6 Conseils Pour Un Sourcing Plus Efficace

Francois Gauthier -

tl;dr : si tu n’as qu’une minute, tu peux lire la synthèse tout en bas de cet article 👇

Le sourcing peut être chronophage, redondant, et exaspérant. À force de toujours sourcer de la même manière, on retombe inévitablement sur les mêmes profils et ça, ça peut rendre fou ! La vie du sourceur ne se limite pas aux booléens et aux messages d’approche… !

J’ai accumulé plein de techniques pour rendre le sourcing plus efficace, plus pertinent, moins chronophage et plus fun… et maintenant, je vais partager avec toi ces « tips » que j’ai collectés au fil des années. Ces astuces qui m’ont permises de renouer avec l’amour de la chasse, et l’envie de devenir un Sourceur plus efficace. Prêt(e) ? Attache ta ceinture, on est parti ! 🚀

1/ Organise ton temps et ton environnement de travail pour sourcer

9h : tu arrives au bureau, tu allumes ton ordinateur… et hop, c’est le tunnel. Dépilage de mails, réunions, briefings, call avec des candidats, points de suivi avec des managers, entretiens, etc.

19h : la journée était bien chargée, tu ranges ton ordinateur, à demain tout le monde 👋

Et hop… Mais attends, tu n’as pas oublié quelque chose ?! Réfléchis bien… Eh oui, le sourcing 😐

C’est tout le problème avec la chasse : si on ne se bloque pas du temps, c’est l’activité qui se retrouve tout en bas de la to-do list, et on la repousse à plus tard.

La chasse, on ne peut pas l’effectuer entre deux réunions, entre deux entretiens, sur le pouce ou à la hâte. Le sourcing, ça demande du temps, et de la concentration.

On a tous déjà entendu cette information étonnante : un Recruteur passe en moyenne 6 secondes sur un CV pour le qualifier (étude The Ladder). Un Recruteur expérimenté peut facilement traiter 50 CV en 15 minutes, ou même faire une préqualification téléphonique légère en 15 minutes. Mais quand il s’agit de chasser, on ne fait pas grand-chose en 15 minutes !

Sourcer demande un environnement calme, de la concentration, et une capacité à se concentrer pour comparer plusieurs dizaines de profils, les ordonner, etc. Puis, il faut écrire des messages à chaque profil sélectionné, en personnalisant et en « pitchant » le job.

Le sourcing demande beaucoup plus de concentration et d’énergie que le traitement des CV, ou que l’organisation des phone screens.

Les Recruteurs ont des journées chargées et gèrent un agenda souvent millimétré : calls, entretiens, debriefs avec les managers… pas de place pour l’improvisation. Tu le sais aussi bien que moi : on ne fait pas du sourcing « sur le pouce » ou « en coup de vent », ça ne fonctionne pas.

Mes astuces pour sourcer efficacement :

  • Bloquer des plages de temps dédiées dans ton agenda, pour éviter que le sourcing soit l’activité que tu remets au lendemain. A toi d’évaluer le temps qui t’est nécessaire pour sourcer… et une fois que ce temps est déterminé, inscris-le dans ton agenda.
  • Sourcer dans un endroit calme. Casque anti-bruit, silence rooms, espace de coworking, etc. idéalement en remote, si tu peux !
  • Couper toutes les sources de distraction. Skype, Teams, Slack, téléphone en silencieux, et désactiver les notifications emails. Pas d’interruption, on source !
  • Utiliser l’extension Chrome Go Fucking Work pour t’empêcher d’accéder à tous les sites non-productifs sur lesquels tu glandes quand tu n’as pas envie de travailler (bye bye Twitter 😅)

Il existe beaucoup d’articles sur le Deep Work, une méthode de travail qui permet de se concentrer au maximum sur une tache précise pendant un temps donné, tout en poussant les capacités de nos cerveaux à leur maximum. C’est exactement l’attitude dont on a besoin lorsque l’on source !

