un compte rendu d’entretien ou encore toutes les autres formes d’évaluations (tests, mises en situations, assessment…).

Ici, je privilégierai la méthode de l’entretien structuré ou semi-structuré qui s’est avérée la plus fiable sur la durée. Le problème que vous rencontrerez ici est que les gens (et les recruteurs en particulier) ont souvent l’impression de savoir faire passer un entretien.

Vente/marketing/Influence

Un recruteur est par essence un influenceur car il doit convaincre et comprendre tout un tas d’interlocuteurs.

Ici on privilégiera les sujets comme :

  • c’est quoi le réseau et développer son réseau pour un recruteur
  • les 5 étapes de la vente utiles pour un recruteur : découverte des besoins, reformulation, proposition, traitement des objections et closing. Ces étapes pourront s’appliquer à l’entretien, à la présentation de l’offre ou au 1er entretien téléphonique.
  • Le marketing avec le copywriting qui est clé pour apprendre à écrire de meilleures annonces ou de meilleurs messages d’approche. Nicolas vous explique en détails l’importance du copywriting en recrutement pour vos annonces ou sur tout le processus de recrutement.
  • Les techniques d’influence autour du partage d’articles sur LinkedIn et de la veille à faire ou même d’écriture.

Dans cette partie, LinkedIn aura très clairement une place de choix pour les recruteurs même si ici, la question n’est pas de l’outil, mais plutôt de l’utilisation.

Le contenu est certes important mais il n’est pas suffisant. C’est tout le dispositif de formation qui va avec ce contenu qui va permettre l’acquisition de connaissance et de compétence.

Présentiel, distanciel, groupe, mentorat… Je vous dévoile toutes les idées.

Un dispositif de formation de recruteurs multiple pour un apprentissage régulier

Comme je l’expliquais en ouverture, on doit en finir avec les journées de formation traditionnelles où l’on délivre un maximum d’informations en un minimum de temps. Cela ne marche pas ! Je vous le redis. L’idée fondamentale est de combiner les dispositifs d’apprentissage pour les recruteurs… d’autant que ces mêmes recruteurs viennent de très loin en terme de formation puisqu’il en existe peu. Les recruteurs ont peu de temps et sont plongés dans l’opérationnel et les dispositifs courts et réguliers imbriqués dans leur quotidien sont ceux qui fonctionnent le mieux.

Tout ce que je vous livre ici a été testé avec nos clients en formation avec des dispositifs qui ont mélangé ces différentes approches avec comme base notre parcours de formation.

Je vous invite ici à relire les théories de l’enseignement de Nicolas où il expose les grands principes sur lesquels nous travaillons :

  • les meilleurs veulent apprendre et il faut avant tout donner envie aux autres
  • plus on apprend et plus vite on apprend
  • il faut de la culture pour faire de bonnes recherches sur Google
  • divertir est clé car la mémoire est reliée aux émotions,
  • +-= ou le passage de mentoré à pairs puis à enseignant aide à apprendre
  • collaboration et échanges vont asseoir la connaissance

La 1/2 journée présentiel sur une thématique précise

J’aurais même pu dire les 2h en présentiel pour aborder une thématique précise.L’idée principale est de consacrer 2h maximum sur un sujet précis avec des objectifs et attendus définis en amont.

Par exemple, nous avons des clients qui vont visualiser 2-3 vidéos dédiées à l’annonce en groupe puis vont les utiliser comme base de discussion et d’échange. L’objectif dans ce cas était de construire un guide commun sur les annonces pour tous les recruteurs du groupe.

Jeux sourcing et recrutement

De plus en plus d’entreprises utilisent les jeux pour faire découvrir le sourcing ou le recrutement. Vous avez les sourcing games de Jan Tegze qui ont été traduits en français pour tester vos connaissances en sourcing (c’est vraiment sympa, je vous conseille de les tester).

Nous avons développé un jeu, « Qui veut gagner un sourceur ? » pour tester les connaissances sourcing en entreprise en amont de notre parcours de formation. J’ai aussi vu des entreprises proposer des quizz simples, des escapes games version recrutement ou tout simplement des chasses au trésor pour mieux comprendre le métier.

Vous l’avez compris, l’idée du jeu est de permettre d’apprendre sous un format ludique et d’engager.

Co-Sourcing : le sourcing ensemble

C’est une idée dont j’ai déjà parlé sur le thème du sourcing collaboratif. Il s’agit ici de faire du sourcing à plusieurs et d’organiser ces sessions en groupe.

C’est un outil extrêmement puissant que nous avons beaucoup testé chez un client avec Nicolas en animateur sur des sessions de co-sourcing mensuelles.

