Comment accélérer le processus de recrutement ?

« Vite, vite !! Il faut recruter ! ». C’est ce que j’entends à chaque ouverture de poste. On rédige une annonce, on lance le sourcing, puis… Silence radio. Pendant des semaines, il ne se passe plus rien, ou si peu de choses. Le recrutement stagne, le Manager a calé. Toi aussi tu connais ça ?

Voici 4 astuces simples pour accélérer le processus de recrutement.

Se contraindre mutuellement à avancer

Le recrutement, ce n’est pas seulement l’affaire des Recruteurs. C’est aussi l’affaire des managers. C’est même avant tout l’affaire des managers. Le Manager doit être le moteur de son propre recrutement.

Le recrutement, c’est un contrat de confiance :

• Le Recruteur / Sourceur va faire tout son possible pour alimenter le pipe avec les bons profils, les engager, les qualifier, transformer des candidats passifs en candidats actifs,
• Le Manager va faire tout son possible pour que ces candidatures soient traitées (le plus rapidement possible en cas de recrutement de profil pénurique)

Un bon moyen de sceller cet engagement, c’est de se mettre des points hebdomadaires, où chacun rend compte de ses action des derniers jours. Le Recruteur montre que le pipe est abreuvé, et le Manager montre qu’il traite les profils : les préquals CV sont validés, les préquals sont traités, les entretiens sont débriefés. On s’oblige mutuellement à avancer, un peu chaque jour. Oui, c’est un peu masochiste, et c’est pour cela que ça fonctionne !

Une petite anecdote : j’ai travaillé avec un Manager pour qui le recrutement n’était pas une priorité. Je lui ai laissé le choix : soit on se voit 1 heure par semaine pour que je l’aide à prendre les bons réflexes, soit il se bloque 15 minutes par jour pour traiter les CV et les préquals, placer les entretiens, statuer sur les next steps. Il a choisi la 2^ème option. Tous les jours, dans son agenda, il avait un petit évènement de 15 minutes qui s’appelait « RECRUITMENT IS MY TOP PRIORITY ». En une semaine, il a pris les bons réflexes, et son recrutement a été bouclé en moins d’un mois.

Il faut garder en tête que certains Managers sont des brouettes : si tu ne les pousses pas, ils n’avancent pas. Est-ce que ton rôle de Recruteur, c’est de pousser des brouettes, ou bien de leur apprendre à avancer par elles-mêmes ?

Challenger le Manager

Les Recruteurs en cabinet ont un rôle de Consultant, ils n’hésitent pas à apporter des conseils aux entreprises qu’ils accompagnent. Les Recruteurs in-house aussi, peuvent être les trusted advisors des Managers !

Tu connais le syndrome de la liste au Père Noël ? Le Directeur Financier cherche un Comptable Senior, qui parle français, anglais et néerlandais, pour dans 15 jours. On a 27k de budget, le poste est à Paris. Et le Recruteur hoche la tête de haut en bas, en disant « oui oui, on va faire notre possible ». Ça, c’est un brief irréaliste, c’est la fameuse liste au Père Noël. Seulement, le Recruteur ne va pas aller dans son usine en Laponie pour construire de toutes pièces un Comptable Senior trilingue payé comme un junior. Que va-t-il se passer, si le Recruteur ne challenge pas le brief ? Il va passer 2 mois à jeter des préquals à la poubelle car elles ne correspondent pas au poste. Autant partir tout de suite sur un brief réaliste, pour être certain de trouver rapidement le profil dont nous avons besoin.

Autre situation bien connue, les entretiens sans fin : « on va lui faire rencontrer Paul. Et Pierre. Et Jacques, aussi – ils ne travailleront pas ensemble, mais c’est important d’avoir son avis ». Non, ce n’est pas important d’avoir l’avis de tout le monde. C’est même l’inverse. Il faut se poser les bonnes questions : quels sont les avis qui comptent ? Qui est décisionnaire, qui est consulté, qui est informé ? Des entretiens qui s’enchainent vite, c’est un recrutement qui est vite bouclé.

Contourner le Manager

Chez Talentsoft, nous sommes partisans de la Pizza Team : quand tu ne peux plus nourrir ton équipe avec 1 ou 2 pizzas, c’est que ton équipe est trop grande ; du coup, on coupe ta grosse équipe en deux petites équipes.