2/ Crée ta bibliothèque de messages d’approche personnalisés, et fais-la évoluer

Depuis quelques mois, un débat agite les Recruteurs de Twitter : sur le Hashtag #Lapersonnalisationbordel, des Recruteurs publient des messages d’approche (plus ou moins) personnalisés. Il n’y a plus de débat autour de la personnalisation, les Recruteurs qui font de l’A/B Testing confirment que les messages personnalisés ont généralement de meilleurs taux de retour. Néanmoins, il reste une question sur le degré de personnalisation – à partir de combien de points de personnalisation le message est-il assez individualisé ?

Il n’y a pas de vérité absolue à ce sujet. Ma conclusion personnelle : le message est assez personnalisé quand la personne qui lit le message a le sentiment que ce message a été écrit pour elle, et pour elle seule.

Est-ce que ça veut dire qu’il faut rédiger chaque message, un à un, pour chaque personne contactée ? Nope.

Mes astuces pour personnaliser efficacement un message d’approche :

1/ Personnaliser le début et la fin du message : au début, car tu n’as que quelques secondes pour faire bonne impression ; à la fin, au plus près du call-to-action, pour qu’il ne soit pas insipide et qu’il génère de l’engagement 🚀

2/ Créer une bibliothèque de templates : un Recruteur malin est un Recruteur qui recycle ses bons messages d’approche ! Si ton message fonctionne bien, tu peux le réutiliser (partiellement ou totalement) sur d’autres postes. Le recyclage, une habitude à prendre ♻️

3/ Utiliser des smart templates : ce sont des textes à trou, qui ne nécessitent pas beaucoup d’énergie pour la personnalisation.

Les champs les plus évidents à personnaliser : prénom, entreprise, poste…

Les champs plus originaux à personnaliser : le jour de la semaine, la localisation, le secteur d’activité, le jour où tu le relanceras si tu n’as pas de réponse…

Voici l’un de mes smart templates :

250 caractères, 8 champs de personnalisation « industrialisables », 17 retours sur 20 messages envoyés (un taux de réponse de 85%) – personnaliser, c’est facile.

Si tu approches un Pokemon rare, un profil hors du commun que tu veux absolument avoir dans ton Pokédex au téléphone, n’hésite pas à insérer des paragraphes complètement personnalisés dans ton messages d’approche – ce ne sera pas industrialisable, pas réutilisable, mais tu maximises tes chances d’avoir un retour positif !

3/ R E L A N C E

Le secret des Sourceurs efficaces ? Ils insistent toujours une seconde fois. Toujours. Morgane Dalbergue a écrit un article sur la puissance de la relance, et il n’y a pas grand-chose à ajouter.

La relance n’a que des avantages :

👉 Les relances sont facilement « templatable »,

👉 Les relances sont généralement moins longues qu’une prise de contact (tu as déjà identifié le profil, et tu l’as déjà contacté une première fois pour lui expliquer le contexte de ton approche),

👉 Les relances montrent que tu t’intéresses VRAIMENT à la personne contactée,

👉 Rappelle-toi : tu as bloqué du temps dans ton agenda, du temps dédié au sourcing… tu n’as plus aucune excuse. Relance les profils qui ne t’ont pas encore répondu.

La relance a un seul inconvénient : si tu te fies uniquement à LinkedIn pour mesurer tes taux de retour, ils vont chuter, car LinkedIn compte chaque InMail envoyé comme une prise de contact.

Mon taux de retour global selon LinkedIn est de 51%, alors qu’il est de 71% en réalité. Il va donc falloir monitorer tes taux de retours…

4/ Track tes taux de retours

Quand j’ai commencé le sourcing, je pensais que j’étais un bon Sourceur, jusqu’à ce que je suive mes taux de retours – ah, moins de 20% de retours sur les jobs critiques, oups 😐

En tant que Sourceurs, on a tous envie de s’améliorer, mais parfois on ne sait pas par où commencer.

Je vais te confier un secret : ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas. Si tu veux améliorer ta pratique du sourcing, commence par suivre tes taux de retours.

En suivant tes taux de retours, tu sauras si les profils que tu soumets aux Hiring Managers sont sélectionnés, s’ils avancent dans le pipeline de recrutement, et s’ils sont recrutés.