En suivant le trame que j’ai proposé dans l’article sur le co-sourcing, vous pourrez vous aussi tester cette méthode. Chaque recruteur amène les postes sur lesquels il recrute actuellement et on va organiser la session en 3 étapes :

1- Problématique du sourceur/recruteur

2- Tour de table avec avis sur la problématique évoquée par le sourceur

3 – Synthèse des échanges

C’est une méthodologie que nous allons mettre plus en place cette année car j’y crois beaucoup.

Mentorat/Pair/Enseignement

Pour approfondir l’apprentissage, vous devez mettre vos recruteurs dans ces 3 situations.

D’abord il commence avec un mentor pour apprendre (son collègue qui a de l’expérience ou son manager même si je le déconseille) puis il échange avec ses pairs (avec par exemple le co-sourcing présenté précédemment) et il finit par enseigner le sujet.

C’est un conseil que je donne beaucoup aux équipes de recrutement: faites de l’enseignement tournant à savoir chaque semaine, un membre différent de l’équipe présente et approfondit un sujet.

J’ai aussi vu le développement des sourcing buddy autrement dit des collègues avec lesquels on va recruter et sourcer et avec lesquels on va tout échanger en permanence. Cet article en anglais explique bien le concept.

Jeux de rôles

Les jeux de rôle sont un atout considérable pour vivre la situation et pouvoir apprendre vite. Vous pouvez ainsi consacrer des demi-journées à l’entretien structuré avec de la théorie en ouverture puis des jeux de rôle pour jouer et apprendre.

Les jeux de rôle vont évidemment s’inviter dans des dispositifs plus larges mais peuvent aussi se jouer sur des moments précis pour booster l’apprentissage.

Apprentissage à distance

C’est la modalité que nous proposons pour apprendre par petite tranche de façon régulière avec LEDR Pro. L’idée est de combiner du contenu en version très courte qui s’insère dans le quotidien du recruteur avec des moments de pratique réguliers.

Cette modalité se mélange très bien avec les modalités précédentes et souvent sert de base et de ressources pour travailler sur tous les moments forts en présentiel. Autrement dit, vous apprenez les bases par vous-même, vous pratiquez en groupe à distance et vous traitez les questions et les cas précis avec le co-sourcing, le mentorat ou tout autre modalité.

Plus globalement, l’intérêt du distanciel en micro-learning est le découpage et l’apprentissage régulier au rythme de l’apprenant. 

Organiser des rencontres et visites régulières avec managers et opérationnels

Le plus grand problème des recruteurs et le plus grand risque est souvent de ne pas sortir de leur zone de confort. Si je vais plus loin, ils ne passent souvent pas assez de temps avec les opérationnels et les managers pour bien comprendre les enjeux de leur métier et créer de la relation.

Ici, la formation consisterait en des visites régulières en petit groupe de sites ou d’établissement de l’entreprise pour passer du temps de qualité avec les opérationnels. Il faut que le recruteur soit immergé régulièrement avec les métiers et les hommes qui font ce métier pour donner du sens à ce qu’il fait.

Développer une culture de l’apprentissage pour développer l’apprentissage individuel en autonomie

J’ai souvent des recruteurs qui me disent : « je fais de la veille quand je suis chez moi, le soir ou le WE ». Ça me surprend toujours car cela devrait faire partie du quotidien professionnel des recruteurs.

Oui, les directeurs d’équipes recrutement doivent permettre à une culture de l’apprentissage de se développer et donc d’avoir les recruteurs qui font de la veille et lisent des articles, se partagent des livres.

Quand on s’appelle l’École du Recrutement, nous avons une forte culture de l’apprentissage où nous nous partageons les livres, podcasts ou vidéos Youtube à voir. J’ai d’ailleurs acheté un Kindle à tous les membres de l’équipe et nous parlons de nos livres en régulièrement.

Je trouve que cette culture de l’apprentissage doit aussi être insufflée dans les équipes recrutement sur un métier en évolution constante qui a aussi besoin de fun et de mise à distance. L’intérêt de développer cette culture est de booster la curiosité, la rapidité d’apprentissage, le développement des compétences en toute autonomie.

Conclusion

Une bonne formation de recruteurs sera donc organisée en 2 temps : à l’arrivée un moment intense de formation qui mélange mentorat, apprentissage à distance et co-sourcing puis une formation plus régulière ponctuée par des moments forts d’échanges et d’enseignement. Vous rajoutez une couche de jeux et de challenges et vous aurez une formule gagnante.

Le concret et pratique est évidemment important mais il ne faut pas négliger les bases du recrutement et surtout la construction d’une culture commune de recrutement avec des partis pris très forts.

Je crois néanmoins qu’il faut pousser une culture de l’apprentissage avec des échanges, de la veille et une curiosité incessante pour fidéliser et engager aux maximum vos recruteurs. Cela veut aussi dire bien réfléchir aux KPIs que vous souhaitez mettre en place.

Bref, former vos recruteurs n’est plus une option mais c’est la garantie de la construction durable d’une équipe professionnelle et engagée.