De fait, nos Managers sont très ancrés dans l’opérationnel. Le recrutement n’est pas leur priorité, et d’ailleurs, ils ne savent pas vraiment comment ça fonctionne : ils n’en n’ont jamais fait. Quand les Recruteurs leur envoient un CV, ils ne savent pas dire si le CV est bon, dans l’absolu : ils ont besoin d’en voir un grand nombre pour pouvoir les comparer entre eux. C’est la même chose pour les préqualifications téléphoniques, et pour les entretiens : impossible de statuer dans l’absolu, il faut toujours en voir un grand nombre avant de pouvoir faire un choix.

Notre parade ? Nous avons décidé de contourner les Managers. Pour accélérer les processus de recrutement, nous nous appuyons sur des « Interlocuteurs Privilégiés ».

Qui sont-ils, que font-ils ? C’est très simple. Nos « Interlocuteurs Privilégiés » sont des profils seniors qui prennent en charge le tri des CV, des préqualifications téléphoniques et des tests techniques. Ils travaillent avec les Recruteurs au jour le jour, afin que les candidatures ne stagnent pas dans le processus de recrutement. Leur connaissance des métiers et des projets en cours leur donne la capacité d’aiguiller les profils dans la meilleur direction, vers le bon manager, la bonne équipe, le bon projet.

Travailler avec ces « Interlocuteurs Privilégiés » nous a réellement permis de gagner un temps précieux. Cela nous a permis de faire chuter considérablement la durée des recrutements, car nos « Interlocuteurs Privilégiés » n’ont plus besoin de voir 10 CV pour en extraire les 3 meilleurs : s’ils n’en reçoivent qu’un seul, il savent dire s’il correspond au poste ou non, car ils en ont déjà vu des centaines précédemment.

Pour un Recruteur, il est toujours plus simple de porter 15 postes similaires en parallèle, que 15 postes différents. Pourquoi ? C’est très simple. 15 postes différents = 15 Managers différents avec lesquels travailler. 15 points de contact, avec des attentes différentes, des modes de fonctionnement différents, des habitudes différentes… Ce Manager ne répond qu’aux emails, celui-là ne répond qu’aux SMS, ce dernier n’aime pas Slack… Et puis, ils faut les pousser pour qu’ils avancent  #BROUETTE

Heureusement, nos « Interlocuteurs Privilégiés » nous facilitent la vie. Grâce à eux, le nombre d’interlocuteur au quotidien a drastiquement chuté : nous sommes passés de 10 Managers à 2 « Interlocuteurs Privilégiés » dans les équipes techniques. Les contacts sont simples, uniformes, efficaces. Nous ne courrons plus après les Managers toute la journée, et nous gagnons du temps chaque jour !

Recruteurs, Recruteuses ! Unissons-nous, et tous ensemble, arrêtons de pousser des brouettes !

Faire du Pair Sourcing

Un bon moyen d’accélérer son sourcing, c’est de sourcer avec le Manager… Sauf quand le Manager ne sait pas ce qu’il cherche. Et dans une organisation en « Pizza Team » (regarde plus haut), ce n’est pas toujours évident.

Fort heureusement, nous avons des… « Interlocuteurs Privilégiés » ! Eh oui, ce sont des profils seniors qui connaissent bien nos métiers, et qui sont capables de faire progresser nos actions de sourcing, sans passer par les Managers directs. Ça fonctionne, et ça fonctionne même mieux qu’en passant par les managers : en travaillant toujours avec les mêmes personnes, nous créons des habitudes, des réflexes, et une fois que les automatismes sont en place, le process de recrutement se déroule beaucoup plus vite !

Les Managers, eux, ont plein de priorités… Et parfois, le recrutement n’en fait pas partie. Pourtant, les Managers doivent être au cœur du recrutement, ils en sont le moteur !

Les Recruteurs, eux, n’ont qu’une priorité : recruter. Le Recruteur n’est pas là pour « faire à la place » du Manager, mais pour l’accompagner ; à nous, Recruteurs, de coacher les managers – ou bien de les contourner ! – pour accélérer nos processus de recrutement. C’est notre rôle, notre mission, notre priorité.