Je partage avec toi mon tableau de monitoring :

Je fonctionne avec une séquence de 4 messages : premier contact, première relance, deuxième relance, exit message.

Mon tableau de monitoring m’aide à optimiser mon sourcing. Trois cas de figure :

  • Si mes retours sont trop faibles, c’est que je ne relance pas assez, ou bien mon message est mauvais,
  • Si les retours sont trop négatifs, c’est que mes messages ne sont pas pertinents,
  • Si mes calls ne transforment pas en entretien, c’est que j’ai mal ciblé les profils contactés.

Un Excel basique, avec des codes couleur. Simple et efficace.

Quand on fait du sourcing, on pense parfois qu’il est nécessaire d’être le meilleur Sourceur de sa boite, le meilleur Sourceur de son secteur d’activité, le meilleur Sourceur de son pays… Alors que la communauté du sourcing est une communauté qui s’entraide, les autres Sourceurs ne sont pas des concurrents.

En tant que Sourceur, tu es seulement en concurrence avec toi-même.

Le but n’est jamais d’être meilleur Sourceur que ton voisin de bureau, mais de devenir meilleur Sourceur que tu ne l’étais le mois dernier, ou l’année dernière – à toi de réinventer ta pratique du sourcing pour être un Sourceur plus efficace ! 🚀

5/ Alimente un vivier de talents

La malédiction de la pochette en carton, est ce que tu la connais ?

Quand j’ai commencé à recruter des Devs, j’ai rapidement compris que les bons profils étaient rares. Quand je voyais un bon CV, mais que le Dev n’était pas disponible pour prendre un poste, je mettais son profil dans mon vivier. Ce vivier en question, c’était une pochette en carton remplie de CV et de profils LinkedIn imprimés, qui moisissait au fond d’un tiroir de mon bureau. Cette pochette en carton, je ne l’ouvrais jamais – ce n’était pas vraiment un vivier, c’était plutôt un cimetière : tous les meilleurs Devs de Paris venaient y mourir en paix, et ils y reposaient pour l’éternité.

Chez Ubisoft, on a mis en place un vivier de talents. A chaque fois qu’un Recruteur préqualifie un profil au téléphone, il place son profil dans le vivier. Pourquoi ? Parce que l’on est sur un tout petit marché, il y a 15 ou 20 boites qui font du gaming (mobile) à Paris, et mes Recruteurs et moi allons croiser tout le temps les mêmes profils.

On recrute sur des familles de métier très pointues : Progs, Artistes 3D, Game Designers, Tech Art… Le genre de métier que l’on ne chasse que chez des concurrents directs ! Alimenter un vivier permet à l’équipe de conserver une trace des meilleurs profils, et de les recontacter quand on ouvre un poste qui pourrait leur plaire.

Aujourd’hui, notre vivier comporte plus de 1000 profils. Ils sont tous en poste chez des concurrents directs, et ils ont tous eu un premier contact avec un Recruteur d’Ubisoft – certains ont eu un Recruteur au téléphone, d’autres sont entrés en process de recrutement avec nos studios.

Sourcer sur le long terme, c’est sourcer en gardant à l’esprit qu’on ne fait pas une chasse « one shot ». Notre marché a une taille très limitée, et sur ce marché se trouve un nombre limité de profils.

Aujourd’hui, le vivier c’est un Excel. Ce n’est pas terrible, mais c’est mieux qu’une pochette en carton 😄

D’ici quelques semaines, notre vivier sera hébergé dans SmartRecruiters, notre ATS (Applicant Tracking System). Notre outil de recrutement sera ainsi requêtable et nous pourrons retrouver l’historique de toutes nos conversations avec les profils de notre vivier.

Pourquoi est-on un Sourceur plus efficace quand on remplit un vivier ? 🤨

La raison est simple : les taux de retours sont plus élevés quand on entre une nouvelle fois en contact avec un profil qui a déjà été en process de recrutement avec nous – à condition que l’expérience candidat ait été positive, bien-sûr.

Le Recruteur qui commence son sourcing sur LinkedIn va sourcer de la manière la plus difficile qui soit : il va contacter des profils en poste, qui n’ont jamais entendu parler de son entreprise, et qui n’ont jamais été en contact avec les Recruteurs ni avec les équipes opérationnelles. Sourcer dans le dur, c’est comme vouloir essayer la randonnée, et commencer par la face nord de l’Everest.

Le Recruteur qui commence son sourcing en explorant le vivier prend une longueur d’avance sur tous les autres Recruteurs. En effet, il aura accès à des candidats déjà qualifiés, déjà sensibilisés à la marque employeur de son entreprise, et peut-être prêts à retenter d’entrer dans l’entreprise sur un poste différent.

En d’autres mots, le Recruteur qui source dans son vivier va sourcer « dans le mou », alors que le Recruteur qui commence sa chasse en contactant des profils passifs, en poste, sur LinkedIn, va sourcer « dans le dur ».

6/ Rend le sourcing plus fun

Oui le sourcing est répétitif. Quoi qu’on en dise, il s’agira toujours de trouver des profils, contacter des profils, pitcher un job, et c’est un cycle qui se répète sans cesse. Néanmoins, on peut casser cette répétition en rendant le sourcing plus drôle, en le rendant collectif, ou bien en surprenant un Sourceur avec un brief exotique 🌴

Dans plusieurs équipes, j’ai mis en place des « Sourcing Jams » : une fois par mois, l’équipe se réunit pour des sessions de soucing collectives.

Chaque Recruteur met le titre d’un poste difficile sur un post-it, chacun met son post-it dans le chapeau, on tire un post-it au hasard, et pendant une heure, tous les Recruteurs chassent des profils qui correspondent au poste qui a été tiré au hasard.

Les Sourcing Jams ont deux vertus :

  • Chaque Recruteur essaye de nouvelles techniques de sourcing, c’est un moment de R&D, on peut tester de nouveaux canaux, on peut tester de nouvelles méthodes, des X-rays, des CVthèques, de nouveaux opérateurs, des Google CSE…  
  • Le Recruteur dont le post-it a été tiré au hasard repart avec une longlist (l’inverse d’une shortlist), une liste de 50-100 profils sourcés par toute l’équipe, des profils qui correspondent à son poste difficile. Il gagne 10 heures de sourcing !

C’est une petite activité qui permet à chaque Recruteur de travailler sur des besoins différents de ceux de son portefeuille de postes : studios différents, marchés différents, pays différents, etc.

Ces sessions deviennent un moment de découverte et d’exploration.

👉 LA SYNTHÈSE 👈

En conclusion, il n’y a pas de bon ou de mauvais chasseur. Il n’y a que des chasseurs efficaces, et des chasseurs inefficaces. Alors, comment devenir plus efficace dans son sourcing ? Voici quelques astuces, synthétisées :

  • D’abord, les Sourceurs efficaces s’organisent pour sourcer : ils bloquent du temps dédié au sourcing, ils créent des bibliothèques de templates scalables et réutilisables, avec des champs de personnalisation industrialisables, ils font de l’A/B Testing et ils suivent les résultats de leurs approches directes,
  • Ensuite, plutôt que de sourcer des profils qui n’ont jamais échangé avec l’entreprise, ils contactent des profils qui ont déjà fait un pas vers leur boite – ces profils là sont dans leur ATS, dans leur vivier, dans leur réseau professionnel,
  • De plus, les Sourceurs efficaces rendent le sourcing simple et plus efficace, en envoyant des relances pour maximiser leurs taux de retours,
  • Enfin, les Sourceurs efficaces rendent le sourcing plus « fun », en pratiquant le sourcing en groupe, en aidant les autres Sourceurs et en faisant évoluer leurs pratiques collectivement.

Toi aussi, tu as développé des techniques de sioux pour être plus efficace quand tu chasses ? Partage tes techniques avec les autres Sourceurs en commentant ci-dessous 👇💙

Pour aller plus loin :